Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty (trụ sở chính) 2026: hồ sơ, thuế, lệ phí

Thay đổi địa chỉ công ty (trụ sở chính) là thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải nộp trong 10 ngày kể từ khi chuyển trụ sở. Hồ sơ gồm Giấy đề nghị Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông. Nộp online được miễn lệ phí, chỉ trả 100.000 đồng phí công bố; kết quả có sau 03 ngày làm việc. Nếu trụ sở mới làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế trước.

Thay đổi địa chỉ công ty là gì, khi nào phải làm thủ tục?

Địa chỉ trụ sở chính là một nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi công ty dời văn phòng sang số nhà, tòa nhà hoặc tỉnh, thành phố khác, khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh, và khoản 2 cùng điều đặt thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty là cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở mới (Điều 20 và khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP); doanh nghiệp trong khu công nghệ cao nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao.

Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi. Mã số doanh nghiệp, mã số thuế, hợp đồng đang thực hiện và tài khoản ngân hàng vẫn giữ nguyên; doanh nghiệp chỉ phải đồng bộ lại thông tin địa chỉ ở các nơi liên quan sau khi có giấy chứng nhận mới.

Địa chỉ trụ sở mới cần đáp ứng gì?

Giấy đề nghị Mẫu số 12 hiện hành yêu cầu ghi địa chỉ trụ sở theo 3 cấp: số nhà hoặc phòng, ngõ, hẻm, đường, tổ, thôn; xã, phường hoặc đặc khu; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Từ ngày 01/7/2025, cấp quận, huyện không còn, nên địa chỉ trên hồ sơ không ghi quận, huyện. Trong mẫu, doanh nghiệp cam kết trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của mình và được sử dụng đúng mục đích.

Căn hộ chung cư không phù hợp làm trụ sở: khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.

Khoản 3 Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC còn xếp doanh nghiệp đặt trụ sở tại căn hộ chung cư (trừ phần diện tích được phép kinh doanh) hoặc tại địa chỉ không cụ thể vào nhóm rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, trước khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp đang dùng nhà ở hoặc căn hộ làm trụ sở nên chọn địa chỉ thương mại, chẳng hạn văn phòng ảo có địa chỉ đăng ký kinh doanh tại tòa nhà văn phòng.

Trường hợp không phải làm thủ tục: địa chỉ đổi tên do sáp nhập đơn vị hành chính

Nếu trụ sở vẫn ở chỗ cũ và địa chỉ chỉ đổi tên phường, xã, tỉnh do sắp xếp đơn vị hành chính, doanh nghiệp không bắt buộc làm thủ tục thay đổi địa chỉ (khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính cũng hướng dẫn doanh nghiệp tiếp tục dùng giấy chứng nhận đã cấp và cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp làm thủ tục chỉ vì lý do này.

Khi muốn cập nhật, doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin (Mẫu số 12, trên Cổng chọn “Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính”). Việc cập nhật được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố (điểm b khoản 3 Điều 57), được xử lý trong 01 ngày làm việc (khoản 1 Điều 57).

Mã số thuế giữ nguyên và doanh nghiệp không phải làm thủ tục chuyển cơ quan thuế (khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC loại trừ trường hợp này). Toàn bộ phần còn lại của bài áp dụng cho trường hợp công ty thực sự chuyển trụ sở.

2 trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính: có hay không đổi cơ quan thuế quản lý

Yếu tố quyết định quy trình là trụ sở mới có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hay không (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Sau khi ngành thuế sắp xếp lại năm 2025, cơ quan thuế ở địa phương gồm Thuế tỉnh, thành phố và các Thuế cơ sở trực thuộc; cách chia “cùng quận, khác quận” trong các bài cũ không còn dùng được.

