Coworking space là gì? 7 điều bạn phải biết trước khi thuê

Coworking Space giống như một ốc đảo giữa những định kiến gò bó và khô khan mà người đời thường nghĩ về văn phòng làm việc. Thực ra, đây là kiểu văn phòng hợp tác, đáng đồng tiền nhất hiện nay. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu và những điều bạn cần biết này nhé!

Ưu đãi độc quyền

Thiết kế website 3.499K

Tặng ngay gói THIẾT KẾ LOGO CÔNG TY chuyên nghiệp. Tặng ngay FANPAGE Doanh nghiệp + Bài giới thiệu công ty. Hiển thị logo trên Replus Business Center.

Thông tin chi tiết Nhận tư vấn

Coworking Space là gì?

Coworking Space (văn phòng chia sẻ) là mô hình dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung, nơi các cá nhân và doanh nghiệp khác nhau cùng chia sẻ một diện tích văn phòng và các tiện ích đi kèm. Thay vì thuê trọn gói một mặt bằng riêng biệt, người dùng có thể thuê theo vị trí ngồi hoặc phòng làm việc riêng với thời gian linh hoạt (theo giờ, ngày, tháng).

Một không gian Coworking Space tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần cốt lõi:

• Khu vực làm việc chung (Hot Desk): Chỗ ngồi tự do cho các cá nhân.

• Văn phòng riêng (Private Office): Không gian khép kín cho đội nhóm.

• Tiện ích dùng chung: Phòng họp, Pantry (khu ăn uống), máy in, wifi và sảnh lễ tân.

• Cộng đồng kết nối: Môi trường giao lưu giữa các chuyên gia và doanh nghiệp đa lĩnh vực.

Với nền kinh tế trẻ của Việt Nam, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh là cái nôi của những công ty startup. Chỉ trong vòng 5 năm xuất hiện và phát triển, mô hình văn phòng Coworking Space đã được truyền bá một cách tích cực, trở thành hướng đi mới cho những bạn trẻ chập chững khởi nghiệp.

Phân loại các mô hình Coworking Space phổ biến hiện nay

Tùy theo cách sử dụng và nhu cầu của người thuê, coworking space hiện nay thường được chia thành hai mô hình chính: chỗ ngồi cố định và chỗ ngồi linh hoạt.

1. Mô hình chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)

Chỗ ngồi cố định là hình thức mà người thuê được cấp một vị trí làm việc riêng biệt và sử dụng xuyên suốt trong suốt thời gian hợp đồng.

Đặc điểm nổi bật

• Mỗi cá nhân hoặc nhóm có bàn làm việc riêng, không thay đổi vị trí

• Có thể cá nhân hóa không gian (màn hình, tài liệu, vật dụng cá nhân)

• Thường đi kèm các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như địa chỉ đăng ký kinh doanh, lễ tân, phòng họp

Đối tượng phù hợp

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

• Startup đang trong giai đoạn ổn định đội ngũ

• Công ty nước ngoài cần văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam

Ưu điểm

• Tính ổn định cao: Giúp đội nhóm duy trì nhịp làm việc đều đặn, hạn chế gián đoạn

• Bảo mật tốt hơn: Phù hợp với công việc cần xử lý dữ liệu, giấy tờ nội bộ

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Hỗ trợ đăng ký địa chỉ doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng với công ty nước ngoài

• Chi phí tối ưu: Thấp hơn nhiều so với thuê văn phòng truyền thống nhưng vẫn đầy đủ tiện ích

Mô hình này thường được xem là bước trung gian lý tưởng giữa coworking linh hoạt và văn phòng riêng.

2. Mô hình chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk / Flexible Desk)

Khác với chỗ ngồi cố định, mô hình chỗ ngồi linh hoạt cho phép người dùng tự do lựa chọn bất kỳ vị trí trống nào trong không gian làm việc mỗi khi đến.

