Mẫu thư mời họp công ty: tải Word và cách viết theo tình huống

Mẫu thư mời họp công ty cần nêu rõ người được mời, mục đích, thời gian, địa điểm và cách xác nhận tham dự. Replus tổng hợp bốn mẫu cho họp nội bộ, giao ban, làm việc với đối tác và họp trực tuyến, kèm file Word để bạn chỉnh sửa và sử dụng.

Tải mẫu thư mời họp công ty file Word

Nếu cần thư mời dạng văn bản để in hoặc gửi đính kèm, bạn có thể tải bộ mẫu dưới đây. File gồm hai mẫu thư trình bày trang trọng và hai mẫu email có thể sao chép.

Tải bộ 4 mẫu thư mời họp công ty Word

Hai mẫu thư in có quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày lập và tiêu đề căn giữa. Các mẫu email tập trung vào thông tin để người nhận sắp xếp lịch và chuẩn bị tài liệu.

Lưu ý: Các mẫu trong bài dành cho cuộc họp doanh nghiệp thông thường. Nếu tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, cần kiểm tra quy định hiện hành và điều lệ về người có quyền mời, thành phần tham dự, thời hạn, cách gửi và tài liệu kèm theo.

4 mẫu thư mời họp công ty để sao chép

Mẫu 1: Thư mời họp nội bộ công ty

Mẫu này phù hợp khi cần văn bản mời họp có người ký, thông tin tổ chức rõ ràng và chương trình dự kiến. Trong file Word, phần quốc hiệu, tiêu ngữ được đặt ở đầu trang; tiêu đề và dòng “Về việc” được căn giữa.

[TÊN CÔNG TY]
Số: [Số thư mời]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[Địa danh], ngày [dd] tháng [mm] năm [yyyy]

THƯ MỜI HỌP CÔNG TY
Về việc: [Chủ đề cuộc họp]

Kính gửi: [Họ tên, chức vụ hoặc bộ phận được mời]

[Tên công ty/bộ phận tổ chức] trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự cuộc họp [tên cuộc họp] để [mục tiêu cụ thể].

• Thời gian: Từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc], ngày [dd/mm/yyyy].
• Địa điểm: [Tên phòng, tầng, tòa nhà và địa chỉ đầy đủ].
• Người chủ trì: [Họ tên, chức vụ].

Nội dung dự kiến:

1. [Nội dung thứ nhất].
2. [Nội dung thứ hai].
3. [Nội dung cần kết luận hoặc phân công].

Chuẩn bị trước cuộc họp: [Tài liệu cần đọc, báo cáo cần gửi và hạn gửi].

Vui lòng xác nhận tham dự trước [giờ, ngày] qua [email/số điện thoại/kênh nội bộ]. Nếu không thể tham dự, Anh/Chị vui lòng thông báo cho [đầu mối] để được hướng dẫn theo quy trình của công ty.

Đầu mối hỗ trợ: [Họ tên, bộ phận, thông tin liên hệ].

Trân trọng kính mời!

[CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu nếu áp dụng)
[Họ và tên]

Mẫu 2: Email mời họp giao ban công ty

Với họp giao ban định kỳ, người nhận cần biết thời gian, nội dung rà soát và tài liệu phải cập nhật. Bạn có thể sử dụng mẫu email sau:

Tiêu đề: [Mời họp] Giao ban [bộ phận] – [giờ, ngày dd/mm/yyyy]

Kính gửi Anh/Chị [tên hoặc bộ phận],

[Bộ phận tổ chức] mời Anh/Chị tham dự cuộc họp giao ban [tuần/tháng] để rà soát tiến độ, xử lý vướng mắc và thống nhất công việc tiếp theo.

• Thời gian: [Giờ bắt đầu–kết thúc], ngày [dd/mm/yyyy].
• Địa điểm: [Tên phòng, tầng và địa chỉ nếu cần].
• Chủ trì: [Họ tên, chức vụ].

Chương trình dự kiến:

1. Rà soát các đầu việc kỳ trước.
2. Trao đổi khó khăn cần phối hợp xử lý.
3. Thống nhất công việc, người phụ trách và thời hạn.

