Mẫu giấy xác nhận nhân thân 2026: cách ghi và điều kiện sử dụng

Giấy xác nhận nhân thân là văn bản được sử dụng để xác minh thông tin cá nhân khi người đề nghị chưa có hoặc không thể xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Với chuyến bay nội địa, giấy phải có xác nhận của cơ quan công an, ảnh nhận diện, dấu giáp lai và còn thời hạn sử dụng.

Lưu ý: Mẫu tải về có thể chỉnh sửa trên Word. Người sử dụng nên liên hệ trước với cơ quan công an, hãng hàng không hoặc cơ quan tiếp nhận để kiểm tra yêu cầu áp dụng trong trường hợp cụ thể.

Giấy xác nhận nhân thân là gì?

Giấy xác nhận nhân thân là văn bản ghi nhận các thông tin cơ bản giúp xác định một cá nhân, chẳng hạn họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, nơi thường trú, nơi tạm trú và lý do đề nghị xác nhận. Các trường hợp thường cần đến giấy này:

• Bị mất căn cước hoặc giấy tờ tùy thân;
• Giấy tờ bị hư hỏng, mờ ảnh hoặc không đọc được thông tin;
• Giấy tờ đã hết thời hạn sử dụng;
• Đã đủ tuổi nhưng chưa được cấp căn cước;
• Cần làm thủ tục đi máy bay nội địa nhưng không có giấy tờ có ảnh hợp lệ;
• Được cơ quan, tổ chức yêu cầu bổ sung văn bản xác minh thông tin cá nhân.

Giấy xác nhận nhân thân không phải giấy tờ thay thế căn cước trong mọi giao dịch. Giá trị sử dụng phụ thuộc vào mục đích xin xác nhận và quy định của cơ quan tiếp nhận.

Mẫu giấy xác nhận nhân thân

Mẫu trên là biểu mẫu tham khảo. Cơ quan xác nhận có thể yêu cầu sử dụng mẫu riêng hoặc bổ sung thông tin tùy theo mục đích sử dụng.

Giấy xác nhận nhân thân dùng để làm gì?

Làm thủ tục đi máy bay nội địa

Đây là mục đích sử dụng phổ biến nhất. Hành khách có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi có thể sử dụng giấy do cơ quan công an xác nhận khi không có căn cước, hộ chiếu hoặc một loại giấy tờ được chấp nhận khác.

Theo hướng dẫn về giấy tờ đi máy bay áp dụng từ ngày 15/2/2024, giấy xác nhận của cơ quan công an thuộc nhóm giấy tờ hành khách Việt Nam có thể xuất trình trên chuyến bay nội địa.

Xác minh danh tính khi mất giấy tờ

Người bị mất toàn bộ giấy tờ có thể đề nghị công an nơi cư trú xác minh thông tin. Tuy nhiên, văn bản được cấp không mặc nhiên có giá trị thay căn cước trong mọi thủ tục ngân hàng, công chứng, đăng ký tài sản hoặc giao dịch dân sự.

Người đề nghị phải hỏi cơ quan tiếp nhận xem họ có chấp nhận hình thức xác nhận này hay yêu cầu cấp lại căn cước.

Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu

Một số đơn vị có thể yêu cầu văn bản xác minh thông tin cá nhân trong quá trình giải quyết hồ sơ. Khi đó, người làm đơn cần ghi đúng mục đích và nội dung mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu xác nhận.

Không nên sử dụng mẫu dành riêng cho chuyến bay nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu xác nhận một nội dung khác như cư trú, quan hệ gia đình hoặc thông tin hộ tịch.

Giấy xác nhận nhân thân có thay thế CCCD không?

Giấy xác nhận nhân thân chỉ có giá trị trong phạm vi được pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận chấp thuận. Văn bản này không phải là căn cước và không thay thế lâu dài cho căn cước.

Ví dụ, giấy được cơ quan công an xác nhận có thể được chấp nhận khi đi máy bay nội địa. Tuy nhiên, ngân hàng, tổ chức công chứng hoặc cơ quan đăng ký tài sản có thể vẫn yêu cầu căn cước, hộ chiếu hoặc dữ liệu định danh hợp lệ theo Luật Căn cước 2023.

Người bị mất hoặc hết hạn căn cước nên đồng thời thực hiện thủ tục cấp lại để tránh ảnh hưởng đến những giao dịch sau đó.

Điều kiện sử dụng khi đi máy bay

Giấy dùng để làm thủ tục hàng không cần đáp ứng các điều kiện sau:

Giấy tờ dùng khi đi máy bay phải còn giá trị, thể hiện rõ thông tin và có ảnh phù hợp, trừ một số giấy tờ dành cho trẻ em hoặc trường hợp đặc biệt.

Giấy xác nhận nhân thân có giá trị bao lâu?

Giấy dùng để làm thủ tục đi máy bay nội địa có giá trị 30 ngày kể từ ngày cơ quan công an xác nhận.