Đặc điểm nổi bật

• Không có bàn làm việc cố định

• Có thể sử dụng theo ngày, theo giờ hoặc theo gói linh hoạt

• Tập trung nhiều vào không gian mở và tính kết nối cộng đồng

Đối tượng phù hợp

• Freelancer

• Người làm việc tự do, remote worker

• Doanh nhân cá nhân, người thường xuyên di chuyển

Ưu điểm

• Tính linh hoạt cao: Phù hợp với lịch làm việc không cố định hoặc làm việc bán thời gian

• Tiết kiệm chi phí: Chỉ trả tiền cho thời gian thực sự sử dụng

• Cơ hội kết nối rộng mở: Dễ dàng gặp gỡ, trao đổi với những người làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau

• Trải nghiệm đa dạng: Không gian mới mẻ giúp tăng cảm hứng và sáng tạo

Đây là mô hình được ưa chuộng nhất trong cộng đồng freelancer và những người theo phong cách làm việc tự do.

Nên lựa chọn mô hình Coworking Space nào?

Không có mô hình coworking space nào là “tốt nhất cho tất cả”, mà chỉ có mô hình phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.

Việc lựa chọn chỗ ngồi cố định hay linh hoạt phụ thuộc vào:

• Quy mô đội ngũ

• Tính chất công việc

• Nhu cầu về sự ổn định và bảo mật

• Ngân sách và thời gian sử dụng không gian

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp và cá nhân có thể kết hợp linh hoạt cả hai mô hình để tối ưu chi phí và hiệu suất làm việc.

Những đặc điểm nổi trội của Coworking Space

1. Những điểm cốt lõi làm nên một Coworking Space

Giáo sư Tom Nielsen của trường Đại học Kiến trúc Aarhus nhận định mặc dù quốc gia Đan Mạnh của ông và Việt Nam có nhiều khác biệt, song quá trình đô thị hóa nên giống nhau. Ví dụ như, một đô thị bền vững là ở đó, xe đạp được ưa chuộng hơn xe hơi; mức sống cao hơn là khi người ta dành thời gian cho cộng đồng nhiều hơn.

Không gian làm việc chia sẻ hay còn gọi coworking space chính là một sự lựa chọn như vậy trong tiến trình đô thị hóa như các nước phương tây. Doanh nghiệp không thuê văn phòng theo mét vuông mà thuê theo chỗ ngồi và xung quanh họ là những doanh nhân khác. Thực tế, bạn chỉ cần thuê một chỗ ngồi nhưng được sử dụng tất cả tiện ích trong 200m2 hoặc hơn của tòa nhà.

Những tiện ích nổi bật trong dịch vụ coworking space:

– Lễ tân luôn trực sẵn và chăm sóc khách hàng
– Miễn phí điều hòa, wifi tốc độ cao
– Miễn phí nội thất bàn ghế, tủ tài liệu có khóa, buồng điện thoại
– Miễn phí các thiết bị in ấn, photocopy
– Khu vực nghỉ ngơi: ban công, quầy pha chế nước
– Khu vực gửi xe
– Sử dụng miễn phí 15h/tháng phòng họp, cho thuê khu vực tổ chức sự kiện

Tân tiến hơn là mô hình Coworking Space khi người thuê được tham gia vào một cộng đồng, được tham dự workshop thường xuyên và được linh hoạt làm việc trong vòng 24h. Thiết kế của Coworking space với không gian làm việc chia sẻ thường hướng tới khoản rộng lớn, không có vách ngăn, trần nhà cao, chỗ ngồi thay đổi liên tục.

Bạn không thể gọi một “văn phòng chia sẻ” là “văn phòng coworking” khi nó không có tính cộng đồng cao. Tính cộng đồng được thể hiện qua việc liên kết các nhóm trên mạng xã hội, tổ chức họp mặt thường xuyên tại các bữa trưa hay cùng nhau tham dự workshop. Từ đây, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội trao đổi kinh nghiệm từ nhau và học hỏi từ những chuyên gia trong ngành của họ.

