Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện khi chuyển trụ sở sang địa điểm mới. Việc này không chỉ giúp cập nhật thông tin chính xác trên giấy phép kinh doanh mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết hồ sơ, quy trình và những lưu ý cần thiết khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Hiểu như thế nào về thay đổi địa chỉ công ty?

Thay đổi địa chỉ công ty là quá trình doanh nghiệp chuyển trụ sở chính hoặc văn phòng làm việc từ địa điểm cũ sang một địa điểm mới và thực hiện thủ tục pháp lý để cập nhật thông tin này với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc thay đổi địa chỉ công ty có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:

Nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp phát triển và cần một không gian rộng rãi, hiện đại hơn để đáp ứng quy mô nhân sự và cơ sở vật chất.
Tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng và đối tác: Lựa chọn địa chỉ ở vị trí trung tâm, thuận tiện giao dịch, giúp nâng cao hình ảnh và uy tín thương hiệu.
Tối ưu chi phí vận hành: Di chuyển đến khu vực có chi phí thuê hợp lý hơn, nhằm tiết kiệm ngân sách và cân đối tài chính cho hoạt động kinh doanh lâu dài.
Do thay đổi địa giới hành chính: Trong trường hợp sáp nhập, chia tách hoặc điều chỉnh đơn vị hành chính (như xã, phường, quận), doanh nghiệp buộc phải cập nhật lại địa chỉ trụ sở để đảm bảo thông tin đăng ký kinh doanh khớp với địa chỉ thực tế và giấy tờ pháp lý.

Có thể thấy, việc thay đổi địa công ty không chỉ đơn thuần là sự dịch chuyển về vị trí địa lý, mà còn là một quyết định chiến lược gắn liền với định hướng phát triển và tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

Doanh nghiệp có phải làm thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty?

Theo quy định tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ công ty sẽ liên quan đến cơ quan thuế trong một số trường hợp. Nếu việc chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục chuyển địa điểm tại cơ quan thuế theo đúng quy định. Sau khi hoàn tất quá trình này, doanh nghiệp mới được phép nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở tại Cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh/thành phố nơi đặt địa chỉ mới.

Xem thêm: Giải pháp chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Danh mục giấy tờ khi thực hiện thay đổi địa chỉ công ty

Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ đăng ký điều chỉnh thông tin tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự định đặt trụ sở mới. Bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thường bao gồm những giấy tờ quan trọng sau:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp (theo mẫu thống nhất do cơ quan có thẩm quyền ban hành);
Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, cụ thể:

Đối với công ty TNHH một thành viên: Cần có quyết định của chủ sở hữu công ty;
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: Yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định được thông qua bởi Hội đồng thành viên;
Đối với công ty cổ phần: Cần có nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Các bước thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiếp nhận và xử lý theo một quy trình cụ thể. Các bước được thực hiện như sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy biên nhận

Doanh nghiệp sau khi nộp hồ thay đổi địa chỉ công ty sơ sẽ được cấp giấy biên nhận, trong đó ghi rõ ngày hẹn trả kết quả. Đồng thời, cơ quan đăng ký kinh doanh tiến hành kiểm tra sơ bộ để xác định hồ sơ có đầy đủ thành phần và hình thức hợp lệ theo quy định hay không.

Xem thêm: Hướng dẫn chuyển đổi loại hình doanh nghiệp chính xác nhất

Bước 2: Trao đổi thông tin với cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ của doanh nghiệp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi về tình trạng nghĩa vụ thuế, xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục liên quan trước khi chuyển sang địa chỉ mới. Đây là bước quan trọng để đảm bảo việc thay đổi địa chỉ công ty không ảnh hưởng đến việc kê khai và quản lý thuế của doanh nghiệp.

Bước 3: Xem xét và trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thẩm định:

Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định: Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin địa chỉ mới, đồng thời được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ban hành văn bản thông báo, nêu rõ nội dung cần bổ sung hoặc chỉnh sửa để doanh nghiệp kịp thời hoàn thiện và nộp lại.

Xem thêm: Cách đăng ký tên doanh nghiệp hợp lệ

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro không đáng có. Nếu bạn đang cần hỗ trợ về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Replus sẵn sàng đồng hành cùng bạn với giải pháp nhanh chóng, chuyên nghiệp và uy tín.