[Hướng dẫn] soạn hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2023

Ngày nay, việc thuê văn phòng kinh doanh dần trở nên thịnh hành. Bên cạnh việc quan tâm đến các yếu tố liên quan đến quyết định chọn lựa địa điểm phù hợp, doanh nghiệp cũng cần nên chú ý đến một loại giấy tờ không kém phần quan trọng đó là hợp đồng thuê văn phòng. Đây là một loại giấy tờ dựa trên sự thống nhất giữa bên thuê và bên cho thuê trao đổi trong quá trình thuê mướn.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng mới nhất năm 2023 một cách chuẩn chỉnh. Hãy cùng tham khảo nhé!

Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

hợp đồng thuê văn phòng là gì
Bạn đã hiểu đúng về hợp đồng thuê văn phòng chưa?

Hợp đồng cho thuê văn phòng là mẫu biên bản bao gồm các thông tin cơ bản như tên và địa chỉ của cả hai bên, thời hạn thuê, giá thuê và các điều khoản khác có liên quan đến giá trị pháp lý quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên thuê và cho thuê như cách thức thanh toán trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Đây là loại văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê trước khi đi đến quyết định thuê văn phòng làm việc.

Theo như quy định hợp đồng, bên cho thuê sẽ bàn giao nhà cho bên thuê theo như những thỏa thuận của cả hai bên. Đồng thời bên thuê cũng phải cam kết trả đủ tiền thuê theo quy định đã ghi trong hợp đồng. Các điều khoản trong hợp đồng thuê cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ và có độ chính xác cao để tránh những tranh chấp và rủi ro trong quá trình thuê văn phòng. Với một bản hợp đồng quan trọng, việc tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý cũng là một điều cần thiết để đảm bảo an toàn và tính hợp pháp cho cả hai bên.

Nội dung cần có trong mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng

các nội dụng cần có trong hợp đồng
Các nội dung bạn cần phải chú ý khi đọc hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Nhằm đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, đem lại sự an tâm cho cả bên thuê và bên cho thuê, mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng tốt nhất nên có một luật sư kiểm tra lại toàn bộ nội dung. Một mẫu công văn thuê văn phòng công ty có hiệu lực cần bao gồm các nội dung như:

  • Thời gian xác nhận hợp đồng: Cần ghi rõ thời gian, địa chỉ vào thời điểm mà cả hai xác nhận sẽ thống nhất quá trình cho thuê.
  • Thông tin cá nhân bên A (đại diện cho bên thuê văn phòng): Cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến họ và tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân,…và các giấy tờ khác.
  • Thông tin cá nhân bên B (đại diện cho bên thuê văn phòng): Các thông tin cần thiết như tên công ty, mã số thuế, tên người đại diện công ty,…

Ngoài ra, còn có thêm các điều khoản quan trọng về địa điểm, mục đích cho thuê, khoảng thời gian thuê, giá thuê, hình thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của đôi bên khi tham gia kí kết hợp đồng.

Một số lưu ý khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng làm việc

Chú ý kỹ các điều khoản về giá thuê và chi phí phát sinh khi thuê

chú ý về giá thuê và các chi phi phát sinh
Chú ý các khoản chi phí phát sinh để không lãng phí

Giá cả là điều khoản quan trọng mà bạn cần đặc biệt để ý nếu bạn bỏ sót bất kỳ chi phí nào trong bản hợp đồng sẽ dễ dẫn đến rủi ro, gây thiệt hại về cho chính doanh nghiệp của bạn. Vì thế trước khi đặt bút ký vào mẫu công văn thuê văn phòng hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc không sót một điều khoản nào ảnh hưởng đến quyền lợi của bản thân.

Mức giá thuê văn phòng ảo chi tiết 2023

Các điều kiện về phương thức thanh toán

Doanh nghiệp nên để ý kỹ trong hợp đồng thuê văn phòng làm việc bao gồm các điều kiện thanh toán nào từ phương thức thanh toán, thời gian thanh toán đến các khoản phí thanh toán khác để đảm bảo quá trình thanh toán được thực hiện đúng quy định như đã cam kết trong hợp đồng.