• Chuyển sang tỉnh, thành phố khác: chắc chắn đổi cơ quan thuế quản lý, phải làm thủ tục với cơ quan thuế nơi đi trước.
• Chuyển trong cùng tỉnh, thành phố: có thể đổi hoặc không, tùy cơ quan thuế được phân công quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp xem tên cơ quan thuế đang quản lý mình (ví dụ “Thuế cơ sở…”) trên trang tra cứu của Cục Thuế, theo hướng dẫn trong bài tra cứu mã số thuế doanh nghiệp, rồi hỏi cơ quan thuế đó trụ sở mới có thuộc địa bàn của họ không trước khi nộp hồ sơ.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty (trụ sở chính) cần những gì?

Khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chỉ gồm 2 giấy tờ. Biểu mẫu áp dụng hiện nay là Mẫu số 12 ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC, văn bản sửa đổi Thông tư 68/2025/TT-BTC; bản Word tải được trên trang hướng dẫn của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12, kê khai phần “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính”.
2. Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính, tùy loại hình như bảng dưới.

Khi ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ

Nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật, Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu bổ sung giấy tờ ủy quyền:

• Ủy quyền cho cá nhân: văn bản ủy quyền, không bắt buộc công chứng, chứng thực.
• Ủy quyền cho tổ chức (công ty luật, đơn vị dịch vụ): bản sao hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công cá nhân trực tiếp làm thủ tục.
• Ủy quyền cho bưu chính công ích: bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký.

Trường hợp người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ kèm bản sao thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đó. Từ ngày 23/7/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP thu hẹp yêu cầu xác thực điện tử của người ủy quyền và người được ủy quyền vào một số thủ tục như thành lập, đổi người đại diện theo pháp luật, đổi chủ sở hữu, thành viên; thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở không nằm trong danh sách này.

Những điểm hay bị hỏi về hồ sơ

• Hợp đồng thuê văn phòng: không nằm trong thành phần hồ sơ theo Điều 40. Mẫu số 12 đã có phần cam kết quyền sử dụng hợp pháp trụ sở, nhưng doanh nghiệp nên giữ sẵn hợp đồng thuê hoặc giấy tờ nhà để xuất trình khi cơ quan thuế hay cơ quan đăng ký kinh doanh xác minh.
• Biên bản họp: Điều 40 chỉ yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định. Doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản họp hoặc phiếu lấy ý kiến theo điều lệ để lưu hồ sơ nội bộ.
• Địa chỉ nhận thông báo thuế: Mẫu số 12 có ô “Đồng thời thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế”. Nên đánh dấu ô này nếu muốn thư của cơ quan thuế gửi về trụ sở mới.
• Bản giấy sau khi nộp online: hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy (khoản 1 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP); doanh nghiệp không phải mang bộ hồ sơ giấy đến đối chiếu như một số bài cũ hướng dẫn.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khi không đổi cơ quan thuế quản lý

Đây là trường hợp thay đổi địa chỉ công ty đơn giản nhất: doanh nghiệp chỉ làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, còn thông tin thuế được cập nhật theo cơ chế một cửa liên thông (điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

1. Thông qua quyết định: chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ra nghị quyết, quyết định về địa chỉ mới. Thời hạn 10 ngày để đăng ký tính từ ngày có thay đổi.
2. Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (khuyến nghị) hoặc nộp trực tiếp, qua bưu chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
3. Nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang cơ quan thuế; cơ quan thuế phản hồi trong 01 ngày làm việc.
4. Nhận kết quả trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi địa chỉ mới, hoặc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ (khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính khi đổi cơ quan thuế quản lý

Khi thay đổi địa chỉ công ty sang nơi thuộc cơ quan thuế khác, thứ tự bắt buộc là cơ quan thuế nơi đi trước, cơ quan đăng ký kinh doanh sau. Quy trình dưới đây áp dụng cho doanh nghiệp đăng ký thuế cùng đăng ký kinh doanh, theo điểm a khoản 2 Điều 9 và khoản 2, khoản 3 Điều 10 Thông tư 90/2026/TT-BTC (thay Thông tư 86/2024/TT-BTC từ 01/7/2026).