Anh/Chị vui lòng cập nhật [tên báo cáo] trước [giờ, ngày] tại [tệp hoặc thư mục đã được phân quyền].

Vui lòng xác nhận tham dự qua [kênh] trước [giờ, ngày]. Nếu có vướng mắc về lịch, Anh/Chị phản hồi để [đầu mối] tổng hợp.

Trân trọng,

[Họ tên người gửi]
[Bộ phận/chức vụ]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 3: Thư mời họp công ty gửi đối tác

Khi mời đối tác, cần làm rõ mục tiêu buổi làm việc, người đại diện và trạng thái lịch. Nếu hai bên chưa thống nhất thời gian, hãy ghi “thời gian đề xuất” để người nhận phản hồi.

[TÊN CÔNG TY]
Số: [Số thư mời]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[Địa danh], ngày [dd] tháng [mm] năm [yyyy]

Tư vấn trong 30 phút

Cần tư vấn không gian làm việc?

Chia sẻ nhu cầu, Replus sẽ đề xuất phương án phù hợp.

Thông tin liên hệ

Super fast contact

Tên khách hàng *

Số điện thoại *

Gửi thông tin

THƯ MỜI HỌP VỚI ĐỐI TÁC
Về việc: [Nội dung cần trao đổi]

Kính gửi: [Tên đối tác/Người nhận và chức vụ]

[Tên công ty] trân trọng kính mời Quý Công ty/Ông/Bà tham dự buổi làm việc về [chủ đề], nhằm [mục tiêu cụ thể].

• Thời gian đề xuất: [Giờ bắt đầu–kết thúc], ngày [dd/mm/yyyy].
• Địa điểm: [Tên phòng, tầng, tòa nhà, địa chỉ và hướng dẫn di chuyển].
• Đại diện phía chúng tôi: [Họ tên, chức vụ, vai trò].

Các nội dung dự kiến:

1. [Vấn đề cần trao đổi].
2. [Phương án cần xem xét].
3. [Bước phối hợp tiếp theo].

Tài liệu gửi trước: [Tên tài liệu và phiên bản].

Kính đề nghị Quý Công ty xác nhận thời gian và thông tin người tham dự trước [giờ, ngày] qua [kênh liên hệ]. Nếu lịch đề xuất chưa phù hợp, vui lòng phản hồi khung giờ thuận tiện để hai bên thống nhất.

Đầu mối phối hợp: [Họ tên, chức vụ, email và số điện thoại].

Trân trọng kính mời!

[CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu nếu áp dụng)
[Họ và tên]

Mẫu 4: Email mời họp trực tuyến

Thư mời họp online cần giúp người nhận tham gia được mà không phải hỏi lại link, mã truy cập hoặc múi giờ. Có thể sử dụng mẫu sau:

Tiêu đề: [Mời họp trực tuyến] [Chủ đề] – [giờ, ngày dd/mm/yyyy]

Kính gửi Anh/Chị [tên hoặc bộ phận],

[Tên công ty/bộ phận] mời Anh/Chị tham dự cuộc họp trực tuyến về [chủ đề] để [mục tiêu].

• Thời gian: [Giờ bắt đầu–kết thúc], ngày [dd/mm/yyyy].
• Múi giờ: [UTC+7 – giờ Việt Nam hoặc múi giờ áp dụng].
• Nền tảng: [Tên nền tảng].
• Đường dẫn tham gia: [Link họp đã kiểm tra].
• Mã cuộc họp/mật khẩu nếu cần: [Thông tin truy cập].
• Người chủ trì: [Họ tên, chức vụ].

Nội dung dự kiến:

1. [Nội dung thứ nhất].
2. [Nội dung thứ hai].
3. [Kết quả cần thống nhất].

Tài liệu chuẩn bị: [Tài liệu hoặc liên kết đã được phân quyền].

Vui lòng thử đường dẫn và thiết bị trước giờ họp. Nếu không truy cập được, liên hệ [họ tên, kênh hỗ trợ].