Đọc kỹ các điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

đọc kỹ các điều khoản chấm dứt hợp đồng
Các điều khoản chấm dứt hợp đồng sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của bạn

Đây cũng là một trong những điều khoản quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình ký hợp đồng thuê văn phòng công ty. Bạn nên quan tâm đến các trường hợp nào sẽ xảy ra khi hai bên chấm dứt hợp đồng thuê và nếu một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thì có những quyền lợi nào sẽ bị mất để tránh trường hợp xảy ra bất kỳ khoản chi phí phát sinh không mong muốn.

Xem xét kỹ về điều khoản gia hạn hợp đồng

Trước khi ký mẫu công văn thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xem kỹ các điều khoản về mốc thời gian thuê để xem khi nào hợp đồng hết hạn và các điều khoản về gia hạn thời gian thuê. Mục đích của việc này là giúp doanh nghiệp nắm được chính xác thời gian hợp đồng hết hạn để có kế hoạch và quyết định cho dự định thuê tiếp tục hoặc chấm dứt việc thuê trong một khoảng thời gian nhất định.

Quy định về việc sử dụng các tiện ích văn phòng

Trong hợp đồng cần nêu rõ các quy định về việc sử dụng các tiện ích văn phòng bao gồm việc sử dụng trang thiết bị trong văn phòng như máy lạnh, bàn, ghế, máy photo,…, ngoài ra doanh nghiệp cũng phải đảm bảo việc giữ gìn vệ sinh, an ninh và các quy định khác trong hợp đồng.

Xem bài viết về dịch vụ văn phòng trọn gói tạ Replus để hiểu hết các tiện ích cần phải có của một văn phòng chất lượng nhé!

Điều kiện thi công và sửa chữa

Nếu sự lựa chọn của bạn là thuê các văn phòng truyền thống, việc tu sửa là điều thiết yếu. Để việc sửa chữa được diễn ra một cách thuận lợi cách tốt nhất bạn nên đọc kỹ các quy định về vấn đề này xem những hạng mục nào được phép hoặc không được phép thi công trong hợp đồng thuê văn phòng công ty nhằm tránh điều bất cập không đáng có giữa đôi bên.

Điều khoản bảo mật thông tin khách hàng

Thông tin cá nhân là khoản thông tin quan trọng cần yếu tố bảo mật cao, nếu bị lộ ra ngoài rất có thể sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần đọc kỹ và đảm bảo có các điều khoản chặt chẽ về việc bảo mật thông tin khách hàng, đảm bảo an toàn cá nhân trong khoảng thời gian sử dụng văn phòng.

Trên đây là tất cả những thông tin bổ ích liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng và mẫu hợp đồng cho thuê, hy vọng qua bài viết này Replus đã giúp bạn nắm chắc nội dung cần thiết và cách thức soạn thảo một mẫu hợp đồng thuê văn phòng nhằm đảm bảo quyền lợi đôi bên, tránh những phát sinh ngoài ý muốn và giúp quá trình thực hiện thủ tục thuê diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng phổ biến hiện nay 2023

Nếu bạn đang băn khoăn về việc soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng làm việc sao cho hợp lý. Vậy để thuận tiện cho việc thực hiện quy trình làm hợp đồng, Replus sẽ giới thiệu cho bạn mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc sau đây:

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

(Số: ……………./HĐTVP)

Ngày ……. tháng ……. năm …….

Tại ………………………………………

BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG (BÊN A):

Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………………….………….

Điện thoại: ……………………………… Fax: ………………………………………………………………

E-mail: …………………………………………………………………………………………………………….

Giấy phép số: ………………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………….…………….

Tài khoản số: …………………………………………………………………………………………………..

Ông (Bà): ……………………………………………………………, sinh ngày …………………………

Chức vụ: ………………………………………………………………………………………….., đại diện.

Là chủ sở hữu của văn phòng cho thuê: …………………………………………………………..

BÊN THUÊ VĂN PHÒNG (BÊN B)

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….…….

Điện thoại: ……………………………………… Fax: …………………………………………….…..….

E-mail: ………………………………………………………………………………………………..……………….…….

