Các chức vụ trong công ty: Thứ tự cấp bậc và vai trò

Các chức vụ trong công ty thường được phân thành cấp nhân viên, quản lý, điều hành và quản trị. Thứ tự cấp bậc và quyền hạn cụ thể tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp.

Mỗi vị trí có nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm riêng, nhưng không phải tên gọi nào cũng thể hiện chính xác cấp quản lý. Bài viết dưới đây của Replus sẽ giúp bạn nhận biết thứ tự các chức vụ trong công ty, tên tiếng Anh, vai trò từng vị trí và cách phân biệt quyền hạn trong doanh nghiệp.

Chức vụ trong công ty là gì?

Chức vụ trong công ty là vai trò mà một cá nhân đảm nhận trong cơ cấu tổ chức, thường gắn với trách nhiệm và phạm vi quyền hạn nhất định. Ví dụ, trưởng phòng kinh doanh có trách nhiệm quản lý hoạt động của phòng kinh doanh theo sự phân công của doanh nghiệp.

Trong thực tế, chức vụ thường được sử dụng cùng với các khái niệm như chức danh, vị trí công việc và cấp bậc. Tuy có liên quan, những thuật ngữ này không hoàn toàn đồng nghĩa.

• Chức vụ: Vai trò được giao trong tổ chức, đặc biệt là các vị trí quản lý như trưởng phòng, giám đốc.
• Chức danh: Tên gọi công việc hoặc vai trò đảm nhận, chẳng hạn chuyên viên Marketing, kế toán trưởng.
• Vị trí công việc: Công việc cụ thể mà một cá nhân thực hiện trong bộ phận, ví dụ nhân viên SEO.
• Cấp bậc: Mức độ chuyên môn hoặc quản lý của nhân sự, thường được xác định theo hệ thống nội bộ.

Chức danh cũng có thể là tên gọi của một chức vụ quản lý. Vì vậy, để xác định chính xác thẩm quyền của một người, cần xem xét thêm điều lệ, quyết định bổ nhiệm và quy chế phân quyền thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

Các chức vụ trong công ty từ thấp đến cao

Thứ tự các chức vụ trong công ty theo tuyến điều hành phổ biến có thể được hình dung như sau: Nhân viên/chuyên viên → Trưởng nhóm/giám sát → Trưởng phòng/quản lý → Giám đốc chức năng → CEO/Tổng giám đốc.

Đây là mô hình tham khảo, không phải hệ thống cấp bậc bắt buộc theo pháp luật. Những chức danh như trợ lý, thực tập sinh, chuyên viên cao cấp hoặc giám đốc chi nhánh không nhất thiết nằm trên cùng một tuyến thăng tiến.

Nhóm nhân viên, chuyên viên và vị trí hỗ trợ

Nhóm này gồm những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ, hỗ trợ công việc hoặc đang trong giai đoạn đào tạo. Các chức danh dưới đây không được sắp xếp theo thứ tự thăng tiến cố định.

• Thực tập sinh (Intern): Tham gia làm việc nhằm học hỏi và tích lũy kinh nghiệm thực tế. Thực tập sinh thường hỗ trợ nhân viên chính thức, thực hiện những nhiệm vụ được giao dưới sự hướng dẫn của người phụ trách.
• Nhân viên tập sự (Trainee): Là nhân sự đang tham gia quá trình đào tạo, làm quen với quy trình và yêu cầu công việc. Vị trí này thường xuất hiện trong các chương trình phát triển nhân sự mới.
• Nhân viên (Staff/Employee): Trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn theo phân công. Ví dụ, nhân viên kinh doanh tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, trong khi nhân viên hành chính xử lý hồ sơ và các công việc văn phòng.
• Trợ lý (Assistant): Hỗ trợ cá nhân hoặc bộ phận trong việc quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu, theo dõi tiến độ và xử lý công việc hành chính. Trợ lý giám đốc có thể tham gia nhiều hoạt động quan trọng nhưng không mặc nhiên có quyền quản lý các phòng ban.
• Chuyên viên (Specialist/Executive): Đảm nhiệm những nghiệp vụ thuộc một lĩnh vực như Marketing, nhân sự, tài chính hoặc công nghệ. Chẳng hạn, Marketing Executive thường là nhân viên hoặc chuyên viên triển khai hoạt động Marketing, không phải giám đốc điều hành.
• Chuyên viên cao cấp (Senior Specialist): Phụ trách những nhiệm vụ đòi hỏi kinh nghiệm hoặc chuyên môn sâu hơn, có thể tư vấn và hướng dẫn đồng nghiệp. Tuy nhiên, chức danh này không đồng nghĩa với quyền quản lý nhân sự.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng Junior, Mid-level và Senior để phân biệt trình độ hoặc mức độ kinh nghiệm. Đây là cấp bậc chuyên môn nội bộ, không phải các chức vụ quản lý được pháp luật quy định thống nhất.

