Mẫu hợp đồng thuê nhà trọ mới nhất, đầy đủ và dễ dùng

Hợp đồng thuê nhà trọ là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa chủ nhà và người thuê về phòng trọ, giá thuê, tiền đặt cọc, điện nước, thời hạn thuê cùng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Hợp đồng càng rõ ràng thì việc nhận phòng, trả phòng và hoàn cọc càng ít phát sinh tranh chấp.

Khi tìm phòng, nhiều người chỉ quan tâm vị trí và giá thuê mà bỏ qua những điều khoản tưởng nhỏ như cách tính điện nước, thời hạn báo trước hay trường hợp bị khấu trừ tiền cọc. Vì vậy, Replus đã chuẩn bị một mẫu hợp đồng có kèm biên bản bàn giao, bảng chỉ số điện nước, biên bản trả phòng và danh sách người cùng ở để bạn dễ sử dụng.

Hợp đồng thuê nhà trọ là gì?

Hợp đồng thuê nhà trọ là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê. Theo đó, chủ nhà giao phòng cho người thuê sử dụng trong một thời hạn nhất định, còn người thuê có trách nhiệm trả tiền và thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết.

Khác với thỏa thuận miệng, hợp đồng thuê nhà trọ bằng văn bản giúp hai bên chứng minh được các nội dung quan trọng như:

• Phòng nào được cho thuê, diện tích và khu vực sử dụng chung.
• Giá thuê, tiền đặt cọc và thời điểm thanh toán.
• Đơn giá điện, nước, internet, giữ xe và phí dịch vụ.
• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn.
• Trách nhiệm sửa chữa, bảo quản tài sản.
• Điều kiện trả phòng và thời hạn hoàn tiền cọc.
• Quy định về người cùng ở, khách qua đêm và vật nuôi.

Theo Điều 163 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng về nhà ở do các bên thỏa thuận và phải được lập thành văn bản. Luật này có hiệu lực từ ngày 1/1/2025.

Hợp đồng thuê nhà trọ cần có những nội dung nào?

Một hợp đồng thuê nhà trọ đầy đủ nên bao gồm ít nhất các nhóm nội dung sau.

1. Thông tin của chủ nhà và người thuê

Hai bên cần ghi đầy đủ:

• Họ và tên.
• Ngày sinh.
• Số CCCD hoặc hộ chiếu.
• Địa chỉ thường trú.
• Số điện thoại và email.
• Thông tin người được ủy quyền nếu người ký không phải chủ nhà.

Người thuê nên đối chiếu thông tin người cho thuê với giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy ủy quyền. Mặc dù giao dịch cho thuê nhà ở thuộc trường hợp không bắt buộc nhà ở phải có Giấy chứng nhận, việc kiểm tra giấy tờ vẫn giúp hạn chế nguy cơ thuê nhầm người không có quyền cho thuê. Quy định này được thể hiện tại Điều 160 Luật Nhà ở 2023.

2. Thông tin phòng trọ

Không nên chỉ ghi chung chung là “cho thuê một phòng trọ”. Hợp đồng cần xác định:

• Địa chỉ nhà trọ.
• Số phòng, tầng hoặc dãy phòng.
• Diện tích sử dụng riêng.
• Nhà vệ sinh riêng hay dùng chung.
• Lối đi, sân, bếp hoặc khu vực dùng chung.
• Chỗ để xe.
• Số người được phép ở.
• Nội thất và thiết bị đi kèm.

Nếu phòng có máy lạnh, máy nước nóng, tủ, giường hoặc thiết bị điện, hai bên nên lập bảng tài sản và chụp ảnh hiện trạng khi bàn giao.

3. Giá thuê và phương thức thanh toán

Điều khoản thanh toán phải ghi rõ:

• Tiền thuê mỗi tháng.
• Ngày thanh toán.
• Thanh toán theo tháng, quý hay kỳ khác.
• Hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Thông tin tài khoản nhận tiền.
• Trường hợp được điều chỉnh giá.
• Thời gian báo trước khi tăng giá.

Không nên sử dụng điều khoản “chủ nhà được tăng giá bất cứ lúc nào”. Thay vào đó, có thể quy định chỉ điều chỉnh sau mỗi 6 hoặc 12 tháng và phải báo trước một khoảng thời gian cụ thể.

4. Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn cọc

Tiền cọc là một trong những nguyên nhân tranh chấp phổ biến nhất. Hợp đồng thuê nhà trọ cần xác định rõ:

• Số tiền đặt cọc.
• Mục đích của khoản cọc.
• Những trường hợp được khấu trừ.
• Cách xác định thiệt hại.
• Thời hạn hoàn tiền sau khi trả phòng.
• Hình thức hoàn tiền.
• Cách xử lý nếu một bên chấm dứt hợp đồng trước hạn.

Một điều khoản có thể tham khảo:

“Tiền đặt cọc được hoàn trả trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày Bên B bàn giao phòng, chìa khóa, tài sản và thanh toán xong các khoản còn nợ. Mọi khoản khấu trừ phải có căn cứ, hình ảnh, hóa đơn, chứng từ hoặc biên bản được hai bên xác nhận.”

Không nên chỉ ghi “vi phạm hợp đồng sẽ mất cọc” mà không giải thích hành vi nào được xem là vi phạm và mức xử lý tương ứng.