Giấy phép số: …………………………………………………………………………………………..…….

Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………….

Tài khoản số: …………………………………………………………………………………………………..

Ông (Bà): ……………………………………………………………, sinh ngày …………………………

Chức vụ:………………………………………………………………………………………….., đại diện.

Hai bên cùng thỏa thuận ký hợp đồng với những nội dung sau:

ĐIỀU 1 : ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH CHO THUÊ

Bên A đồng ý cho Bên B thuê diện tích như sau:

1.1. Địa điểm và diện tích: ……………………………………………………………………………….

1.2 Mục đích sử dụng: ……………………………………………………………………………………..

1.3. Văn phòng, hệ thống cung cấp điện và nước được bàn giao cho Bên B phải trong tình trạng sử dụng tốt mà Bên B đã khảo sát và chấp nhận.

ĐIỀU 2 : THỜI GIAN THUÊ

2.1. Thời hạn thuê văn phòng: …………………………………………………………………………

2.2. Điều kiện gia hạn : Sau khi hết hợp đồng, bên B được quyền ưu tiên gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới, nhưng phải báo trước vấn đề cho bên A bằng văn bản ít nhất ….. tháng.

ĐIỀU 3 : GIÁ THUÊ & CÁC CHI PHÍ KHÁC

3.1. Giá thuê: …………………………………………………………………………………………………..

Giá thuê bao gồm thuế VAT 10% và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này; và không bao gồm tiền điện, điện thoại, fax, chi phí dịch vụ vệ sinh trong văn phòng và các chi phí khác do Bên B sử dụng.

Giá thuê/cho thuê nói trên sẽ ổn định trong suốt thời gian thuê theo điều 2.1.

3.2. Các chi phí khác:

Tiền điện sinh hoạt: Do Bên B chịu theo giá điện kinh doanh do ngành điện lực địa phương quy định và theo thực tế sử dụng hằng tháng (có đồng hồ đo đếm điện riêng).

Trong trường hợp cúp điện Bên B mua dầu để chạy máy phát điện, Bên B phải thanh toán tiền dầu chạy máy phát điện cùng tháng của tòa nhà …………………………………………………………….

ĐIỀU 4 : THANH TOÁN

4.1. Đồng tiền tính toán : ………………………………………..………………………………………

4.2. Đồng tiền thanh toán : Bằng VND (Đồng Việt Nam) quy đổi theo tỷ giá bán ra USD/VND của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại ……………………………………….………. tại thời điểm thanh toán.

4.3. Thời hạn thanh toán tiền đặt cọc : Trong vòng …… (……..) ngày làm việc sau khi ký hợp đồng này, Bên B chuyển trước cho Bên A tiền đặt cọc tương đương với ….. (……….) tháng tiền thuê/cho thuê văn phòng là ………………………………………..………………………………………………………………

Khoản tiền đặt cọc này sau khi đã trừ đi các khoản chi phí điện thoại, điện, v.v… sẽ được hoàn lại cho Bên B trong vòng …… ngày làm việc sau khi kết thúc hợp đồng cùng với điều kiện Bên B phải hoàn tất mọi trách nhiệm nêu trong hợp đồng này.

4.4. Tiền thuê văn phòng: Bên B thanh toán cho Bên A tiền thuê văn phòng của mỗi kỳ ….. tháng, tương đương ……………………………………………………………………….

Kỳ đầu: Trong vòng ….. (……….) ngày làm việc sau khi ký hợp đồng này, Bên B thanh toán cho Bên A

Các kỳ tiếp theo: Trong vòng ….. (……….) ngày làm việc đầu tiên của mỗi kỳ ….. (……….) tháng, Bên B thanh toán cho Bên A số tiền …………………………………………

4.5. Trong trường hợp thanh toán chậm so với thời gian quy định nói trên, Bên B phải thanh toán cho Bên A chi phí phụ trội bằng …… % ( …………………………….) cho mỗi ngày chậm thanh toán trên tổng số tiền chậm thanh toán. Nếu chậm thanh toán vượt quá …… (……………..) ngày, Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng này.