Vui lòng xác nhận tham dự trước [giờ, ngày] qua [kênh phản hồi].

Trân trọng,

[Họ tên người gửi]
[Bộ phận/chức vụ]
[Thông tin liên hệ]

Thư mời họp công ty cần có những nội dung gì?

Một thư mời hữu ích cần giúp người nhận trả lời được: “Tôi có cần tham dự không, cuộc họp giải quyết việc gì và tôi phải chuẩn bị gì?”

Bạn không cần đưa toàn bộ kế hoạch dự án vào thư mời. Hãy giữ những thông tin giúp người nhận quyết định lịch và chuẩn bị; phần tài liệu chi tiết có thể đính kèm hoặc đặt trong thư mục được phân quyền.-

Phân biệt thư mời họp công ty và giấy mời theo Nghị định 30

Trong giao tiếp doanh nghiệp, “thư mời họp” và “giấy mời họp” có thể được dùng gần nghĩa nhau. Khi soạn tài liệu, cần xác định cuộc họp và đơn vị có yêu cầu thể thức riêng hay không.

Theo giải đáp của Bộ Nội vụ trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Vì vậy, không nên mặc định mọi thư mời họp của doanh nghiệp tư nhân đều phải dùng mẫu giấy mời theo nghị định này.

Các mẫu Word trong bài là mẫu tham khảo cho doanh nghiệp, có quốc hiệu và tiêu ngữ để sử dụng khi cần hình thức trang trọng. Đây không phải bản sao mẫu giấy mời theo Nghị định 30. Nếu đơn vị thuộc đối tượng áp dụng hoặc có quy chế yêu cầu thể thức đó, hãy đối chiếu mẫu và quy định tương ứng.

Nên gửi thư mời họp qua email hay bằng văn bản?

Với họp nội bộ thông thường, có thể chọn hình thức theo quy trình của công ty và nhu cầu sử dụng:

Thời điểm gửi cần đủ để người nhận sắp xếp công việc và chuẩn bị tài liệu. Với cuộc họp có yêu cầu pháp lý riêng, phải kiểm tra thời hạn và phương thức gửi áp dụng; không dùng một mốc chung cho mọi loại cuộc họp.

Checklist trước khi gửi thư mời họp

Trước khi phát hành, hãy kiểm tra:

• Tên cuộc họp phản ánh đúng chủ đề và mục tiêu.
• Người nhận, chức vụ và đơn vị được ghi chính xác.
• Ngày, giờ và múi giờ khớp giữa các tài liệu.
• Địa điểm đã được xác nhận; không còn tên phòng dự kiến.
• Link họp, mã truy cập và link tài liệu hoạt động.
• Người được mời có quyền đọc các tài liệu cần chuẩn bị.
• Có chương trình và yêu cầu chuẩn bị cụ thể.
• Có hạn phản hồi, kênh xác nhận và đầu mối hỗ trợ.
• Người ký hoặc người gửi phù hợp với quy trình của đơn vị.
• Đã thay toàn bộ nội dung trong dấu ngoặc vuông.

Thư mời cho biết kế hoạch trước cuộc họp; biên bản ghi nhận nội dung và kết quả thực tế sau cuộc họp. Khi tổ chức, nên phân công người ghi biên bản cuộc họp ngay từ đầu để lưu đúng quyết định, người phụ trách và thời hạn triển khai.

Chuẩn bị địa điểm họp cùng Replus

Nếu tổ chức họp tại địa điểm bên ngoài, hãy kiểm tra số người, sức chứa, thời lượng và thiết bị cần sử dụng trước khi đưa địa chỉ vào thư mời.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ cho thuê phòng họp Replus và cung cấp khu vực mong muốn, ngày giờ, số người cùng nhu cầu trình chiếu hoặc họp trực tuyến để được tư vấn phương án phù hợp.

Sau khi địa điểm được xác nhận, hãy cập nhật tên phòng và hướng dẫn di chuyển vào thư mời. Bạn có thể tải bộ mẫu Word ở đầu bài, chọn tình huống phù hợp và hoàn thiện thông tin trước khi gửi.