Thay đổi giấy phép kinh doanh và điều kiện cần biết

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin đã đăng ký để phù hợp với chiến lược phát triển. Việc thay đổi giấy phép kinh doanh là yêu cầu bắt buộc khi có sự thay đổi về tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề hoặc cơ cấu thành viên. Đây là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Đặc quyền 10 khách đầu tiên

5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp

Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp

Thông tin chi tiết Nhận tư vấn

Những điểm quan trọng cần nhớ khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chú ý các quy định sau:

• Thời hạn thông báo: Thời hạn 10 ngày tính từ khi ban hành quyết định về việc thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ thông báo tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính (theo Khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).
• Cập nhật thông tin liên lạc: Trước đây, nếu doanh nghiệp chưa đăng ký số điện thoại, khi thay đổi thông tin khác thì bắt buộc phải bổ sung số điện thoại vào hồ sơ.
• Trường hợp mất hoặc rách giấy phép: Doanh nghiệp không nhất thiết phải làm thủ tục xin cấp lại GPKD theo hướng xác nhận mất của cơ quan công an (do thủ tục này phức tạp). Thay vào đó, có thể thực hiện thủ tục cập nhật một số thông tin như số điện thoại, email, website hoặc fax… để được cấp lại giấy phép kinh doanh mới.
• Ngoài ra, các thay đổi về thông tin cá nhân và liên lạc như số CMND/CCCD, hộ chiếu, email, số điện thoại, fax… cũng cần được thông báo để được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Danh mục giấy tờ khi thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh thông tin thay đổi giấy phép kinh doanh, cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng với từng trường hợp thay đổi.

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi đổi tên công ty

Khi doanh nghiệp muốn đổi tên, cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 48, Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể, bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi tên doanh nghiệp, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định và biên bản họp tùy theo từng loại hình doanh nghiệp:
  • Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc đổi tên.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: Quyết định cùng biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Công ty cổ phần: Cần có nghị quyết kèm biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
• Thông báo bổ sung số điện thoại (trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký khi thành lập).
• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ, nếu người nộp không phải là đại diện theo pháp luật.

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi đổi địa chỉ công ty

Theo Khoản 2 Điều 47, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cần chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định và biên bản họp:
  • Công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: Quyết định kèm biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Công ty cổ phần: Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
• Thông báo bổ sung số điện thoại (nếu doanh nghiệp chưa đăng ký khi thành lập).
• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ, trong trường hợp không phải là người đại diện theo pháp luật.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2025

Thay đổi giấy phép kinh doanh do thay đổi vốn điều lệ

Khi doanh nghiệp muốn tăng hoặc giảm vốn điều lệ, hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh cần chuẩn bị theo quy định tại Điều 51, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

• Thông báo điều chỉnh vốn điều lệ phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Hồ sơ kèm theo quyết định và biên bản họp, cụ thể theo từng loại hình doanh nghiệp:
  • Công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân: Cần quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi vốn điều lệ.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: Phải có nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Công ty cổ phần: Yêu cầu nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ.
• Giấy xác nhận góp vốn của thành viên/cổ đông mới (nếu tăng vốn bằng cách tiếp nhận thêm thành viên/cổ đông).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu có chứng thực của thành viên/cổ đông mới.
• Biên bản định giá tài sản trong trường hợp góp vốn bằng tài sản cố định.
• Báo cáo tài chính gần nhất (đối với trường hợp giảm vốn của công ty TNHH hai thành viên trở lên).
• Thông báo bổ sung số điện thoại nếu chưa đăng ký khi thành lập doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền kèm bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu có chứng thực của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện theo pháp luật).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi điều chỉnh vốn góp và tỷ lệ sở hữu

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, khi có sự thay đổi về phần vốn góp hoặc tỷ lệ vốn góp của các thành viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh theo quy định tại Điều 51, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, gồm:

• Thông báo thay đổi phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Đối với công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên: cần chuẩn bị danh sách các thành viên góp vốn.
• Đối với công ty hợp danh: phải có danh sách các thành viên hợp danh.
• Trường hợp chuyển nhượng vốn góp: Hợp đồng chuyển nhượng hoặc tài liệu chứng minh việc chuyển nhượng đã hoàn tất.
• Trường hợp tặng cho vốn góp: Hợp đồng tặng cho phần vốn góp.
• Thông báo bổ sung số điện thoại nếu chưa đăng ký khi thành lập công ty.
• Giấy ủy quyền và bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi đổi người đại diện theo pháp luật

Khi doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh theo Khoản 1 Điều 50, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hiện tại.
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu không do người đại diện pháp luật trực tiếp nộp).
• Thông báo bổ sung số điện thoại (nếu doanh nghiệp chưa đăng ký khi thành lập).

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình công ty, khi thay đổi giấy phép kinh doanh cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:

• Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Công ty cổ phần:
  • Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm phát sinh sự điều chỉnh trong Điều lệ công ty: Cần có Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
  • Trường hợp thay đổi không ảnh hưởng đến nội dung Điều lệ (ngoại trừ thông tin cá nhân của người đại diện): Yêu cầu Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị (căn cứ Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Theo Điều 52 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên gồm:

• Thông báo thay đổi thành viên theo mẫu.
• Quyết định và biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi thành viên góp vốn.
• Danh sách thành viên công ty có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
• Giấy xác nhận góp vốn (nếu có thành viên mới tham gia góp vốn).
• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng vốn góp (nếu thay đổi do chuyển nhượng).
• CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên mới (nếu là cá nhân).
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định cử đại diện và giấy tờ cá nhân của người đại diện (nếu thành viên là tổ chức).
• Văn bản thông báo bổ sung số điện thoại (trường hợp doanh nghiệp chưa thực hiện đăng ký trước đó).
• Giấy ủy quyền kèm theo giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền trong trường hợp doanh nghiệp ủy thác việc nộp hồ sơ.

