Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp điều chỉnh nơi đặt trụ sở đã ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc này không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, đúng quy định pháp luật.
Tính pháp lý khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc phải thể hiện trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở, bắt buộc phải tiến hành đăng ký điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 30 của Luật này, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Theo Khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ đã được xác lập của doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo Khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính kéo theo sự thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục liên quan tại cơ quan thuế trước khi thực hiện đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
Trình tự thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cần thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nội dung hồ sơ và cách thức thực hiện được quy định như sau:
Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Căn cứ khoản 2 Điều 40 Nghị định 186/2025/NĐ-CP, hồ sơ để đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần chuẩn bị gồm:
- Văn bản đề nghị điều chỉnh nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị quyết hoặc quyết định về việc chuyển đổi địa chỉ trụ sở chính, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: cần có quyết định của chủ sở hữu.
- Đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: phải có nghị quyết/quyết định từ Hội đồng thành viên.
- Đối với công ty cổ phần: yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho bên khác thực hiện thủ tục, cần chuẩn bị thêm văn bản ủy quyền, cụ thể:
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân: Cần có văn bản ủy quyền, không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.
- Ủy quyền cho tổ chức:
- Bản sao hợp đồng ủy quyền.
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.
- Ủy quyền cho bưu chính công ích: Cần có phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do đơn vị phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính cùng người đại diện có thẩm quyền.
- Ủy quyền cho bưu chính không thuộc công ích:
- Bản sao hợp đồng ủy quyền.
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.
Những lưu ý quan trọng căn cứ theo Thủ tục 6 Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025
- Người ủy quyền và người được ủy quyền cần thực hiện xác thực điện tử để hoàn tất việc đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hệ thống xác thực bị gián đoạn, người ủy quyền có trách nhiệm xác thực bổ sung sau khi được cấp đăng ký.
- Trong trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ cần kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ (Căn cước công dân, Hộ chiếu, hoặc giấy tờ có giá trị thay thế).
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và thời gian xử lý thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng hình thức trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính
Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Bao gồm:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh do Sở Tài chính cấp tỉnh, thành phố quản lý, đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong phạm vi địa phương (trừ trường hợp trong khu công nghệ cao).
- Ban quản lý khu công nghệ cao, đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong khu công nghệ cao.
Bước 2: Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký cấp tỉnh cấp giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả và đồng thời gửi thông tin đến cơ quan thuế.
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế phản hồi về tình trạng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì sẽ gửi văn bản yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.
Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến
Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai, tải lên văn bản điện tử, ký số và nộp lệ phí.
Bước 2: Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện xác thực điện tử. Nếu hệ thống bị gián đoạn, việc xác thực có thể bổ sung sau khi cấp đăng ký.
Bước 3: Sau khi nộp hồ sơ, người nộp nhận giấy tiếp nhận và lịch trả kết quả điện tử qua tài khoản.
Bước 4: Trong vòng 03 ngày làm việc:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử.
- Nếu chưa hợp lệ: thông báo qua hệ thống để doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung.
Lưu ý quan trọng:
- Theo Điều 22 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải công khai thông tin thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu cơ quan thuế quản lý bị thay đổi do doanh nghiệp đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế trước khi đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2025
Chi phí thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp
Khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý về mức phí và lệ phí theo quy định:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:
- Từ ngày 01/7/2025 đến hết năm 2026: 25.000 đồng/lần.
- Từ năm 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần.
- Miễn lệ phí đăng ký đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hình thức điện tử.
- Người nộp hồ sơ phải thanh toán phí công bố nội dung đăng ký ngay tại thời điểm nộp hồ sơ. Nếu hồ sơ bị từ chối và không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khoản phí này sẽ được hoàn trả.
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp cũng được nộp tại thời điểm nộp hồ sơ, nhưng sẽ không được hoàn trả trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký.
(Căn cứ Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC).
Điều kiện và tiêu chuẩn để tiến hành thủ tục hành chính đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ cần tuân thủ các yêu cầu liên quan đến thông tin cá nhân và hồ sơ kèm theo:
Yêu cầu về thông tin cá nhân
- Trường hợp đã có số định danh cá nhân: Người nộp hồ sơ phải kê khai thông tin đầy đủ, đồng ý chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đối chiếu. Nếu có sai lệch, cá nhân cần điều chỉnh lại thông tin.
- Trường hợp nộp hồ sơ giấy: Người nộp phải xuất trình CCCD hoặc căn cước điện tử. Nếu chưa có số định danh, cần bổ sung hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế.
- Đối với các cá nhân liên quan (cổ đông, thành viên, người đại diện…), nếu không có số định danh, hồ sơ phải kèm theo hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.
- Trong trường hợp hệ thống kết nối với CSDL quốc gia về dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải bổ sung bản sao CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế cho tất cả cá nhân có liên quan.
Xem thêm: Thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh
Yêu cầu về hồ sơ đăng ký
- Với hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua bưu chính:
- Hồ sơ cần bảo đảm có đủ các giấy tờ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đã ghi rõ tên doanh nghiệp.
- Cung cấp số điện thoại của người nộp hồ sơ.
- Đã hoàn tất việc nộp phí, lệ phí theo quy định.
- Hồ sơ đăng ký thực hiện qua hệ thống trực tuyến:
- Hồ sơ phải đảm bảo có đầy đủ giấy tờ, được lập dưới dạng văn bản điện tử với nội dung tương tự hồ sơ giấy.
- Các thông tin kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải chính xác và trùng khớp với hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ phải có thông tin liên hệ gồm số điện thoại và email của người nộp.
- Văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải được ký số hoặc xác thực bởi người có thẩm quyền, hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy tờ ủy quyền điện tử hợp lệ.
Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp phí đúng quy định và tuân thủ thời hạn pháp luật. Việc thực hiện chính xác sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và hoạt động hợp pháp, tránh các rủi ro hành chính phát sinh. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về pháp lý doanh nghiệp, hãy liên với với Replus để được tư vấn hiệu quả và chính xác nhất.