2. Những dịch vụ doanh nghiệp cần thiết bên cạnh

Hướng tới đối tượng các doanh nghiệp nhỏ, một số dịch vụ khác dành cho doanh nghiệp cũng rất đáng lưu tâm như: các dịch vụ kế toán (liên hệ thuế, hóa đơn điện tử, quyết toán thuế cuối năm, …) hay các dịch vụ pháp lý (thành lập công ty, bảo hộ thương hiệu).

Bạn không cần chi thêm tiền thuê nhân sự và phải trả tiền hằng tháng mà ngược lại, bất cứ khi nào bạn cần, chuyên viên của các dịch vụ trên sẽ có mặt giải quyết cho bạn. Khoản phí trả tiền cho dịch vụ thấp hơn rất nhiều so với mức lương hằng tháng của một nhân viên. Chưa kể Replus có thêm các dịch vụ tuyển dụng nhân lực, dịch vụ hỗ trợ IT, dịch vụ thiết kế thương hiệu mà bất cứ công ty khởi nghiệp nào cũng cần có.

Một công ty trách nhiệm hữu hạn có rất ít nhân viên chính thức nhưng khi họ sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ hay Coworking Space, doanh nghiệp của bạn sẽ có tất cả những phòng ban tối cần thiết.

Dịch vụ coworking space giá rẻ có dành cho bạn?

1. Sự sáng tạo trong thiết kế mô hình văn phòng

Mô hình Coworking Space được sinh ra với mục đích phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hoá được vấn đề chi phí văn phòng, sự linh hoạt của chỗ ngồi làm việc và đa tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình làm việc tại toà văn phòng. Đặc biệt là thiết kế không gian văn phòng phải tạo cảm giác rộng mở, thoải mái và kích thích động lực làm việc cho doanh nghiệp, nhân viên và cả những freelancer.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng đã xây dựng mô hình coworking space với những thiết kế độc đáo, riêng biệt với phong cách khác nhau như phá cách, độc lạ, cây xanh, tối giản,… tuỳ thuộc vào mô hình doanh nghiệp của bạn để lực chọn coworking space phù hợp. Nhất là các bạn trẻ theo đuổi khởi nghiệp hoặc làm freelancer sẽ vô cùng thích thú với mô hình văn phòng này.

Coworking space đáp ứng được mọi điều kiện của các đối tượng có nhu cầu thuê văn phòng với chi phí thấp nhưng lại đa tính năng. Họ muốn làm việc ở một nơi yên tĩnh, chuyên nghiệp, hiện đại, thoải mái và phát huy tính sáng tạo cũng như hăng hái trong công việc mỗi ngày. Đây chính là mô hình văn phòng lý tưởng và sáng tạo trong thời đại mới hiện nay.

2. Đề cao sự kết nối, hoà nhập cộng đồng

Coworking Space là gì? Đây là mô hình văn phòng chia sẻ không gian chung với nhiều doanh nghiệp khác nhau (startup, freelancer,…). Mọi người có thể cùng nhau làm việc, cùng giao lưu chia sẻ kiến thức ngành nghề, tạo nên nhiều mối quan hệ mới. Và trong tương lai có thể sẽ trở thành những chiến hữu khởi nghiệp cùng nhau tạo nên cơ nghiệp hoặc là đối tác giao dịch kinh tế của nhau.

Coworking space vừa là môi trường làm việc đa tiện lợi, vừa thuận lợi trong việc kết giao với các mối quan mới và phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân trước mọi người. Giá trị cộng đồng là yếu tố tạo nên điểm đặc trưng của co-working và cũng nhận sự ưu ái của giới startup và giới trẻ.