Nhóm quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung chịu trách nhiệm chuyển kế hoạch thành công việc cụ thể, phân công nhân sự và theo dõi kết quả hoạt động của nhóm hoặc bộ phận.

• Trưởng nhóm (Team Leader): Điều phối công việc của một nhóm nhân viên, hướng dẫn thành viên và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Trưởng nhóm thường là đầu mối trao đổi giữa nhân viên và người quản lý bộ phận.
• Giám sát (Supervisor): Giám sát hoạt động, kiểm tra chất lượng công việc và việc tuân thủ quy trình. Chức vụ này thường xuất hiện trong sản xuất, bán lẻ, dịch vụ khách hàng và vận hành.
• Trợ lý quản lý (Assistant Manager): Hỗ trợ người quản lý trong việc lập kế hoạch, phân công và kiểm tra kết quả. Tùy cơ cấu tổ chức, vị trí này có thể được giao phụ trách một nhóm hoặc mảng công việc cụ thể.
• Phó phòng (Deputy Department Manager): Hỗ trợ trưởng phòng quản lý hoạt động của bộ phận, thường được phân công phụ trách những nhiệm vụ riêng. Khi được ủy quyền phù hợp, phó phòng có thể thay trưởng phòng xử lý một số công việc.
• Trưởng phòng (Department Manager): Chịu trách nhiệm về kế hoạch, nhân sự và kết quả của một phòng ban. Ví dụ, trưởng phòng nhân sự quản lý hoạt động tuyển dụng, đào tạo và các nhiệm vụ nhân sự theo mục tiêu doanh nghiệp.
• Trưởng bộ phận (Head of Department): Là người phụ trách một đơn vị hoặc lĩnh vực chức năng. Tùy cách tổ chức, Head có thể tương đương trưởng phòng, quản lý cấp cao hoặc giám đốc bộ phận.
• Giám đốc bộ phận (Director): Quản lý và định hướng hoạt động của một lĩnh vực hoặc đơn vị trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, Marketing Director có thể phụ trách chiến lược, ngân sách và kết quả Marketing theo quyền hạn được giao.

Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoạt động, còn có chức vụ Giám đốc chi nhánh (Branch Manager/Branch Director). Người giữ vị trí này phụ trách hoạt động của một chi nhánh, thường bao gồm nhân sự, vận hành và kết quả kinh doanh tại đơn vị.

Giám đốc chi nhánh có thể báo cáo cho giám đốc khu vực hoặc ban điều hành, tùy mô hình tổ chức. Do đó, đây là chức vụ được xác định theo phạm vi quản lý, không phải một cấp bậc cố định trong mọi công ty.

Nhóm giám đốc và lãnh đạo điều hành cấp cao

Lãnh đạo điều hành cấp cao chịu trách nhiệm quản lý hoạt động chung hoặc một lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp. Nhiều chức danh sử dụng tên viết tắt bắt đầu bằng chữ C, thường gọi là nhóm C-level.

