Mẫu giấy đi đường mới nhất 2026: Tải file Word và cách ghi chi tiết

Mẫu giấy đi đường được sử dụng để ghi nhận người lao động được cử đi công tác, lịch trình di chuyển, thời gian lưu trú và xác nhận tại nơi đến. Đây là một trong những tài liệu thường được doanh nghiệp, cơ quan sử dụng khi tạm ứng hoặc thanh toán tiền tàu xe, lưu trú và các khoản công tác phí có liên quan.

Doanh nghiệp cần lưu ý không phải mọi đơn vị đều sử dụng một mẫu giấy đi đường bắt buộc giống nhau. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể tự thiết kế biểu mẫu phù hợp với quy trình quản lý.

File Word có sẵn các phần thông tin người đi công tác, lộ trình, xác nhận nơi đến, chi phí phát sinh và phê duyệt thanh toán. Người dùng có thể tải về, thay tên đơn vị và điều chỉnh theo quy chế công tác phí nội bộ.

Trong khi doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC có thể sử dụng Mẫu số 04-LĐTL.

Mẫu giấy đi đường nào được áp dụng năm 2026?

Mẫu phù hợp phụ thuộc vào chế độ kế toán và loại hình của từng đơn vị:

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 và thay thế chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 99 không thay thế Thông tư 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiếp tục áp dụng Thông tư 133 hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99 theo điều kiện tương ứng.

Vì vậy, cách diễn đạt chính xác không phải là “từ năm 2026 tất cả doanh nghiệp phải dùng Mẫu 04-LĐTL theo Thông tư 200”. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, Mẫu 04-LĐTL cũ chỉ nên được xem là tài liệu tham khảo để xây dựng biểu mẫu nội bộ.

Giấy đi đường là gì?

Giấy đi đường là tài liệu ghi nhận việc một cá nhân được cơ quan hoặc doanh nghiệp cử đến địa điểm khác để thực hiện nhiệm vụ. Biểu mẫu thường thể hiện:

• Họ tên, chức vụ và bộ phận của người đi công tác;
• Địa điểm và mục đích chuyến công tác;
• Thời gian dự kiến và thời gian thực tế;
• Phương tiện di chuyển;
• Lộ trình nơi đi, nơi đến;
• Xác nhận của cơ quan, đơn vị hoặc nơi lưu trú;
• Khoản tạm ứng và chi phí cần thanh toán;
• Chữ ký của người đi công tác, kế toán và người phê duyệt.

Giấy đi đường giúp bộ phận hành chính, nhân sự và kế toán đối chiếu chuyến đi với quyết định cử đi công tác, chứng từ chi phí và quy chế tài chính của đơn vị.

Tuy nhiên, giấy đi đường không mặc nhiên thay thế hóa đơn, vé tàu xe, quyết định công tác hoặc chứng từ thanh toán. Khi quyết toán, kế toán cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ thay vì chỉ dựa vào một biểu mẫu.

Nội dung mẫu giấy đi đường tham khảo

Doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu giấy đi đường theo nội dung dưới đây:

Mẫu trên được thiết kế theo hướng phục vụ quản trị thực tế. Doanh nghiệp có thể bỏ phần tổng hợp chi phí nếu đã sử dụng giấy đề nghị thanh toán hoặc bảng thanh toán công tác phí riêng.

Hướng dẫn cách ghi giấy đi đường

Thông tin đơn vị và bộ phận

Ghi đúng tên doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức phát hành giấy. Phần bộ phận cần thể hiện phòng, ban hoặc đơn vị trực tiếp quản lý người được cử đi công tác.

Ví dụ:

• Đơn vị: Công ty TNHH ABC;
• Bộ phận: Phòng Kinh doanh miền Bắc.

Thông tin này cần thống nhất với quyết định cử đi công tác và hồ sơ nhân sự.

Số giấy đi đường

Doanh nghiệp nên đánh số giấy đi đường theo hệ thống quản lý chứng từ nội bộ. Có thể sử dụng cấu trúc như:

• 015/GĐĐ-2026;
• GĐĐ-KD-032;
• 08/CTP-HCNS.

Không có một cách đánh số duy nhất bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là số chứng từ phải dễ tra cứu và không bị trùng.

Họ tên, chức vụ người đi công tác

Ghi đầy đủ họ tên theo hồ sơ lao động, chức vụ và phòng ban đang làm việc. Nếu chuyến đi có nhiều người, đơn vị có thể:

• Cấp riêng giấy đi đường cho từng người; hoặc
• Lập danh sách đoàn công tác kèm theo quyết định chung.

Cách thực hiện nên được quy định thống nhất trong quy chế công tác phí.

Địa điểm và mục đích công tác

Không nên chỉ ghi chung chung “đi công tác”. Cần mô tả địa điểm và nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn:

• Làm việc với Công ty XYZ tại thành phố Đà Nẵng;
• Khảo sát mặt bằng dự án tại tỉnh Bình Dương;
• Tham dự hội nghị khách hàng tại Hà Nội;
• Kiểm tra hoạt động chi nhánh Cần Thơ.

