Phong trào khởi nghiệp ngày càng nở rộ và trở thành xu hướng được nhiều giới trẻ lựa chọn. Mô hình văn phòng Coworking Space trở thành “miếng bánh ngon” của không ít nhà đầu tư. Khi các startup và freelancer tìm kiếm một không gian làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo sự kết nối và năng suất, nhu cầu về loại hình văn phòng này đã bùng nổ. Sự phát triển mạnh mẽ và phổ biến của nó đã đặt ra câu hỏi: Vậy coworking space là gì?
Thiết kế website 3.499K
Tặng ngay gói THIẾT KẾ LOGO CÔNG TY chuyên nghiệp. Tặng ngay FANPAGE Doanh nghiệp + Bài giới thiệu công ty. Hiển thị logo trên Replus Business Center.
Coworking Space là gì?
Coworking Space (văn phòng chia sẻ) là mô hình dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung, nơi các cá nhân và doanh nghiệp khác nhau cùng chia sẻ một diện tích văn phòng và các tiện ích đi kèm. Thay vì thuê trọn gói một mặt bằng riêng biệt, người dùng có thể thuê theo vị trí ngồi hoặc phòng làm việc riêng với thời gian linh hoạt (theo giờ, ngày, tháng).
Một không gian Coworking Space tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần cốt lõi:
Khu vực làm việc chung (Hot Desk): Chỗ ngồi tự do cho các cá nhân.
Văn phòng riêng (Private Office): Không gian khép kín cho đội nhóm.
Tiện ích dùng chung: Phòng họp, Pantry (khu ăn uống), máy in, wifi và sảnh lễ tân.
Cộng đồng kết nối: Môi trường giao lưu giữa các chuyên gia và doanh nghiệp đa lĩnh vực.
Với nền kinh tế trẻ của Việt Nam, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh là cái nôi của những công ty startup. Chỉ trong vòng 5 năm xuất hiện và phát triển, mô hình văn phòng Coworking Space đã được truyền bá một cách tích cực, trở thành hướng đi mới cho những bạn trẻ chập chững khởi nghiệp.
Mô hình Coworking Space hoạt động như thế nào?
Để hiểu rõ mô hình Coworking Space, cần nhìn từ góc độ vận hành thực tế thay vì chỉ mô tả khái niệm.
2.1. Vận hành hạ tầng trong mô hình Coworking Space
Trong mô hình Coworking Space, đơn vị cung cấp sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ phần hạ tầng, bao gồm:
Thuê hoặc sở hữu mặt bằng tại vị trí thuận tiện
Thiết kế không gian làm việc mở và khu làm việc riêng
Trang bị bàn ghế, tủ hồ sơ, internet, điện nước
Phòng họp, khu tiếp khách, khu pantry, khu nghỉ ngơi
Nhờ đầu tư tập trung và khai thác theo quy mô, mô hình Coworking Space giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư trên mỗi doanh nghiệp thuê.
2.2. Vận hành dịch vụ – yếu tố tạo khác biệt của mô hình Coworking Space
Khác với văn phòng truyền thống, mô hình Coworking Space tích hợp sẵn các dịch vụ vận hành như:
Lễ tân tiếp khách, nhận thư từ
Quản lý vận hành, kỹ thuật, IT
Dịch vụ phòng họp, tiếp khách
Internet tốc độ cao, in ấn cơ bản
Ở những đơn vị chuyên nghiệp, mô hình Coworking Space còn mở rộng sang các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như:
Đăng ký địa chỉ kinh doanh
Tư vấn thành lập công ty
Kế toán – thuế – pháp lý
Chính lớp dịch vụ này giúp coworking space trở thành giải pháp vận hành, chứ không chỉ là nơi làm việc.
2.3. Cách mô hình Coworking Space tạo doanh thu
Về mặt kinh doanh, mô hình Coworking Space hoạt động dựa trên việc tối ưu công suất sử dụng không gian. Doanh thu thường đến từ:
Thuê chỗ ngồi linh hoạt hoặc cố định
Thuê phòng làm việc riêng theo quy mô
Thuê phòng họp theo giờ
Các dịch vụ cộng thêm liên quan đến doanh nghiệp
Nhờ cấu trúc này, mô hình Coworking Space có thể linh hoạt điều chỉnh gói dịch vụ để phù hợp với từng nhóm khách hàng khác nhau.
Thị trường coworking space tại Việt Nam
Theo nhận định từ CBRE cho biết: “Không gian làm việc linh hoạt coworking space đang ngày càng mở rộng nhanh chóng. Điều này đáp ứng tối đa nhu cầu khách thuê về cắt giảm chi phí thuê văn phòng cố định các biến động kinh tế có thể xảy ra”.