Bước 1: Nộp Mẫu 08-MST tại cơ quan thuế nơi đi

Doanh nghiệp nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế Mẫu số 08-MST cho cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp. Khoản 4 Điều 17 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 yêu cầu người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế khi thay đổi trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, nên doanh nghiệp cần rà tờ khai, tiền thuế, tiền chậm nộp còn tồn trước khi nộp.

Bước 2: Chờ Thông báo chuyển địa điểm Mẫu 09-MST

• Không thuộc diện kiểm tra tại trụ sở: cơ quan thuế ban hành Mẫu 09-MST trong 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
• Thuộc diện kiểm tra tại trụ sở: trong 02 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo bằng Mẫu 42/TB-ĐKT kèm thời gian dự kiến kiểm tra; Mẫu 09-MST được ban hành trong 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết luận kiểm tra hoặc quyết định xử phạt (nếu có).

Điểm a khoản 3 Điều 22 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 xếp người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh vào nhóm rủi ro cao có thể bị kiểm tra tại trụ sở; điểm c cùng khoản giới hạn loại kiểm tra này không quá 01 lần trong 01 năm. Doanh nghiệp có số liệu kê khai bất thường nên chuẩn bị sẵn sổ sách, chứng từ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới

Sau khi có Mẫu 09-MST, doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ (Mẫu số 12 và nghị quyết, quyết định) tại cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở mới. Nên nộp ngay, vì thời hạn là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi đi ban hành Mẫu 09-MST. Kết quả trả trong 03 ngày làm việc như trường hợp thông thường.

Bước 4: Hoàn tất nghĩa vụ còn lại với cơ quan thuế nơi đi

Với trường hợp chuyển sang tỉnh, thành phố khác, điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp, sau khi đổi trụ sở, tiếp tục với cơ quan thuế nơi đi: nộp đủ hồ sơ khai thuế đã đến hạn tính đến thời điểm đổi trụ sở; nộp đủ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt. Doanh nghiệp được đề nghị bù trừ hoặc hoàn số nộp thừa, được chuyển số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa khấu trừ hết sang kỳ sau tại nơi mới; thuế thu nhập doanh nghiệp đã tạm nộp được bù trừ khi quyết toán ở nơi chuyển đến.

Nếu đổi ý, không chuyển trụ sở nữa

Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày có Mẫu 09-MST, doanh nghiệp không chuyển thì phải gửi văn bản đăng ký hủy chuyển địa điểm Mẫu 31/ĐKT cho cơ quan thuế nơi đi.

Nếu không hủy và cũng không nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ, cơ quan thuế nơi đến gửi thông báo yêu cầu giải trình, sau đó xác minh tại địa chỉ đăng ký chuyển đến. Khi xác minh doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đó, cơ quan thuế nơi đi ban hành thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký và cập nhật trạng thái mã số thuế (khoản 3 Điều 10 Thông tư 90/2026/TT-BTC).

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty online trên dangkykinhdoanh.gov.vn

Từ ngày 23/7/2026, Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đã sửa bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP) quy định người nộp đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID để vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cách đăng nhập bằng “chữ ký số công cộng” hoặc “tài khoản đăng ký kinh doanh” trong các bài cũ không còn là quy trình hiện hành.

1. Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
2. Chọn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nhập mã số doanh nghiệp, chọn nội dung “thay đổi địa chỉ trụ sở chính”.
3. Kê khai địa chỉ mới theo 3 cấp (số nhà, đường; xã, phường; tỉnh, thành phố) và các thông tin liên quan trên hệ thống.
4. Tải lên nghị quyết hoặc quyết định đã ký số hoặc ký tay rồi scan, cùng giấy tờ ủy quyền nếu có. Nội dung giấy đề nghị được kê khai ngay trên hệ thống.
5. Thanh toán phí, lệ phí (nếu có), thực hiện xác thực điện tử theo yêu cầu và nộp hồ sơ. Người nộp nhận giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.
6. Theo dõi kết quả trên tài khoản: nếu hồ sơ cần sửa, thông báo được gửi qua hệ thống; nếu hợp lệ, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Hồ sơ gửi sau giờ hành chính, ngày nghỉ hoặc ngày lễ được tính thời hạn từ ngày làm việc kế tiếp (khoản 3 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp vẫn có thể nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng phải nộp lệ phí đăng ký và tốn thời gian đi lại.