Nội dung càng rõ thì việc đối chiếu với lịch trình, hóa đơn và kết quả công việc càng thuận lợi.

Quyết định hoặc lệnh cử đi công tác

Ghi số, ngày ban hành và người phê duyệt quyết định, lệnh công tác hoặc giấy giới thiệu. Nếu doanh nghiệp phê duyệt chuyến đi trên phần mềm nội bộ, có thể ghi mã yêu cầu hoặc mã phê duyệt điện tử.

Thời gian công tác

Cần phân biệt thời gian dự kiến trước khi đi và thời gian thực tế sau khi hoàn thành chuyến công tác.

Nếu có thay đổi lịch trình, người đi công tác nên giải trình nguyên nhân và xin xác nhận của người quản lý. Không nên tự ý sửa ngày trên chứng từ đã được phê duyệt.

Phương tiện sử dụng

Ghi rõ phương tiện như máy bay, tàu hỏa, ô tô khách, taxi, xe cá nhân hoặc ô tô của doanh nghiệp. Nếu sử dụng xe cá nhân và thanh toán theo số kilomet, cần ghi lộ trình và quãng đường làm căn cứ đối chiếu với quy chế nội bộ.

Lịch trình nơi đi, nơi đến

Mỗi chặng di chuyển nên được ghi thành một dòng. Với chuyến công tác qua nhiều tỉnh hoặc làm việc tại nhiều địa điểm, không nên gộp toàn bộ vào một dòng duy nhất.

Ví dụ:

Xác nhận của nơi đến

Người đi công tác cần thực hiện theo quy chế áp dụng cho đơn vị mình.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, mẫu và hình thức xác nhận có thể được xây dựng theo quy trình nội bộ. Ngoài chữ ký hoặc con dấu, doanh nghiệp có thể xem xét những tài liệu chứng minh khác như biên bản làm việc, thư xác nhận, lịch họp, email của đối tác hoặc chứng từ lưu trú nếu quy chế cho phép.

Đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sử dụng kinh phí thuộc phạm vi điều chỉnh của chế độ công tác phí, Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của nơi đến công tác hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú là một trong các chứng từ thanh toán. Thông tư này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC.

Do đó, không nên áp dụng quy định linh hoạt của doanh nghiệp tư nhân cho hồ sơ thanh toán từ ngân sách nhà nước.

Quy trình sử dụng giấy đi đường

Một quy trình thông thường gồm năm bước:

Bước 1: Phê duyệt chuyến công tác

Người có thẩm quyền ban hành quyết định, lệnh công tác hoặc phê duyệt yêu cầu đi công tác trên hệ thống nội bộ.

Bước 2: Cấp giấy đi đường và tạm ứng

Bộ phận hành chính, nhân sự hoặc kế toán cấp giấy đi đường. Nếu người lao động cần tạm ứng tiền vé, lưu trú hoặc phụ cấp, kế toán thực hiện thủ tục tạm ứng theo quy định của đơn vị.

Bước 3: Ghi nhận lịch trình thực tế

Trong chuyến đi, người lao động ghi ngày giờ đến, ngày giờ đi, phương tiện và những thay đổi so với kế hoạch. Việc xác nhận tại nơi đến được thực hiện theo quy chế áp dụng.

Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ thanh toán

Sau khi trở về, người đi công tác tập hợp giấy đi đường, báo cáo kết quả, hóa đơn, vé và chứng từ thanh toán để gửi phòng kế toán.

Bước 5: Đối chiếu và phê duyệt

Kế toán kiểm tra hồ sơ, xác định số tiền được thanh toán, số phải hoàn ứng hoặc số cần chi bổ sung. Hồ sơ sau đó được trình người có thẩm quyền phê duyệt và lưu trữ.

Hồ sơ thanh toán công tác phí gồm những gì?

Tùy quy chế của từng đơn vị, hồ sơ có thể bao gồm:

• Quyết định, lệnh hoặc văn bản cử đi công tác;
• Giấy đi đường;
• Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng;
• Vé tàu xe, vé máy bay hoặc chứng từ điện tử;
• Thẻ lên máy bay hoặc tài liệu chứng minh đã thực hiện hành trình;
• Hóa đơn tiền phòng, taxi và dịch vụ liên quan;
• Chứng từ thanh toán;
• Biên bản làm việc, lịch họp hoặc báo cáo kết quả công tác;
• Bảng kê chi phí;
• Tài liệu giải trình nếu lịch trình thay đổi.

Giấy đi đường chỉ là một thành phần của hồ sơ. Việc một khoản chi có được chấp nhận hay không còn phụ thuộc vào bản chất chi phí, chứng từ, phương thức thanh toán, quy chế tài chính và quy định thuế đang áp dụng. Xem thêm: các khoản thuế doanh nghiệp phải nộp và cách tính năm 2026.