Hiện nay, một số tập đoàn lớn cũng đang phát triển văn phòng riêng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh. Đồng thời chủ động hơn về phạm vi, quy mô mở rộng thị trường văn phòng. Nhiều đơn vị vẫn tiếp tục mở rộng nhưng tái cơ cấu bằng cách tiết kiệm chi phí thông qua việc sử dụng mô hình coworking space. Với những bộ phận không tham gia làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc phục vụ chiến lược mở rộng ngắn ngày thì mô hình này đáp ứng tối ưu.
Các đặc điểm nhận diện của một Coworking Space
Một Coworking Space tiêu chuẩn sở hữu những đặc điểm nhận diện cốt lõi sau đây:
Tính linh hoạt tối đa: Người dùng có thể tùy chọn chỗ ngồi theo giờ, theo ngày hoặc thuê văn phòng riêng theo tháng mà không cần cam kết dài hạn như thuê mặt bằng truyền thống.
Tính cộng đồng: Một Coworking Space đúng nghĩa thường xuyên tổ chức các buổi Workshop, sự kiện Networking hoặc các buổi liên hoan để gắn kết các cá nhân và doanh nghiệp làm việc tại đó.
Không gian mở và thiết kế hiện đại: Đa số các Coworking Space ưu tiên thiết kế mở, sử dụng kính và cây xanh để tạo cảm giác thông thoáng, kích thích sự sáng tạo và kết nối giữa các thành viên.
Tiện ích dùng chung: Đặc điểm nhận dạng rõ nhất là các khu vực chung như: Pantry (khu vực trà, cà phê, ăn nhẹ), khu vực giải trí, máy in/photocopy dùng chung và sảnh lễ tân chuyên nghiệp.
Hệ thống phòng họp và Cơ sở hạ tầng kỹ thuật chuyên dụng: Dù là không gian mở, nhưng luôn có các phòng họp cách âm, bốt điện thoại riêng tư và Đường truyền Internet tốc độ cao, hệ thống bảo mật thẻ từ và camera giám sát 24/7 là những tiêu chuẩn bắt buộc.
Vì sao coworking space lại trở thành sự lựa chọn hàng đầu?
Thích ứng với xu hướng làm việc mới
Thế hệ Millennials và Gen Z (chiếm 60% lực lượng lao động hiện tại) ưu tiên sự linh hoạt và trải nghiệm hơn sự ổn định cứng nhắc. Coworking space đáp ứng hoàn hảo nhu cầu này với:
- Không gian làm việc linh hoạt theo nhu cầu
- Work-life balance tốt hơn
- Môi trường sáng tạo, năng động
- Cơ hội phát triển bản thân qua networking
Linh hoạt tối đa
Thuê Coworking Space cho phép bạn:
- Thay đổi quy mô văn phòng linh hoạt theo sự phát triển của công ty
- Chọn địa điểm gần nhà hoặc gần khách hàng
- Làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau của cùng một thương hiệu coworking
- Hủy hoặc nâng cấp gói dịch vụ dễ dàng
Tối ưu chi phí vận hành
Đối tượng khách hàng của coworking tại Việt Nam chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi họ gặp muôn vàn khó khăn trong việc thuê mặt bằng, chi phí dịch vụ liên quan. Trong khi đó, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản chi phí thuê còn mọi thứ đã có coworking space lo.
Tại đây còn cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với dịch tích, tài chính, linh hoạt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Đặc biệt, tại đây được thanh toán tùy thuộc vào ngân sách của từng doanh nghiệp.
Không gian làm việc chuyên nghiệp
Hầu hết các coworking space đều được đặt tại vị trí thuận tiện, thiết kế hiện đại và đầy đủ tiện ích. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác và khách hàng.
Sáng tạo trong công việc & Mở rộng mối quan hệ
Theo khảo sát về những người sử dụng mô hình coworking space, 62% công việc được cải thiện, 71% cảm thấy sáng tạo tăng lên khi làm việc. Với thiết kế không gian văn phòng làm việc độc đáo, cộng đồng đa dạng đã mang lại nguồn cảm hứng hoàn toàn mới. Từ đó, kích thích tính cạnh tranh, phát triển của mỗi cá nhân và doanh nghiệp.
Không gian coworking bao gồm nhiều người làm việc ở những ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, bạn có tiếp xúc, chia sẻ và giao lưu với những người bạn thông qua buổi hội thảo được tổ chức ở không gian chung. Từ đó, những người bạn gặp có thể sẽ trở thành đối tác mà bạn đang tìm kiếm
Ai nên thuê Coworking Space?
Mô hình văn phòng chia sẻ không giới hạn đối tượng, nhưng đặc biệt phù hợp nhất với Freelancer, Startup, doanh nghiệp nhỏ và các tập đoàn lớn đang tìm kiếm giải pháp văn phòng linh hoạt.
