Khi doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh hoặc chuyển vị trí trụ sở, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh là cần thiết để đảm bảo thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động luôn chính xác. Việc này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tính minh bạch với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
Khi nào cần giấy thay đổi địa chỉ kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ kinh doanh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể. Địa điểm này không có mã số thuế riêng, không được phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, không có con dấu riêng và không được phép ký kết hợp đồng.
Do đó, khi có sự thay đổi trong hoạt động hoặc nhu cầu điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp mẹ cần tiến hành thủ tục thay đổi nội dung trên giấy chứng nhận địa chỉ kinh doanh (thường gọi là giấy phép kinh doanh) để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.
Các trường hợp cần thay đổi địa chỉ kinh doanh
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp hoặc chi nhánh quản lý có sự thay đổi về tên gọi;
- Chuyển đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản;
- Cơ sở kinh doanh thay đổi tên đăng ký hoạt động;
- Di chuyển địa điểm kinh doanh sang khu vực hoặc vị trí khác;
- Có sự bổ sung, điều chỉnh ngành nghề trong giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Thay đổi thông tin cá nhân của người phụ trách địa điểm kinh doanh (như số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu);
- Cập nhật lại thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại, fax, địa chỉ website hoặc email.
Lưu ý: Doanh nghiệp được phép thay đổi nhiều nội dung trong cùng một lần đăng ký điều chỉnh. Trường hợp chỉ bổ sung ngành nghề kinh doanh hoặc thay đổi các thông tin không thể hiện trên giấy phép, doanh nghiệp sẽ không được cấp lại giấy phép kinh doanh mới, mà chỉ nhận giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh không liên quan đến cơ quan thuế
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp chuyển địa chỉ kinh doanh nhưng vẫn nằm trong cùng quận, huyện hoặc cùng tỉnh/thành phố, do đó cơ quan thuế quản lý không thay đổi. Khi đó, thủ tục điều chỉnh trở nên đơn giản hơn vì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư mà không phải làm việc với cơ quan thuế.
Các giấy tờ cần có trong hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh
Đối với các trường hợp thay đổi không ảnh hưởng đến thông tin quản lý thuế, như: thay đổi tên hoặc địa chỉ của đơn vị chủ quản, tên địa điểm kinh doanh, bổ sung ngành nghề, thông tin người đứng đầu hay thông tin liên hệ (số điện thoại, email, website…). Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau trong hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh:
- Thông báo về việc điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh;
- Giấy ủy quyền cho cá nhân được đại diện nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD hoặc hộ chiếu) của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
Lưu ý: Nếu địa điểm kinh doanh đặt tại chung cư hoặc trung tâm thương mại và Sở Kế hoạch & Đầu tư có yêu cầu, doanh nghiệp cần bổ sung bản sao hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh trong hồ sơ.
Trình tự thực hiện thay đổi địa chỉ kinh doanh
- Nơi nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Thời gian giải quyết: Sau khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, quá trình xử lý sẽ được thực hiện trong vòng từ 3 đến 5 ngày làm việc.
Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh có liên quan đến cơ quan thuế
Khi doanh nghiệp tiến hành chuyển địa chỉ kinh doanh, điều quan trọng là phải xác định xem sự thay đổi này có ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý hay không. Việc này giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình, tránh phát sinh rắc rối trong công tác quản lý thuế hoặc chậm trễ trong cập nhật thông tin pháp lý.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2025
Thay đổi địa chỉ kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế
Khi doanh nghiệp chuyển thay đổi địa chỉ kinh doanh sang quận khác hoặc tỉnh/thành phố khác so với địa chỉ đăng ký ban đầu, dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần thông báo và thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế.
Hồ sơ gửi đến cơ quan thuế quản lý cũ gồm có:
- Mẫu tờ khai 08-MST dùng để cập nhật thông tin đăng ký thuế;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (bản sao).
Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh sau khi chuyển;
- Đơn đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi tiếp nhận (Mẫu 30/ĐK-TCT);
- Văn bản xác nhận chấp thuận việc chuyển địa điểm kinh doanh do cơ quan thuế nơi đi cấp (Mẫu 09-MST).
Lưu ý: Thủ tục này chỉ áp dụng đối với các địa điểm kinh doanh đã được cấp mã số thuế 13 số.
Thay đổi địa chỉ kinh doanh không làm thay đổi cơ quan thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng quận hoặc cùng tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương với địa chỉ đã đăng ký trước đó, và cơ quan thuế quản lý không thay đổi, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ cần nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh;
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện việc nộp hồ sơ.
Những việc cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh
Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý về thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần nhanh chóng đồng bộ các thông tin liên quan để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, tránh gây nhầm lẫn cho đối tác, khách hàng và giúp cơ quan chức năng dễ dàng theo dõi hoạt động của công ty.
Xem thêm: Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp cần gì?
Cập nhật và khắc lại con dấu công ty
Theo quy định, con dấu của doanh nghiệp thường thể hiện mã số thuế, tên công ty, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu để thông tin luôn chính xác và đảm bảo giá trị pháp lý trên các giấy tờ, hợp đồng hay chứng nhận.
Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn công ty
Khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin trên hóa đơn để tránh sai sót trong giao dịch:
- Đối với hóa đơn giấy: Nếu chỉ thay đổi trong cùng quận/huyện, có thể tiếp tục dùng hóa đơn cũ nhưng cần đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi công văn thông báo cho Chi cục Thuế.
- Đối với hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần gửi đề nghị điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế, đồng thời yêu cầu đơn vị phát hành hóa đơn cập nhật lại dữ liệu trên hệ thống.
Thông báo đến các cơ quan quản lý liên quan
Sau khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để cập nhật thông tin mới. Việc này giúp tránh phát sinh sai lệch trong hồ sơ thuế, hợp đồng hoặc dữ liệu quản lý doanh nghiệp.
Lắp đặt biển hiệu tại trụ sở mới
Biển hiệu là yếu tố quan trọng giúp cơ quan chức năng, khách hàng và đối tác nhận diện doanh nghiệp tại địa chỉ mới. Ngoài việc đảm bảo yêu cầu pháp lý, biển hiệu cũng góp phần nâng cao hình ảnh và độ nhận diện thương hiệu của công ty.
Thông báo và cập nhật thông tin trên các kênh liên quan
Doanh nghiệp cần chủ động thông báo địa chỉ mới cho đối tác, khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời cập nhật trên website, hợp đồng, tài liệu marketing và hồ sơ nội bộ. Việc này giúp đảm bảo tính thống nhất và chính xác của thông tin, hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch và hợp tác kinh doanh.
LỜI KẾT
Hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp cập nhật pháp lý mà còn tránh nhầm lẫn trong giao dịch và quản lý. Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp thủ tục và thực hiện đúng quy trình, hãy liên hệ ngay với dịch vụ pháp lý của Replus để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp.