4.6. Tiền sử dụng điện sinh hoạt : Bên B thanh toán cho Bên A tiền sử dụng điện sinh hoạt hằng tháng trong vòng ….. (……….) ngày đầu tiên của tháng tiếp theo.

4.7. Phương thức thanh toán : ………………………………………..……………………………….

Đơn vị thụ hưởng: ………………………………………..………………………………………………….

Tài khoản VNĐ chi phí chuyển tiền qua ngân hàng : Do Bên ….. chịu.

ĐIỀU 5: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A

5.1. Nghĩa vụ của bên A:

a) Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho Bên B theo đúng hợp đồng;

b) Phổ biến cho Bên B quy định về quản lý sử dụng văn phòng;

c) Bảo đảm cho Bên B sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;

d) Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên A không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho Bên B, thì phải bồi thường;

e) Tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận tiện diện tích thuê;

f) Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có).

5.2. Quyền của bên A:

a) Yêu cầu Bên B trả đủ tiền thuê văn phòng đúng kỳ hạn như đã thỏa thuận;

b) Trường hợp chưa hết hạn hợp đồng mà bên A cải tạo văn phòng và được Bên B đồng ý thì bên A được quyền điều chỉnh giá cho thuê văn phòng. Giá cho thuê nhà ở mới do các bên thỏa thuận; trong trường hợp không thoả thuận được thì bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và phải bồi thường cho Bên B theo quy định của pháp luật;

c) Yêu cầu Bên B có trách nhiệm trong việc sửa chữa phần hư hỏng, bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên B gây ra;

d) Cải tạo, nâng cấp văn phòng cho thuê khi được Bên B đồng ý, nhưng không được gây phiền hà cho Bên B sử dụng văn phòng;

e) Được lấy lại văn phòng cho thuê khi hết hạn hợp đồng thuê, nếu hợp đồng không quy định thời hạn thuê thì bên cho thuê muốn lấy lại văn phòng phải báo cho bên thuê biết trước sáu tháng.

f) Đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng nhưng phải báo cho Bên B biết trước một tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu Bên B có một trong các hành vi sau đây:

Không trả tiền thuê văn phòng liên tiếp trong ……………. trở lên mà không có lý do chính đáng;

Sử dụng văn phòng không đúng mục đích thuê;

Cố ý làm văn phòng hư hỏng nghiêm trọng;

Sửa chữa, đổi hoặc cho người khác thuê lại toàn bộ hoặc một phần văn phòng đang thuê mà không có sự đồng ý của bên A;

Làm mất trật tự công cộng nhiều lần và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sinh hoạt bình thường của những người xung quanh;

Làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến vệ sinh môi trường;

ĐIỀU 6: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

6.1. Hợp đồng này sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

a) Vào ngày hết hạn hợp đồng;

b) Trong trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, và các tình huống tương tự;

c) Bên B không thể tiếp tục thực hiện theo quy định của cấp thẩm quyền;

d) Theo các quy định khác của pháp luật.

e) Trong các trường hợp trên, Bên A sẽ hoàn trả lại tiền đặt cọc cho Bên B.

f) Trong trường hợp chậm thanh toán theo quy định của Điều 4.

g) Nếu Bên A chấm dứt hợp đồng này, Bên B sẽ không được hoàn lại tiền đặt cọc.

6.2. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận của các Bên:

a) Hợp đồng này không thể chấm dứt trước thời hạn bởi bên nào một cách đơn phương. Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, họ phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là ….. (……….) tháng và thời hạn thuê phải kéo dài ít nhất là …… tháng. Trong trường hợp này, Bên A sẽ hoàn trả lại tiền đặt cọc và tiền thuê văn phòng còn thừa của Bên B (nếu có).

b) Nếu Bên B chấm dứt hợp đồng này trước thời hạn mà không tuân thủ quy định nói trên, Bên B sẽ mất tiền đặt cọc.

c) Nếu Bên A chấm dứt hợp đồng này trước thời hạn mà không tuân thủ quy định nói trên, Bên A phải hoàn trả tiền đặt cọc, tiền thuê còn thừa của Bên B (nếu có), và phải bồi thường số tiền tương đương với tiền đặt cọc cho Bên B.