Ví dụ, nếu giấy được xác nhận ngày 1/9 thì hành khách cần sử dụng trong thời hạn 30 ngày tính từ mốc này. Người dùng không nên chỉ căn cứ vào ngày khởi hành mà bỏ qua chuyến bay về. Nếu ngày bay về nằm ngoài thời hạn, hành khách có thể phải xin xác nhận mới hoặc chuẩn bị một loại giấy tờ hợp lệ khác.

Thời hạn 30 ngày nói trên áp dụng cho mục đích hàng không. Nếu giấy được xin để thực hiện một thủ tục khác, thời hạn chấp nhận sẽ phụ thuộc vào quy định hoặc yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Xin giấy xác nhận nhân thân ở đâu?

Người có nhu cầu nên liên hệ công an xã, phường hoặc thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú để được kiểm tra dữ liệu và hướng dẫn xác nhận.

Cục Hàng không Việt Nam từng khuyến cáo hành khách có giấy tờ bị mất, hết hạn, bị mờ hoặc chưa được cấp căn cước liên hệ công an nơi cư trú để làm giấy xác nhận theo mẫu hiện hành.

Người dân đang sinh sống xa quê có thể liên hệ công an tại nơi tạm trú. Khả năng xác nhận phụ thuộc vào thông tin cư trú và dữ liệu mà cơ quan công an có thể kiểm tra.

Không nên mặc nhiên yêu cầu Ủy ban nhân dân, trường học hoặc doanh nghiệp xác nhận thay công an nếu thủ tục hàng không yêu cầu xác nhận của cơ quan công an.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Pháp luật không quy định một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi trường hợp. Để hạn chế phải đi lại nhiều lần, người đề nghị có thể chuẩn bị:

• Mẫu giấy đã điền phần dành cho người đề nghị;
• Hai ảnh chân dung 4×6 cm chụp gần đây;
• Số định danh cá nhân hoặc thông tin căn cước cũ;
• Giấy báo mất hoặc giấy tờ còn lại, nếu có;
• Thông tin về nơi thường trú, tạm trú;
• Vé máy bay hoặc mã đặt chỗ;
• Điện thoại có ứng dụng VNeID, nếu đang sử dụng;
• Tài liệu khác theo hướng dẫn của cơ quan công an.

Người làm đơn không nên tự ghi vào phần xác nhận, tự ký thay người có thẩm quyền hoặc tự đóng dấu lên ảnh.

Thủ tục xin giấy xác nhận nhân thân

Bước 1: Kiểm tra giấy tờ thay thế

Trước khi làm đơn, hành khách nên kiểm tra mình có hộ chiếu, giấy phép lái xe, tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc một loại giấy tờ hợp lệ khác hay không. Nếu có giấy tờ thay thế được chấp nhận, hành khách có thể không cần xin xác nhận.

Bước 2: Chuẩn bị mẫu và ảnh

Người đề nghị tải mẫu Word, điền chính xác thông tin và chuẩn bị ảnh 4×6 cm. Các nội dung phải thống nhất với dữ liệu cư trú và giấy tờ đã được cấp trước đây.

Bước 3: Đến cơ quan công an

Người đề nghị đến công an nơi thường trú hoặc tạm trú, trình bày lý do và cung cấp thông tin phục vụ việc xác minh.

Bước 4: Kiểm tra nội dung xác nhận

Sau khi nhận giấy, cần kiểm tra:

• Họ tên có đúng với vé máy bay không;
• Ngày tháng năm sinh có chính xác không;
• Ảnh có dấu giáp lai hay chưa;
• Cơ quan xác nhận đã ký và đóng dấu chưa;
• Ngày xác nhận có rõ ràng không;
• Giấy có bị sửa chữa hoặc tẩy xóa không.

Bước 5: Liên hệ hãng hàng không khi cần

Nếu chuyến bay sắp khởi hành hoặc trường hợp giấy tờ phức tạp, hành khách nên liên hệ hãng hàng không để kiểm tra trước. Việc hỏi sớm giúp hạn chế nguy cơ đến sân bay nhưng không đủ điều kiện làm thủ tục.

Cách ghi mẫu giấy xác nhận nhân thân

Phần kính gửi

Ghi đúng tên công an xã, phường hoặc thị trấn nơi người đề nghị liên hệ xác nhận. Ví dụ: “Kính gửi: Công an phường Tăng Nhơn Phú, Thành phố Hồ Chí Minh”.

Phần thông tin cá nhân

Họ tên cần viết đầy đủ bằng chữ in hoa hoặc chữ thường có dấu, không sử dụng tên gọi khác với tên trên vé.

Ngày sinh, giới tính, quê quán và thông tin cư trú phải thống nhất với dữ liệu dân cư. Nếu có số định danh cá nhân, người đề nghị nên ghi đầy đủ để cơ quan công an dễ kiểm tra.