3. Xu hướng văn phòng trên toàn thế giới

Các bạn trẻ ở mỗi thế hệ luôn mang đến những ý tưởng độc lạ nhưng lại tạo nên xu hướng mạnh mẽ thu hút cả toàn thế giới. Mô hình coworking space cũng là một trong những ý tưởng được tạo nên nhờ vào nhận thức về sự kết hợp giữa không gian làm việc chung và xây dựng mối quan hệ trong cộng đồng. Được cả thế giới công nhận là một xu hướng mới của thế giới, là trào lưu văn phòng hiện đại của giới doanh nghiệp trẻ về mô hình không gian làm việc chung.

Bạn có thể thấy mô hình coworking space đã tồn tại hơn 20 năm, xuất hiện rộng rãi ở khắp thế giới và không bào giờ là mô hình văn phòng lỗi thời bởi các nhà cung cấp đã xây dựng coworking theo những phong cách riêng biệt khác nhau. Bên cạnh đó, còn có những tiện ích văn phòng hữu dụng, nhờ đó coworking space đã trở thành văn phòng đa đăng trong thị trường văn phòng cho thuê.

Ưu điểm và nhược điểm của Coworking Space là gì?

Coworking Space mang lại sự cân bằng giữa tính chuyên nghiệp của văn phòng truyền thống và sự linh hoạt của làm việc tại nhà. Tuy nhiên, mô hình này cũng tồn tại những rào cản nhất định tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.

Ưu điểm của Coworking Space

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Không cần đầu tư cơ sở vật chất, nội thất hay đội ngũ quản lý văn phòng so với văn phòng truyền thống nhờ việc dùng chung tiện ích (điện, nước, internet, lễ tân).

• Mở rộng mạng lưới kết nối: Tạo cơ hội giao lưu, hợp tác với cộng đồng chuyên gia, Freelancer và doanh nghiệp đa lĩnh vực trong cùng một không gian.

• Môi trường làm việc truyền cảm hứng: Không gian thiết kế hiện đại, sáng tạo giúp tăng chỉ số hạnh phúc và hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Tính linh hoạt cao: Cho phép thay đổi quy mô chỗ ngồi nhanh chóng và thời gian thuê linh động (theo giờ, ngày hoặc tháng).

Nhược điểm của Coworking Space

• Thiếu sự riêng tư: Không gian mở đôi khi gây khó khăn cho các cuộc họp bảo mật hoặc công việc cần sự tập trung tuyệt đối.

• Tiếng ồn và xao nhãng: Việc chia sẻ không gian với nhiều người có thể dẫn đến tiếng ồn từ các cuộc trò chuyện hoặc điện thoại xung quanh.

• Hạn chế về nhận diện thương hiệu: Doanh nghiệp khó có thể thiết kế không gian theo bản sắc riêng vì phải tuân thủ quy định chung của tòa nhà.

• Phụ thuộc vào quản lý vận hành: Các vấn đề về hạ tầng (Internet trục trặc, máy in hỏng) phụ thuộc hoàn toàn vào tốc độ xử lý của đơn vị cho thuê.

Bảng báo giá Coworking Space tại Replus

Tại TP. HCM, Dịch vụ Coworking Space tập trung nhiều tại các khu vực có sự phát triển kinh tế cao, nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm văn phòng để dễ dàng kết nối với nhau như Quận 1, Quận 3, Quận 7, Quận 8, Quận Gò Vấp, Quận Bình Thạnh, Quận Phú Nhuận, Quận Tân Bình, Quận 9, Thủ Đức,… và những địa điểm đắc địa này luôn được lựa chọn ưu việt của mọi doanh nghiệp. Đây là bảng giá chi tiết của Replus dành cho bạn, không phát sinh bất kỳ chi phí nào:

Những sai lầm cần tránh khi chọn Coworking Space

1. Chỉ quan tâm giá rẻ

Coworking rẻ nhất không phải lựa chọn tốt nhất nếu:

• Vị trí xa xôi, khó tiếp cận khách hàng
• Internet chậm, ảnh hưởng công việc
• Không gian chật chội, thiếu ánh sáng
• Cộng đồng không phù hợp

Mẹo: Chọn coworking trong tầm giá vừa phải, ưu tiên vị trí và chất lượng.