ĐIỀU 7: CAM KẾT CHUNG

7.1. Cả hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng này. Mọi thay đổi, hủy bỏ hoặc bổ sung một hay nhiều điều khoản, điều kiện của hợp đồng này phải được cả hai bên thỏa thuận bằng văn bản và lập thành phụ lục hợp đồng.

7.2. Trong trường hợp các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến việc cho thuê văn phòng, hợp đồng này sẽ được điều chỉnh để phù hợp với những quy định của pháp luật Việt Nam.

ĐIỀU 8: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng này hoặc việc vi phạm hợp đồng sẽ được giải quyết trước hết bằng thương lượng trên tinh thần thiện chí và hợp tác. Nếu thương lượng không thành, vụ việc sẽ được đưa ra tòa án có thẩm quyền xét xử.

ĐIỀU 9: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG

Hợp đồng này có hiệu lực pháp lý từ ngày …… tháng …. năm ……. và kéo dài đến ngày …… tháng ….. năm ……

Hợp đồng này được lập thành ………. (………..) bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A                                               ĐẠI DIỆN BÊN B
Chức vụ                                                              Chức vụ

(Ký tên đóng dấu)                                            (Ký tên đóng dấu)

Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng và cần thiết về một bản hợp đồng thuê văn phòng hoàn chỉnh nhất, hy vọng bài viết này sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các điều khoản và điều kiện hợp đồng, giupps cho quá trình thuê văn phòng thuận lợi và không xảy ra các tranh chấp không đáng có sau này.

CÔNG TY CỔ PHẦN REPLUS

? Website: replus.vn replus.com.vn

☎  Hotline: 0932 789 6560932 678 626

? Email: [email protected]

Bài viết cùng chủ đề

TOP 6+ văn phòng công chứng Bình Tân uy tín, nhanh chóng

Quận Bình Tân là nơi có nhiều khu dân cư phát triển và là một trong những khu vực có tốc độ đô thị hóa nhanh nhất tại TP.HCM. Ngoài ra, với sự xuất hiện của các khu công nghiệp, doanh nghiệp lớn làm cho nhu cầu về các xác...

TOP 15+ Văn phòng thám tử Hà Nội uy tín, bảo mật tuyệt đối

Ngày nay, dịch vụ thám tử tư ngày càng được nhiều người biết đến và sử dụng. Tại địa bàn Thủ đô Hà Nội, mọc lên ngày càng nhiều các công ty, văn phòng dịch vụ thám tử. Vậy khi có nhu cầu, chúng ta nên sử dụng dịch vụ...

Top 10+ văn phòng dịch thuật đa ngôn ngữ tại TP. Hồ Chí Minh

Trong môi trường kinh doanh đa văn hóa, việc kết nối qua ngôn ngữ trở thành không thể thiếu. Sự phát triển toàn cầu tạo áp lực và văn phòng dịch thuật giờ đây không chỉ quan trọng mà còn là trụ cột, đảm bảo sự chính xác và hiệu...

5+ văn phòng công chứng Phú Nhuận uy tín – chuyên nghiệp

Bạn đang có nhu cầu công chứng giấy tờ, văn bản nhưng lại sợ không đảm bảo tính pháp lý, lo ngại về việc chờ đợi lâu và không biết thủ tục như thế nào? Dưới đây sẽ là những thông tin vô cùng bổ ích cho bạn và danh...

TOP 5+ điểm đến văn phòng công chứng Mỹ Đình đáng tin cậy

Tìm kiếm địa chỉ văn phòng công chứng đáng tin cậy tại Quận Mỹ Đình là bước quan trọng để giải quyết mọi vấn đề pháp lý. Đây không chỉ là nơi cung cấp dịch vụ xác thực và công chứng văn bản pháp lý mà còn là điểm đến...

12+ Văn phòng công chứng Nha Trang chuyên nghiệp nhất

Văn phòng công chứng Nha Trang là một cơ sở chuyên cung cấp dịch vụ công chứng uy tín và chất lượng tại thành phố du lịch Nha Trang. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và am hiểu về pháp luật, văn phòng công chứng cam kết mang...