Phần lý do xin xác nhận

Lý do nên ngắn gọn, cụ thể và đúng sự thật. Ví dụ: “Căn cước của tôi bị mất ngày 03/9/2026. Tôi đề nghị xác nhận thông tin nhân thân để làm thủ tục đi máy bay nội địa trên chuyến bay từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Hà Nội ngày 08/9/2026.”

Không nên chỉ ghi “dùng cho công việc cá nhân” vì cơ quan xác nhận có thể yêu cầu bổ sung mục đích cụ thể.

Phần chuyến bay

Nếu đã đặt vé, người đề nghị nên ghi hãng hàng không, mã chuyến, hành trình và ngày khởi hành. Họ tên trên vé phải trùng với thông tin được xác nhận.

Phần cam kết và chữ ký

Người đề nghị phải tự ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về thông tin đã khai. Phần dành cho công an phải để trống cho đến khi cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác nhận.

Có thể sử dụng VNeID thay giấy xác nhận không?

Hành khách có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 đang hoạt động có thể sử dụng thông tin điện tử khi làm thủ tục chuyến bay nội địa theo điều kiện triển khai. Cục Hàng không Việt Nam cũng đã triển khai quy trình làm thủ tục bằng sinh trắc học qua VNeID tại một số cảng hàng không và đối với các hãng đáp ứng điều kiện kỹ thuật.

Trước khi ra sân bay, hành khách nên:

• Cập nhật VNeID lên phiên bản mới;
• Kiểm tra tài khoản mức độ 2 còn đăng nhập được;
• Đảm bảo điện thoại có pin và kết nối mạng;
• Kiểm tra sân bay và hãng đã hỗ trợ quy trình tương ứng;
• Chuẩn bị giấy tờ dự phòng nếu hệ thống gặp lỗi.

Nếu hành khách không có tài khoản mức độ 2 hoặc thông tin điện tử không hoạt động, giấy có xác nhận của công an vẫn là phương án cần cân nhắc.

Giấy xác nhận nhân thân có dùng để bay quốc tế không?

Không. Giấy xác nhận thông thường không thay thế hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khi thực hiện chuyến bay quốc tế.

Hành khách quốc tế phải xuất trình hộ chiếu, giấy thông hành hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh phù hợp. Trường hợp người nước ngoài mất hộ chiếu có quy trình xác nhận riêng thông qua cơ quan ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, người bị mất hộ chiếu trước chuyến bay quốc tế phải liên hệ hãng hàng không và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, không chỉ xin mẫu xác nhận tại công an cấp xã.

Những lỗi khiến giấy có thể bị từ chối

Thiếu ảnh hoặc ảnh không có dấu giáp lai

Ảnh là căn cứ đối chiếu người cầm giấy với người làm thủ tục. Giấy thiếu ảnh, ảnh mờ hoặc không được xác nhận đúng cách có nguy cơ không được chấp nhận.

Họ tên không trùng với vé máy bay

Tên hành khách trên vé phải phù hợp với giấy tờ được xuất trình. Sai dấu, đảo thứ tự họ tên hoặc thiếu tên đệm đều có thể làm phát sinh yêu cầu xác minh.

Giấy đã quá 30 ngày

Nhiều người chỉ kiểm tra ngày bay đi mà không tính ngày bay về. Nếu lượt về nằm ngoài thời hạn, hành khách cần chuẩn bị giấy mới hoặc giấy tờ thay thế.

Chỉ mang bản photocopy hoặc ảnh chụp

Đối với bản giấy, hành khách cần mang bản chính. Ảnh chụp trong điện thoại hoặc bản scan không mặc nhiên có giá trị tương đương.

Thiếu chữ ký hoặc con dấu

Giấy chỉ có nội dung do người dân tự khai nhưng chưa được cơ quan công an ký và đóng dấu không phải văn bản xác nhận hoàn chỉnh.

Tẩy xóa hoặc sửa thông tin

Hành khách không nên tự sửa ngày, hành trình, họ tên hoặc thông tin cá nhân sau khi được xác nhận. Nếu phát hiện sai, nên đề nghị cấp lại văn bản.

Kết luận

Giấy xác nhận nhân thân là phương án xác minh danh tính tạm thời, đặc biệt hữu ích khi hành khách đi máy bay nội địa bị mất, hỏng hoặc hết hạn căn cước. Để được chấp nhận, giấy cần có thông tin chính xác, ảnh nhận diện, dấu giáp lai, chữ ký, con dấu của cơ quan công an và còn thời hạn.

Người dùng nên tải mẫu Word, liên hệ công an nơi thường trú hoặc tạm trú và kiểm tra lại với hãng hàng không trước ngày khởi hành. Nếu có VNeID mức độ 2, hành khách cũng nên chuẩn bị ứng dụng và giấy tờ dự phòng để tránh lỡ chuyến bay. Nếu đi công tác, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy đi đường và cách ghi chi tiết.