Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định, hồ sơ và quy trình thay đổi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, tránh phát sinh rủi ro pháp lý.

Các trường hợp công ty vốn Việt Nam phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Công ty có vốn trong nước, khi có bất kỳ thay đổi nào so với thông tin đã đăng ký trong hồ sơ doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trừ trường hợp công ty cổ phần chuyển nhượng vốn), đều phải làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

Khi có sự điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Các trường hợp phải tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm:

Thay đổi tên doanh nghiệp, có thể là tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Doanh nghiệp thay đổi hình thức tổ chức, ví dụ như: chuyển từ công ty TNHH một thành viên thành công ty TNHH hai thành viên trở lên, chuyển đổi giữa công ty TNHH và công ty cổ phần, hoặc từ doanh nghiệp tư nhân sang loại hình công ty.
Điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.
Cập nhật thông tin liên hệ như số điện thoại, email, website hoặc fax.
Thay đổi vốn điều lệ, bao gồm tăng, giảm vốn hoặc thay đổi tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật, hoặc thông tin cá nhân của người này như chức danh, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ cư trú,…
Thay đổi chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên, có thể là do chuyển nhượng, thay đổi giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu (nếu là tổ chức) hoặc thông tin cá nhân (nếu là cá nhân).

Khi có thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Ngoài các nội dung trên, doanh nghiệp còn phải thay đổi đăng ký kinh doanh trong các trường hợp:

Bổ sung hoặc điều chỉnh ngành, nghề kinh doanh để phù hợp với định hướng hoạt động mới.
Cập nhật thông tin liên quan đến thuế, bao gồm thay đổi người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế hoặc các thông tin đăng ký thuế khác.
Điều chỉnh thông tin của cổ đông là người nước ngoài, chẳng hạn như thay đổi danh sách cổ đông, tỷ lệ góp vốn, thông tin hộ chiếu hoặc địa chỉ cư trú.
Cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, tuân thủ quy định pháp lý mới có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Các trường hợp công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khi thay đổi đăng ký kinh doanh trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục tương tự như công ty vốn Việt Nam. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải điều chỉnh thêm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu sự thay đổi có liên quan đến nội dung trong giấy này, cụ thể như:

Điều chỉnh hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh để phù hợp với mục tiêu của dự án đầu tư.
Thay đổi tên doanh nghiệp trong trường hợp tên công ty trùng hoặc gắn liền với tên dự án.
Cập nhật địa điểm triển khai dự án khi địa chỉ này đồng thời là trụ sở chính của doanh nghiệp.
Tăng vốn điều lệ đồng thời điều chỉnh phần vốn góp tương ứng trong tổng vốn đầu tư.
Thay đổi hoặc bổ sung nhà đầu tư mới tham gia vào dự án.

Trong trường hợp có nhà đầu tư mới góp vốn hoặc mua cổ phần, công ty cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký mua phần vốn góp theo quy định.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ có sự điều chỉnh linh hoạt tùy vào từng nội dung thay đổi cụ thể. Điểm mới đáng chú ý là quy định bãi bỏ yêu cầu nộp Biên bản họp và giấy tờ pháp lý cá nhân nếu cá nhân đó đã được định danh bằng mã số định danh cá nhân trong hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi doanh nghiệp đổi tên

Đơn đề nghị thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Nghị quyết hoặc quyết định về việc đổi tên doanh nghiệp, cụ thể:
- Được ban hành bởi chủ sở hữu trong trường hợp công ty TNHH một thành viên.
- Do Hội đồng thành viên thông qua đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh.
- Do Đại hội đồng cổ đông quyết định đối với công ty cổ phần.
Giấy ủy quyền cho cá nhân được phép tiến hành thủ tục (nếu có).

Hồ sơ cần chuẩn bị khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính

Đơn đề nghị điều chỉnh thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu ban hành tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Nghị quyết hoặc quyết định về việc chuyển địa chỉ trụ sở, được ban hành bởi:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: do chủ sở hữu quyết định.
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: do Hội đồng thành viên thông qua.
- Đối với công ty cổ phần: do Đại hội đồng cổ đông ban hành nghị quyết
Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay mặt doanh nghiệp (nếu có).

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2025

Hồ sơ cần chuẩn bị khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật

Đơn đề nghị điều chỉnh thông tin người đại diện theo pháp luật theo mẫu ban hành tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Nghị quyết hoặc quyết định thay đổi người đại diện, được ban hành bởi:
- Với công ty TNHH một thành viên: do chủ sở hữu quyết định.
- Với công ty TNHH hai thành viên trở lên: do Hội đồng thành viên phê duyệt.
- Với công ty cổ phần: do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị xem xét, tùy theo việc thay đổi có ảnh hưởng đến Điều lệ công ty hay không.
Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay mặt doanh nghiệp (nếu có).

Hồ sơ cần chuẩn bị khi doanh nghiệp điều chỉnh vốn điều lệ (tăng hoặc giảm)

Đơn đề nghị điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp, theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp (chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông…) về việc thay đổi vốn điều lệ.
Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
Tài liệu chứng minh việc góp vốn hoặc mua cổ phần đã hoàn tất, áp dụng cho trường hợp tăng vốn điều lệ.
Văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn hoặc mua cổ phần.
Giấy ủy quyền cho người được doanh nghiệp chỉ định thực hiện thủ tục (nếu có).

Hồ sơ cần chuẩn bị khi doanh nghiệp điều chỉnh hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh

Thông báo điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp, được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc cập nhật ngành nghề kinh doanh, cụ thể:
- Với công ty TNHH một thành viên: chủ sở hữu là người ra quyết định.
- Với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: quyết định được ban hành bởi Hội đồng thành viên.
- Với công ty cổ phần: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua nghị quyết.
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục (nếu có).

Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Replus

Với hơn 12 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp, Replus là đối tác tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp. Replus cam kết mang đến quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh nhanh – chuẩn – an toàn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định pháp luật.

Với đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, Replus đảm bảo mọi hồ sơ được thực hiện chính xác, rà soát kỹ lưỡng và hoàn tất trong thời gian ngắn nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Mọi thông tin, dữ liệu khách hàng đều được bảo mật tuyệt đối, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ thông tin.

Bên cạnh đó, Replus luôn duy trì sự rõ ràng trong hợp đồng, chi phí và tiến độ thực hiện, mang lại sự an tâm và tin cậy cho khách hàng. Đặc biệt, với mức giá linh hoạt, cạnh tranh cùng nhiều gói dịch vụ phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp, Replus chính là đối tác pháp lý toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi và phát triển bền vững.

LỜI KẾT

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định mới nhất năm 2025. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp, nhanh gọn và bảo mật, Replus chính là lựa chọn tối ưu – giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh dễ dàng, tiết kiệm và đúng pháp luật.