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi thành viên hợp danh của công ty hợp danh

Khi công ty hợp danh có sự thay đổi thành viên hợp danh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh theo Khoản 1 Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, gồm những giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi thành viên hợp danh theo mẫu quy định.
• Danh sách thành viên công ty hợp danh, lưu ý không bao gồm nội dung kê khai đối với thành viên góp vốn.
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên hợp danh mới để chứng minh thông tin cá nhân hợp lệ.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký số điện thoại trước đó).
• Giấy ủy quyền và bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ thay công ty (nếu có).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên

Khi công ty TNHH một thành viên thay đổi chủ sở hữu, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh theo quy định tại Điều 53 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên theo mẫu quy định.
• Điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty (bản sao chứng thực).
• Giấy tờ liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu:
  • Trường hợp chuyển nhượng vốn: Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng đã hoàn tất.
  • Trường hợp thừa kế công ty: Văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế.

• Hồ sơ của chủ sở hữu mới:
  • Nếu là cá nhân: Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu.
  • Nếu là tổ chức: Bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập; văn bản chỉ định người đại diện theo ủy quyền; cùng với bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện được cử.

• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu trước đó công ty chưa đăng ký).
• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật của công ty).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần

Khi có sự thay đổi liên quan đến thông tin cổ đông sáng lập, công ty cổ phần cần thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh theo Khoản 3 Điều 57 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập do người đại diện pháp luật ký.
• Danh sách cổ đông sáng lập cập nhật của công ty (không ghi thông tin đối với cổ đông sáng lập chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua).
• Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đi nộp không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi bổ sung hoặc điều chỉnh ngành nghề kinh doanh

Khi doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh, cần tiến hành thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh theo Khoản 1 Điều 56 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ cụ thể bao gồm:

• Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh do người đại diện theo pháp luật ký.
• Các văn bản nội bộ tùy theo loại hình doanh nghiệp:
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: cần có Quyết định kèm biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Đối với công ty cổ phần: chuẩn bị Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
  • Đối với công ty TNHH một thành viên: yêu cầu Quyết định của chủ sở hữu công ty.
• Giấy ủy quyền và bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải là đại diện pháp luật).

Thay đổi giấy phép kinh doanh khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi loại hình hoạt động, việc điều chỉnh giấy phép kinh doanh là bắt buộc. Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020, thành phần hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh cơ bản sẽ bao gồm:

Hồ sơ chung khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu.
• Điều lệ công ty được xây dựng theo loại hình mới sau khi chuyển đổi.
• Danh sách thành viên công ty (áp dụng khi chuyển đổi thành công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh).
• Danh sách cổ đông sáng lập (trong trường hợp chuyển đổi thành công ty cổ phần).
• Quyết định về việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, cụ thể:
  • Công ty TNHH một thành viên: Cần có quyết định của chủ sở hữu về vấn đề thay đổi.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần: Hồ sơ phải kèm theo quyết định và biên bản họp hợp lệ của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông.
• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp (nếu có).
• Giấy tờ cá nhân: Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông là cá nhân.
• Giấy tờ tổ chức (nếu thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu là tổ chức):
  • Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập của tổ chức.
  • Văn bản cử hoặc quyết định chỉ định người đại diện theo ủy quyền.
  • Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu có chứng thực của người được ủy quyền đại diện.
• Thông báo bổ sung số điện thoại nếu trước đây doanh nghiệp chưa đăng ký.
• Giấy ủy quyền kèm theo giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, trong trường hợp hồ sơ không do người đại diện pháp luật trực tiếp nộp.

Trường hợp chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân

Ngoài những giấy tờ trên, hồ sơ cần bổ sung thêm:

• Cam kết bằng văn bản của chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản đối với các khoản nợ chưa thanh toán, đồng thời đảm bảo thanh toán đầy đủ khi đến hạn.
• Cam kết với các thành viên góp vốn về việc tiếp nhận và sử dụng toàn bộ lao động hiện có.
• Thỏa thuận bằng văn bản với các bên trong hợp đồng chưa thanh lý, xác nhận công ty sau khi chuyển đổi sẽ tiếp tục kế thừa và thực hiện các hợp đồng đó.

Cách thức thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh

Để thực hiện việc điều chỉnh nội dung trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành theo 3 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thanh đổi giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp cần lập 01 bộ hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh theo từng trường hợp cụ thể (ví dụ: thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề…). Thành phần hồ sơ đã được quy định chi tiết trong các nghị định hướng dẫn thi hành.

Bước 2: Gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp nộp về Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi đặt trụ sở chính. Có 2 cách nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp mang hồ sơ giấy đến Bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
• Nộp trực tuyến: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để gửi hồ sơ online bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, Sở KH&ĐT chỉ tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.

Bước 3: Tiếp nhận kết quả xử lý

Trong vòng 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thẩm định hồ sơ và trả kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ:
  • Doanh nghiệp được cấp Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (trong trường hợp bổ sung ngành nghề hoặc thay đổi cổ đông sáng lập).
  • Hoặc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (đối với các nội dung thay đổi khác).
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ gửi văn bản phản hồi, hướng dẫn doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.

Có thể thấy, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Thực hiện đúng và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong hoạt động mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển bền vững sau này. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ đăng ký thành lập công ty hay giải quyết các vấn đề pháp lý, hãy liên hệ với Replus qua Hotline 0932 678 626 để được hỗ trợ nhanh nhất.