• Giám đốc điều hành (CEO – Chief Executive Officer): Là tên gọi phổ biến dành cho người đứng đầu bộ máy điều hành, chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động kinh doanh và triển khai chiến lược. Tại Việt Nam, vai trò CEO có thể tương ứng với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong một số doanh nghiệp, nhưng cần xác định theo chức danh và thẩm quyền thực tế.
• Giám đốc vận hành (COO – Chief Operating Officer): Phụ trách hoạt động vận hành, xây dựng và cải thiện quy trình, phối hợp các bộ phận để triển khai kế hoạch kinh doanh.
• Giám đốc tài chính (CFO – Chief Financial Officer): Chịu trách nhiệm về chiến lược tài chính, quản lý ngân sách, dòng tiền và các rủi ro tài chính. CFO cung cấp thông tin tài chính phục vụ hoạt động quản trị và ra quyết định.
• Giám đốc Marketing (CMO – Chief Marketing Officer): Phụ trách chiến lược Marketing, phát triển thương hiệu, nghiên cứu thị trường và quản lý các hoạt động tiếp thị nhằm đáp ứng mục tiêu kinh doanh.
• Giám đốc công nghệ (CTO – Chief Technology Officer): Định hướng công nghệ, quản lý các hoạt động kỹ thuật và phát triển giải pháp công nghệ phục vụ sản phẩm hoặc hoạt động kinh doanh.
• Giám đốc công nghệ thông tin (CIO – Chief Information Officer): Phụ trách chiến lược công nghệ thông tin, hệ thống dữ liệu và hạ tầng thông tin nội bộ. CIO thường tập trung vào ứng dụng công nghệ trong vận hành, nhưng phạm vi có thể giao thoa với CTO.
• Giám đốc thương mại (CCO – Chief Commercial Officer): Quản lý chiến lược thương mại, phát triển thị trường và những hoạt động tạo doanh thu. CCO cũng có thể mang nghĩa khác tại một số doanh nghiệp nên cần kiểm tra tên đầy đủ.
• Giám đốc nhân sự (CHRO – Chief Human Resources Officer): Chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược nhân sự, phát triển nguồn lực, chính sách tuyển dụng và tổ chức bộ máy nhân sự.
• Giám đốc sản phẩm (CPO – Chief Product Officer): Phụ trách chiến lược sản phẩm, định hướng phát triển và quản lý danh mục sản phẩm theo mục tiêu doanh nghiệp. Chữ viết tắt CPO cũng có thể được sử dụng với ý nghĩa khác trong từng tổ chức.
• Giám đốc pháp lý (CLO – Chief Legal Officer): Quản lý hoạt động pháp lý, tư vấn về rủi ro và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Phó tổng giám đốc (Deputy General Director): Hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành doanh nghiệp, thường được giao phụ trách một hoặc nhiều lĩnh vực. Phạm vi quyền hạn phụ thuộc vào quyết định bổ nhiệm và cơ cấu quản lý.

Các C-level thường phụ trách những chức năng khác nhau và có thể cùng báo cáo cho CEO. Vì vậy, CFO, CMO, CTO hoặc COO không mặc nhiên xếp trên dưới nhau.

Ngoài ra, doanh nghiệp không bắt buộc phải có đầy đủ những chức danh này. Một công ty nhỏ có thể giao một người phụ trách nhiều lĩnh vực, trong khi tổ chức lớn thường phân chia nhiệm vụ chuyên biệt hơn.

Các chức vụ thuộc cơ quan quản trị doanh nghiệp

Chức vụ quản trị doanh nghiệp gắn với việc định hướng, quyết định và giám sát hoạt động theo thẩm quyền được pháp luật và điều lệ công ty quy định. Nhóm này khác với các chức vụ trực tiếp điều hành công việc kinh doanh hằng ngày.

Các chức vụ quản trị phổ biến gồm:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chairman of the Board): Do Hội đồng quản trị (HĐQT) bầu trong số các thành viên, chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động, triệu tập và chủ trì các cuộc họp HĐQT, giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định theo thẩm quyền.
• Thành viên Hội đồng quản trị (Board Member): Tham gia xem xét, biểu quyết và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT, không mặc nhiên trực tiếp điều hành phòng ban.
• Chủ tịch Hội đồng thành viên (Chairman of the Members’ Council): Tổ chức hoạt động của Hội đồng thành viên, triệu tập và chủ trì cuộc họp, thực hiện quyền và nhiệm vụ theo pháp luật và điều lệ.
• Chủ tịch công ty (Company President/Chairperson): Là chức vụ quản lý trong mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo quy định áp dụng, với quyền hạn được xác định theo pháp luật và điều lệ.
• Kiểm soát viên (Controller): Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát theo mô hình tổ chức và quy định pháp luật tương ứng, không thuộc tuyến quản lý nhân sự thông thường.

Trong công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất, HĐQT là cơ quan quản lý công ty, còn Giám đốc/Tổng giám đốc phụ trách điều hành công việc kinh doanh hằng ngày.

HĐQT có quyền bổ nhiệm hoặc thuê và giám sát Giám đốc/Tổng giám đốc, nhưng Chủ tịch HĐQT không có toàn bộ quyền quyết định của HĐQT. Hai vị trí thuộc hai chức năng khác nhau và có thể do cùng một người đảm nhiệm nếu pháp luật cho phép. Riêng công ty đại chúng và một số doanh nghiệp thuộc trường hợp luật quy định không được kiêm nhiệm hai chức vụ này.