Freelancer và Người làm việc tự do
Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất. Coworking Space cung cấp một không gian làm việc chuyên nghiệp hơn quán cà phê (đầy đủ máy in, wifi tốc độ cao) và giúp họ thoát khỏi sự cô đơn, mất tập trung khi làm việc tại nhà.
Các Startup và Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)
Với nguồn vốn ban đầu hạn chế, các Startup chọn Coworking để:
Tiết kiệm chi phí vận hành: Không cần bỏ vốn lớn để setup nội thất, điện nước, lễ tân.
Tính linh hoạt: Dễ dàng tăng số lượng chỗ ngồi khi quy mô nhân sự mở rộng mà không cần đổi văn phòng.
Các doanh nghiệp lớn và Tập đoàn đa quốc gia
Nhiều tập đoàn lớn (như Google, Facebook) sử dụng Coworking Space làm:
Văn phòng đại diện: Đặt tại các vị trí đắc địa để khảo sát thị trường.
Không gian đổi mới: Đưa đội ngũ sáng tạo vào môi trường năng động để kích thích những ý tưởng mới ngoài khuôn khổ văn phòng truyền thống.
Các nhóm dự án ngắn hạn
Những dự án chỉ kéo dài 3-6 tháng cần một nơi làm việc đầy đủ tiện nghi ngay lập tức mà không muốn vướng vào các hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn (thường từ 2-3 năm).
Sự khác biệt giữa Coworking Space và Văn phòng truyền thống
| Tiêu chí | Coworking Space | Văn phòng truyền thống |
|---|---|---|
| Chi phí | Thấp, trả theo chỗ ngồi hoặc diện tích nhỏ | Cao, phải thuê nguyên mặt bằng |
| Đầu tư ban đầu | Gần như không cần (đã có sẵn nội thất, tiện ích) | Tốn chi phí setup, nội thất, vận hành |
| Thời gian thuê | Linh hoạt theo ngày, tháng, quý | Hợp đồng dài hạn (thường 1–3 năm) |
| Tiện ích | Trọn gói: phòng họp, lễ tân, internet, pantry | Doanh nghiệp tự trang bị |
| Tính linh hoạt | Dễ mở rộng hoặc thu hẹp quy mô | Khó thay đổi khi đã ký hợp đồng |
| Môi trường làm việc | Mở, sáng tạo, kết nối cộng đồng | Riêng tư, ổn định |
| Đối tượng phù hợp | Startup, SME, freelancer, nhóm dự án | Doanh nghiệp lớn, nhân sự đông |
Nên chọn mô hình nào?
Coworking space phù hợp với startup, SME, freelancer, nhóm dự án và doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, làm việc linh hoạt và muốn bắt đầu nhanh. Ngược lại, Văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, cần không gian riêng và bố trí theo đặc thù nội bộ.
9 lời khuyên vàng dành cho bạn khi thuê coworking space?
Xác định rõ mục đích sử dụng: làm việc cá nhân, nhóm, hay đăng ký trụ sở kinh doanh để chọn gói phù hợp.
Kiểm tra địa chỉ hợp pháp: coworking space phải có địa chỉ rõ ràng, đầy đủ thông tin và được phép đăng ký kinh doanh.
Ưu tiên vị trí thuận tiện: gần trung tâm, trục giao thông lớn, dễ gặp gỡ khách hàng và đối tác.
Đánh giá tiện ích đi kèm: internet tốc độ cao, bàn ghế tiêu chuẩn, phòng họp, lễ tân, khu tiếp khách.
So sánh chi phí minh bạch: bảng giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn trong quá trình sử dụng.
Chọn mô hình thuê linh hoạt: thuê theo ngày, tháng hoặc chỗ ngồi, dễ thay đổi khi quy mô phát triển.
Quan tâm môi trường làm việc: hệ thống an ninh, không gian chuyên nghiệp, cộng đồng năng động, tăng hiệu suất làm việc.
Xem kỹ hợp đồng thuê: điều khoản rõ ràng về thời hạn, quyền lợi, gia hạn và chấm dứt hợp đồng.
Ưu tiên nơi có hỗ trợ doanh nghiệp: tích hợp dịch vụ thành lập công ty, kế toán, pháp lý, phòng họp.
8 Lợi ích coworking space mang lại cho bạn
1. Tạo dựng mối quan hệ
Khi làm việc coworking space, bạn được làm việc với cộng đồng startup trẻ, freelancer, doanh nghiệp vừa và nhỏ năng động sáng tạo. Bạn sẽ được làm việc chung với nhiều người đến từ nhiều ngành nghề khác nhau hay một startup trẻ giống như bạn.
Được làm việc trong một không gian mở, bạn không chỉ nhận là chỗ ngồi làm việc mà hơn hết bạn được tìm kiếm khách hàng, đối tác có cùng chí hướng. Đây sẽ cơ hội giúp bạn mở rộng mới quan hệ, kinh nghiệm cũng như những ý kiến đóng góp từ những người xung quanh. Từ đó giúp bạn phát triển sự nghiệp kinh doanh của mình.