2. Không thử nghiệm trước

Nhiều người ký hợp đồng 6 tháng – 1 năm ngay từ đầu để được giảm giá, nhưng sau đó phát hiện không gian không phù hợp. Hãy luôn:

• Thử day pass/week pass trước
• Làm việc vào các khung giờ khác nhau
• Nói chuyện với thành viên hiện tại về trải nghiệm

3. Bỏ qua điều khoản hợp đồng

Đọc kỹ các điều khoản về:

• Chính sách hoàn tiền
• Phí phạt hủy sớm
• Điều kiện nâng cấp/hạ cấp gói
• Trách nhiệm khi có thiệt hại tài sản

4. Không tính toán chi phí ẩn

Ngoài tiền thuê, hãy cộng thêm:

• Chi phí đi lại tăng nếu văn phòng xa
• Phí ăn uống nếu không có pantry miễn phí
• Chi phí in ấn, meeting room vượt quota

5. Chọn không gian quá lớn/ nhỏ

• Quá lớn: Lãng phí tiền thuê, team cảm thấy trống trải
• Quá nhỏ: Chật chội, khó tập trung, không gian phát triển
• Đặc biệt phải lựa chọn không gian không phù hợp với văn hóa công ty: Ví dụ, một công ty luật cần sự nghiêm túc nhưng lại thuê tại một Coworking Space quá ồn ào, chuyên dành cho các nhóm trẻ làm sáng tạo/nghệ thuật.

(FAQ) Các câu hỏi thường gặp về Coworking Space

Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất của người dùng khi tìm hiểu về mô hình văn phòng chia sẻ:

Câu 1: Coworking Space khác gì so với văn phòng truyền thống?

Trả lời: Điểm khác biệt lớn nhất là tính linh hoạt và chi phí. Coworking Space cho phép bạn thuê theo ngày/tháng với đầy đủ tiện ích có sẵn (máy in, trà, cà phê), trong khi văn phòng truyền thống yêu cầu hợp đồng dài hạn (2-5 năm) và bạn phải tự đầu tư chi phí setup, nội thất ban đầu.

Câu 2: Coworking Space phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Trả lời: Coworking Space phù hợp với freelancer, startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhóm dự án ngắn hạn và cả các tập đoàn lớn cần văn phòng linh hoạt. Mô hình này đặc biệt lý tưởng cho những đơn vị muốn tối ưu chi phí, mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh chóng, có không gian làm việc chuyên nghiệp mà không phải cam kết thuê dài hạn.

Câu 3: Tôi có thể sử dụng địa chỉ Coworking Space để đăng ký kinh doanh không?

Trả lời: Có. Hầu hết các đơn vị Coworking đều cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo, cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh, nhận thư tín và đặt bảng tên công ty chuyên nghiệp.

Câu 4: Coworking Space có đảm bảo tính riêng tư cho doanh nghiệp không?

Trả lời: Các Coworking Space hiện đại đều có hệ thống camera 24/7, thẻ từ ra vào ( tủ locker riêng ). Đối với các công việc cần tính bảo mật cao, bạn nên lựa chọn gói Văn phòng riêng (Private Office) thay vì chỗ ngồi linh hoạt để đảm bảo không gian làm việc kín đáo.

Câu 5: Chi phí thuê thường đã bao gồm những gì?

Trả lời: Thông thường, giá thuê đã bao gồm trọn gói: Tiền điện, nước, internet, dịch vụ vệ sinh, lễ tân, trà/café miễn phí và quyền sử dụng các khu vực chung (Pantry, khu thư giãn). Một số đơn vị có thể giới hạn số giờ sử dụng phòng họp miễn phí mỗi tháng.

Qua bài viết trên thì mọi người cũng phần nào nắm được coworking space là gì? Mọi thắc mắc hay muốn thuê Coworking space thì hãy liên hệ với Replus chúng tôi ngay để được tư vấn nhé!

SĐT: 028 6288 3088
Hotline: 0932 678 626