5. Tiền điện, nước và các khoản phí

Hợp đồng cần liệt kê từng khoản thu thay vì dùng cụm từ chung chung “phí sinh hoạt”.

Khi nhận phòng và trả phòng, hai bên nên chụp công tơ điện, đồng hồ nước. Việc này giúp tránh tranh luận về chỉ số đầu kỳ và lượng sử dụng thực tế.

6. Thời hạn thuê và báo trước khi trả phòng

Hợp đồng thuê nhà trọ cần ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và điều kiện gia hạn.

Nếu cho phép chấm dứt trước hạn, hai bên cần thống nhất:

• Thời gian báo trước.
• Hình thức thông báo.
• Trách nhiệm thanh toán trong thời gian báo trước.
• Cách xử lý tiền cọc.
• Nghĩa vụ tìm người thuê thay thế, nếu có.

Theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023, trong các trường hợp đơn phương chấm dứt thuộc điều luật này, bên chấm dứt phải thông báo bằng văn bản hoặc hình thức khác theo thỏa thuận trước ít nhất 30 ngày, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

7. Sửa chữa và bồi thường tài sản

Hợp đồng nên phân biệt hai trường hợp:

• Hư hỏng tự nhiên, kết cấu hoặc hệ thống chung: thông thường thuộc trách nhiệm sửa chữa của chủ nhà.
• Hư hỏng do người thuê, người cùng ở hoặc khách gây ra: người thuê chịu chi phí khắc phục.

Mức bồi thường cần dựa trên thiệt hại thực tế và hiện trạng đã ghi trong biên bản bàn giao. Không nên mặc định mọi vết xước hoặc hao mòn tự nhiên đều bị trừ tiền cọc.

Mẫu hợp đồng thuê nhà trọ tham khảo

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo. Các bên cần điều chỉnh theo hiện trạng phòng, thỏa thuận thực tế và yêu cầu pháp lý cụ thể.

Dưới đây là phiên bản xem trước để người dùng hình dung cấu trúc.

Hợp đồng thuê nhà trọ có cần công chứng không?

Không bắt buộc.

Khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023 quy định hợp đồng thuê, mượn, ở nhờ và ủy quyền quản lý nhà ở không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Nếu không thỏa thuận thời điểm khác, hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm ký.

Dù không công chứng, hai bên vẫn nên:

• Ký hoặc ký nháy trên từng trang.
• Ghi rõ ngày hợp đồng có hiệu lực.
• Mỗi bên giữ ít nhất một bản.
• Lưu chứng từ chuyển tiền.
• Chụp ảnh phòng và thiết bị khi bàn giao.
• Lập biên bản khi trả phòng.

Thuê nhà trọ có phải đăng ký tạm trú không?

Người đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi cấp xã nơi đã đăng ký thường trú từ 30 ngày trở lên phải đăng ký tạm trú. Đây là quy định tại Điều 27 Luật Cư trú 2020.

Trong hợp đồng, nên quy định:

• Người thuê có trách nhiệm thực hiện đăng ký tạm trú.
• Chủ nhà phối hợp cung cấp thông tin về chỗ ở hợp pháp.
• Người thuê thông báo khi có thêm hoặc bớt người cùng ở.
• Khách ở lại qua đêm được xử lý theo quy định về lưu trú và nội quy nhà trọ.

Không nên yêu cầu người thuê giao bản gốc CCCD cho chủ nhà giữ trong suốt thời gian thuê.

Checklist cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng

Trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng thuê nhà trọ, người thuê nên kiểm tra:

• Người ký có quyền cho thuê hoặc có giấy ủy quyền.
• Đúng số phòng, diện tích và khu vực sử dụng.
• Thời hạn thuê và ngày nhận phòng.
• Giá thuê có được giữ cố định hay không.
• Đơn giá điện, nước và các loại phí.
• Số tiền cọc và thời hạn hoàn cọc.
• Điều kiện bị khấu trừ hoặc mất cọc.
• Thời gian phải báo trước khi trả phòng.
• Trách nhiệm sửa chữa của mỗi bên.
• Quy định về người cùng ở, khách và vật nuôi.
• Chỉ số điện nước ban đầu.
• Danh mục tài sản và ảnh hiện trạng.

Đặc biệt, không nên chuyển tiền cọc khi chưa xem phòng, chưa xác minh người nhận tiền và chưa có văn bản xác nhận mục đích của khoản thanh toán.

Nếu bạn thuê mặt bằng để làm văn phòng thay vì nhà trọ, tham khảo thêm: checklist sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Kết luận

Một hợp đồng thuê nhà trọ tốt không cần dùng quá nhiều thuật ngữ pháp lý, nhưng phải trả lời rõ bốn câu hỏi: thuê phòng nào, trả bao nhiêu tiền, mỗi bên có trách nhiệm gì và tiền cọc được xử lý ra sao.

Trước khi ký, hãy đọc kỹ điều khoản về điện nước, tăng giá, báo trước, sửa chữa và hoàn cọc. Đồng thời, nên lập biên bản bàn giao kèm ảnh hiện trạng để bảo vệ quyền lợi của cả chủ nhà lẫn người thuê.