Các quy định trên được thể hiện tại Điều 137, 138, 153, 156 và 162 của Luật Doanh nghiệp được hợp nhất tại Văn bản số 67/VBHN-VPQH.

Những chức vụ trong công ty dễ bị nhầm lẫn

Tên gọi chức vụ đôi khi không phản ánh đầy đủ cấp quản lý. Hai người có chức danh giống nhau vẫn có thể khác về quyền hạn, phạm vi nhân sự phụ trách và trách nhiệm báo cáo.

Ngoài ra, một chức danh nhưng phạm vi quản lý có thể khác nhau tùy doanh nghiệp. Ví dụ, Marketing Manager tại công ty A chỉ phụ trách một nhóm và báo cáo cho Marketing Director, trong khi tại công ty B có thể quản lý toàn bộ hoạt động Marketing và báo cáo trực tiếp cho CEO. 

Vì vậy, khi so sánh cấp bậc, cần xem xét quyền quyết định, phạm vi quản lý và tuyến báo cáo thay vì chỉ dựa vào tên chức danh.

Cơ cấu chức vụ thay đổi thế nào theo quy mô công ty?

Cơ cấu chức vụ trong doanh nghiệp thay đổi tùy theo quy mô nhân sự, ngành nghề và cách vận hành. Mỗi mô hình có cách phân chia trách nhiệm và cấp quản lý khác nhau:

• Startup và doanh nghiệp nhỏ: Thường có ít cấp quản lý, một người có thể kiêm nhiệm nhiều vai trò. Ví dụ, CEO trực tiếp quản lý đội Marketing và chỉ bổ nhiệm Marketing Manager khi cần phân chia công việc. Tuy nhiên, quyền phê duyệt ngân sách vẫn có thể thuộc CEO.
• Doanh nghiệp vừa và lớn: Thường phân chia nhiều phòng ban và cấp quản lý chuyên trách. Ví dụ, bộ phận Marketing có thể gồm CMO, Marketing Manager, Team Leader và nhân viên. Một số doanh nghiệp sử dụng Marketing Director thay cho CMO tùy cơ cấu tổ chức.

Doanh nghiệp nên cân nhắc bổ sung cấp quản lý khi khối lượng công việc vượt quá khả năng điều phối của người đứng đầu, quá trình ra quyết định chậm trễ hoặc trách nhiệm giữa các nhân sự chồng chéo. 

Trước khi bổ nhiệm chức vụ mới, cần xác định rõ nhiệm vụ được chuyển giao, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm đối với kết quả công việc để bảo đảm bộ máy vận hành hiệu quả, tránh phát sinh những cấp quản lý không cần thiết.

Cách xác định vai trò và quyền hạn của từng chức vụ

Để xác định vai trò và quyền hạn của một chức vụ trong công ty, cần xem xét bốn yếu tố chính:

• Trách nhiệm: Xác định nhiệm vụ được giao và kết quả công việc mà vị trí đó phải chịu trách nhiệm.
• Quyền hạn: Làm rõ phạm vi được ra quyết định, phê duyệt và quản lý các hoạt động liên quan.
• Báo cáo: Xác định cấp trên trực tiếp, tuyến báo cáo và nhân sự thuộc quyền quản lý.
• Phối hợp: Xác định những bộ phận hoặc chức vụ cần phối hợp để hoàn thành công việc.

Ví dụ, trong một chiến dịch Marketing, trưởng phòng lập kế hoạch, trưởng nhóm theo dõi tiến độ và chuyên viên trực tiếp triển khai. Tuy nhiên, quyền phê duyệt ngân sách có thể thuộc trưởng phòng, giám đốc Marketing hoặc CEO, tùy quy chế phân quyền của doanh nghiệp.

Kết luận

Hiểu rõ các chức vụ trong công ty giúp người lao động nắm được trách nhiệm, tuyến báo cáo và định hướng phát triển nghề nghiệp. Đối với doanh nghiệp, việc phân chia quyền hạn hợp lý còn hỗ trợ quản lý và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận. 

Để tìm hiểu sâu hơn về vai trò và trách nhiệm của từng vị trí, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan đến chức vụ trong doanh nghiệp tại Replus.