Thời hạn, thời gian xử lý và mức phạt khi nộp chậm

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty chậm bị xử phạt theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, đã được thay thế toàn bộ bởi Điều 2 Nghị định 288/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 21/7/2026). Mức phạt dưới đây áp dụng cho tổ chức:

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp bị buộc đăng ký thay đổi theo đúng quy định. Với mức phạt từ 10 triệu đồng khi chậm từ ngày thứ 11, việc chuyển văn phòng rồi “để sau mới làm giấy tờ” là rủi ro không nhỏ.

Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty năm 2026

Căn cứ: Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định lệ phí đăng ký doanh nghiệp 50.000 đồng/lần, phí công bố 100.000 đồng/lần và miễn lệ phí khi đăng ký qua mạng điện tử (khoản 3 Điều 5). Thông tư 64/2025/TT-BTC giảm lệ phí đăng ký doanh nghiệp xuống 50% từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026. Lệ phí nộp tại thời điểm nộp hồ sơ và không được hoàn trả nếu doanh nghiệp không được cấp đăng ký (Điều 34 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty không phát sinh lệ phí riêng. Các khoản còn lại là chi phí nội bộ, như làm lại biển hiệu, in lại hồ sơ công ty, khắc lại dấu nếu dấu có ghi địa chỉ, và phí dịch vụ nếu thuê đơn vị làm hồ sơ.

Thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Thay đổi địa chỉ công ty ở trụ sở chính không tự động đổi địa chỉ của đơn vị phụ thuộc, và ngược lại. Khi chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh chuyển chỗ, Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định thủ tục riêng:

• Nơi nộp: cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đơn vị phụ thuộc dự định chuyển đến; thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Hồ sơ: chỉ cần Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo Mẫu số 19 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Thuế: nếu chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển sang cơ quan thuế quản lý khác, doanh nghiệp làm thủ tục với cơ quan thuế trước, tương tự trụ sở chính.
• Thời gian xử lý: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (Nghị định 296/2026/NĐ-CP thay “03 ngày làm việc” thành “02 ngày làm việc” tại khoản 5 Điều 56).

Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể, khác với chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc có mã số riêng 13 số. Doanh nghiệp đang có nhiều đơn vị phụ thuộc nên lập danh sách địa chỉ của từng đơn vị khi chuyển trụ sở, để không sót đơn vị nào còn ghi địa chỉ cũ.

Công ty thay đổi địa chỉ cần làm gì sau khi có giấy chứng nhận mới?

Giấy chứng nhận mới chỉ là bước đầu. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp nên rà lần lượt các đầu mối dưới đây để địa chỉ thống nhất trên hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ giao dịch.

Hóa đơn điện tử

Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP từ 01/7/2026) yêu cầu hóa đơn thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế người bán. Sau khi có giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp đề nghị nhà cung cấp hóa đơn điện tử cập nhật địa chỉ người bán trên mẫu hóa đơn. Nếu thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thay đổi, doanh nghiệp gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn (khoản 4 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Nếu đã lỡ lập hóa đơn ghi sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn (điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Doanh nghiệp cũng nên báo khách hàng ghi địa chỉ mới khi xuất hóa đơn cho mình. Lời khuyên “đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn giấy, gửi công văn cho Chi cục Thuế” trong các bài cũ không còn phù hợp.

Con dấu

Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Dấu chỉ có tên và mã số doanh nghiệp thì không phải khắc lại khi đổi trụ sở. Nếu dấu có ghi tên quận, tỉnh cũ, khắc lại là quyết định nội bộ để tránh thắc mắc từ đối tác, không phải thủ tục với cơ quan nhà nước. Mẫu dấu hiện hành có thể đối chiếu theo bài tra cứu mẫu dấu công ty.