Giấy đi đường có bắt buộc phải đóng dấu không?

Không có một câu trả lời chung cho mọi trường hợp.

Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, biểu mẫu giấy đi đường do doanh nghiệp xây dựng cần tuân thủ quy định về chứng từ kế toán và quy chế hạch toán nội bộ. Doanh nghiệp cần quy định rõ hình thức xác nhận nào được chấp nhận.

Với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp hoặc trường hợp sử dụng kinh phí thuộc chế độ công tác phí theo Thông tư 40/2017/TT-BTC, giấy đi đường có xác nhận của nơi đến hoặc nơi lưu trú là thành phần cần chú ý khi hoàn thiện hồ sơ.

Nếu đối tác không sử dụng con dấu hoặc buổi làm việc được tổ chức trực tuyến kết hợp trực tiếp, người đi công tác nên báo cáo đơn vị trước khi thanh toán và cung cấp tài liệu chứng minh thay thế. Không nên tự kết luận rằng email hoặc lịch họp luôn có giá trị thay thế trong mọi cơ quan.

Có bắt buộc dùng Mẫu số 04-LĐTL không?

Mẫu số 04-LĐTL không phải là mẫu bắt buộc chung cho tất cả đơn vị.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC có thể tiếp tục sử dụng Mẫu số 04-LĐTL. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể tham khảo cấu trúc của mẫu cũ hoặc tự thiết kế mẫu riêng.

Khi tự thiết kế, biểu mẫu nên thể hiện tối thiểu:

• Tên và số hiệu chứng từ;
• Ngày lập;
• Tên đơn vị lập chứng từ;
• Người được cử đi công tác;
• Nội dung nghiệp vụ;
• Thời gian và địa điểm;
• Số tiền hoặc thông tin liên quan;
• Chữ ký của người lập và người có trách nhiệm.

Các nội dung này giúp chứng từ phản ánh rõ nghiệp vụ, dễ kiểm tra và đối chiếu theo yêu cầu của pháp luật kế toán.

Những lỗi thường gặp khi lập giấy đi đường

Dùng căn cứ pháp lý đã hết hiệu lực

Một số mẫu vẫn ghi “ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC” dù đơn vị đã chuyển sang áp dụng Thông tư 99 từ năm 2026. Doanh nghiệp có thể tham khảo bố cục cũ nhưng không nên trình bày mẫu đó như một biểu mẫu mới được ban hành theo Thông tư 99.

Nhầm giữa cán bộ, công chức và nhân viên doanh nghiệp

Chế độ công tác phí từ ngân sách nhà nước và quy chế công tác phí của doanh nghiệp không hoàn toàn giống nhau. Việc đánh đồng hai nhóm có thể dẫn đến yêu cầu hồ sơ hoặc mức chi không phù hợp.

Thiếu quyết định cử đi công tác

Giấy đi đường không thể hiện đầy đủ thẩm quyền phê duyệt chuyến đi nếu không có quyết định, lệnh công tác hoặc tài liệu phê duyệt tương ứng.

Ghi địa điểm quá chung chung

Những nội dung như “đi miền Trung” hoặc “gặp khách hàng” gây khó khăn khi đối chiếu hóa đơn và lịch trình. Nên ghi tên tỉnh, thành phố, đối tác và mục đích cụ thể.

Ngày trên các chứng từ không khớp

Ngày trên giấy đi đường cần hợp lý với vé máy bay, hóa đơn khách sạn, quyết định công tác và báo cáo kết quả. Nếu có thay đổi, cần giải trình rõ.

Chỉ nộp giấy đi đường

Giấy đi đường không thay thế toàn bộ hóa đơn và chứng từ thanh toán. Người lao động cần lưu vé điện tử, hóa đơn và các tài liệu khác ngay trong chuyến đi.

Không quy định biểu mẫu trong quy chế nội bộ

Nếu doanh nghiệp tự thiết kế giấy đi đường, nên đưa mẫu hoặc nguyên tắc sử dụng mẫu vào quy chế hạch toán, quy trình tạm ứng hoặc quy chế công tác phí để áp dụng thống nhất.

Kết luận

Mẫu giấy đi đường cần được lựa chọn theo đúng loại hình và chế độ kế toán của đơn vị. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể tự thiết kế biểu mẫu phù hợp với quy chế nội bộ. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC có thể tiếp tục tham khảo Mẫu số 04-LĐTL.

Một giấy đi đường được lập đầy đủ nên thể hiện rõ người đi công tác, mục đích, địa điểm, thời gian, phương tiện, lịch trình, xác nhận và khoản chi phí cần thanh toán. Đồng thời, người đi công tác vẫn phải lưu đầy đủ quyết định, hóa đơn, vé và các chứng từ liên quan để hoàn thiện hồ sơ.