2. Tiết kiệm chi phí
Một trong những yếu tố hàng đầu được nhiều người quan tâm khi thuê văn phòng là chi phí. Những startup, freelancer, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn về chi phí thuê mặt bằng, các trang thiết bị đi kèm. Tuy nhiên với coworking space, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản chi phí thuê, còn tất cả đã có đơn vị cho thuê coworking lo. Đây chính là lợi ích lớn nhất của hình thức coworking space mang lại.
Hơn thế, tại đây cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Đặc biệt, hợp đồng linh hoạt và chi phí thành toán cũng phụ thuộc vào khả năng ngân sách của từng doanh nghiệp.
3. Truyền cảm hứng và động lực làm việc
Mô hình coworking space mang đến nguồn năng lượng, khả năng tương tác cao trong quá trình làm việc. Theo một số nghiên cứu cho thấy, hơn 90% doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn, tập trung hơn khi làm việc tại môi trường coworking.
Tại đây, bạn được làm việc môi trường làm việc năng động tập trung nhiều người chăm chỉ. Khi đó bạn không được cho phép bản thân mình lười biếng, nhờ đó giúp bạn làm việc ở công xuất cao. Bạn dễ dàng trao đổi, chia sẻ với những người trong cộng động.
4. Vị trí đắc địa
Một trong lợi ích tuyệt vời mà coworking mang lại là vị trí địa lý thuận lợi. Hầu hết đều tọa tại những vị trí đắc địa, dễ dàng gặp gỡ đối tác và khách hàng. Bên cạnh việc tiện lợi di chuyển thì vị trí đẹp sẽ giúp thương hiệu bạn gây ấn tượng hơn. Đây là cơ hội khởi đầu cho sự phát triển của các công ty startup trẻ trong tương lai.
5. Vô vàn tiện ích nhận được
Khi sử dụng dịch vụ coworking space, doanh nghiệp được nhận các tiện có sẵn như phòng họp, khu vực tiếp khách, lễ tân, internet, máy photocopy…Chắc chắn sẽ giúp bạn giảm bớt một khoản chi phí không hề nhỏ. Giờ đây, bạn không cần phải tốn tiền để thiết kế văn phòng mà vẫn có một không gian đẹp với chi phí vô cùng thấp.
6. Môi trường làm việc chuyên nghiệp
Để thuê một văn phòng truyền thống bạn phải tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Trong khi đó, hầu hết các công ty startup đều có không gian chật chội, kinh phí hạn hẹp.
Sự ra đời của coworking space đã giúp doanh nghiệp có ngay một văn phòng hiện đại, năng động và linh hoạt. Nhờ đó giúp nhân viên thỏa sức sáng tạo, tránh nhàm chán trong công việc. Không dừng lại ở đó, coworking space còn mang đến những tiện ích tuyệt vời của một văn phòng cao cấp.
7. Tạo dựng lòng tin với khách hàng
Bất cứ doanh nghiệp nào khi bước vào thị trường kinh doanh đều mong muốn thành công về doanh thu. Tuy nhiên, trước khi hợp tác khách hàng chắc chắn bạn phải gặp gỡ thảo luận về kế hoạch. Cuộc trao đổi sẽ chuyên nghiệp hơn tại coworking space thay vì một quán cà phê. Không gian làm việc chung cung cấp cho bạn một phòng họp chuyên nghiệp, trang bị đầy thiết bị. Chắc chắn đảm bảo cuộc họp được diễn ra tốt đẹp. Từ đó, gây dựng niềm tin trong mắt đối tác, khách hàng.
8. Học hỏi về những kỹ năng, ý tưởng độc đáo
Môi trường coworking space là nơi mọi người làm việc từ nhiều ngành nghề khác nhau cùng nhau làm việc tại một cộng đồng. Trong quá trình giao tiếp, mọi người sẽ thấy được ưu và nhược điểm của bạn để có thể học hỏi lẫn nhau, chia sẻ để cùng tiến bộ. Từ đó, bạn sẽ phát triển được nhiều ý tưởng hay và độc đáo.
Coworking space mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các startup. Việc tận dụng đúng 8 lợi ích coworking space – sẽ giúp startup tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành.
Với những lợi ích về chi phí, sự linh hoạt, tiện nghi và khả năng kết nối, coworking space đang trở thành lựa chọn ưu tiên cho các doanh nghiệp muốn thích nghi với xu hướng làm việc hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và tối ưu chi phí, Replus là giải pháp lý tưởng.
Hãy liên hệ ngay với Replus để trải nghiệm không gian làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất và kết nối cùng cộng đồng doanh nghiệp năng động!