Ngân hàng, bảo hiểm xã hội, hợp đồng

• Ngân hàng: tài khoản không đổi; gửi bản sao giấy chứng nhận mới để ngân hàng cập nhật hồ sơ khách hàng, đặc biệt khi có khoản vay, bảo lãnh hoặc thanh toán quốc tế. Hỏi trước chi nhánh ngân hàng về giấy tờ cần mang.
• Bảo hiểm xã hội: cơ quan đăng ký kinh doanh chia sẻ thông tin giấy chứng nhận mới cho cơ quan bảo hiểm xã hội, và cơ quan này không được yêu cầu nộp lại bản sao giấy chứng nhận (khoản 2, khoản 4 Điều 81 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra địa chỉ trên phần mềm khai bảo hiểm.
• Hợp đồng: không phải ký lại vì quyền và nghĩa vụ không đổi. Gửi thông báo địa chỉ mới cho khách hàng, nhà cung cấp, bên cho thuê và ghi địa chỉ mới khi ký phụ lục, gia hạn.

Biển hiệu, nhận thư và kênh online

Cơ quan thuế có thể xác minh thực tế hoạt động tại địa chỉ đăng ký; thư của cơ quan thuế bị trả lại cũng là một dấu hiệu dẫn đến xác minh. Vì vậy, trụ sở mới nên có biển tên công ty và người nhận thư. Sau đó, doanh nghiệp cập nhật địa chỉ trên website, chữ ký email, hồ sơ năng lực, danh thiếp, Google Business Profile và các sàn thương mại điện tử, dùng cùng một cách ghi theo 3 cấp hành chính mới.

Những sai lầm thường gặp khi đổi địa chỉ công ty

• Chuyển văn phòng trước, làm giấy tờ sau vài tháng: quá 10 ngày đã bị cảnh cáo, từ ngày thứ 11 bị phạt từ 10 triệu đồng.
• Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh khi chưa có Mẫu 09-MST trong trường hợp đổi cơ quan thuế, khiến hồ sơ không được chấp thuận.
• Có Mẫu 09-MST nhưng để quá 10 ngày làm việc mà không nộp hồ sơ, cũng không gửi Mẫu 31/ĐKT hủy chuyển địa điểm.
• Ghi địa chỉ theo kiểu cũ có quận, huyện, hoặc chọn sai phường mới cho số nhà của mình.
• Đặt trụ sở ở căn hộ chung cư hoặc địa chỉ không cụ thể, dẫn đến rủi ro khi đăng ký hóa đơn điện tử.
• Quên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa chỉ trên phần mềm hóa đơn, khiến các nguồn thông tin không khớp nhau.
• Làm thủ tục chuyển trụ sở khi chỉ có tên phường đổi do sáp nhập, trong khi trường hợp này không bắt buộc và được miễn phí.

Replus hỗ trợ thủ tục và địa chỉ trụ sở mới

Replus nhận thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, gồm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty (trụ sở chính): rà soát trường hợp có đổi cơ quan thuế hay không, soạn nghị quyết, quyết định, kê khai Mẫu số 12 và theo dõi đến khi có giấy chứng nhận mới. Doanh nghiệp mới chưa thành lập có thể xem dịch vụ đăng ký thành lập công ty.

Nếu đang tìm trụ sở mới hợp lệ thay cho nhà riêng hoặc căn hộ, văn phòng ảo Replus cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và giao dịch tại tòa nhà văn phòng ở TP.HCM và Hà Nội, có lễ tân nhận thư từ.

Giá văn phòng ảo từ 595.000đ/tháng (chưa VAT; gói Save 295.000đ/tháng chỉ áp dụng tại chi nhánh Thủ Đức), hợp đồng tối thiểu 12 tháng, không đặt cọc; từ gói Ecom có tên công ty trên bảng điện tử tại tòa nhà.

Quy trình chuyển trụ sở sang địa chỉ văn phòng ảo có trong bài chuyển địa chỉ đăng ký kinh doanh sang văn phòng ảo; bảng giá đầy đủ xem tại bảng giá dịch vụ văn phòng ảo hoặc liên hệ hotline/Zalo 0932 678 626.