Mô hình văn phòng ảo trở thành con sốt và phát triển mạnh mẽ tại TP.HCM. Giải pháp thông minh dành cho startup trong thời kỳ “khởi nghiệp” trở thành xu hướng. Hầu hết, các startup đều gặp khó khăn về địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thủ tục làm giấy phép kinh doanh. Giải pháp tối ưu nhất để giúp họ là sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Vừa sở hữu một văn phòng làm việc, vừa sở hữu địa chỉ “đắc địa” tại Quận 1, Bình Thạnh. Bên cạnh đó khách hàng cũng cần lưu ý những vấn đề liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng ảo.
KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG ẢO
Văn phòng ảo (hay Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng kết hợp của truyền thông. Nó cung cấp dịch vụ địa chỉ liên lạc, giao dịch và hỗ trợ khác từ xa mà không ép phải thuê diện tích. Một biện pháp giảm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
Hiểu đơn giản hơn, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Khi bạn có nhu cầu mở công ty hoặc làm nơi giao dịch cần thuê, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết (tuỳ theo mỗi nơi hoặc mỗi gói dịch vụ khác nhau) như:
Địa chỉ giao dịch và đăng ký Giấy phép kinh doanh.
Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại và đón khách giúp bạn.
Tên công ty chạy trên bảng điện tử.
Đặt bảng tên công ty tại tòa nhà.
Internet wifi.
Sử dụng số fax chung.
Khu vực tiếp khách.
Nước uống.
Hỗ trợ thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.
Phòng họp.
Chỗ ngồi vãng lai.
Chính vì vậy, khách hàng không phải di chuyển trang thiết bị, đồ đạc đến mà chỉ cần đặt logo, biển tên của công ty mình. Hơn nữa, bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty. Lễ tân của “văn phòng ảo” sẽ trả lời điện thoại, nhận các giấy tờ, thư từ, bưu phẩm liên quan. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.
Xem thêm:
Do đó, đây chính là giải pháp thông minh, giúp người sử dụng giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, mua sắm, thiết bị và các phí tiện ích… Trong khi đó, bạn vẫn duy trì được kinh doanh, và hình ảnh doanh nghiệp ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất. Điều quan trọng hơn nữa, giúp bạn tối ưu hoá thời gian và tăng hiệu quả tập trung tối đa phát triển công việc.
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO
Với sự ra đời hàng loạt các công ty dịch vụ văn phòng ảo. Việc tìm được một nơi cho thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng cho doanh nghiệp như hiện nay là một điều không dễ. Chính vì thế, để tối đa hoá lợi ích và đảm bảo không có vấn đề phát sinh bất lợi trong tương lai hãy nghiên cứu kĩ các điều khoản được đưa ra:
- Các thông tin cung cấp của các bên cho thuê và bên sử dụng phải chính xác.
- Chi tiết các hạng mục của gói dịch vụ và địa điểm sử dụng cụ thể.
- Thời hạn thuê và việc gia hạn thời hạn thuê. (Hết sức lưu ý về tiền cọc và tiền tăng khi gia hạn hoặc huỷ hợp đồng).
- Giá trị hợp đồng. (Đơn giá thuê trên mỗi mét vuông sẽ được căn cứ theo mỗi hình thức thuê và gói tiện ích, dịch vụ văn phòng tương ứng)
- Các điều khoản chung
– Địa chỉ giao dịch và đăng ký Giấy phép kinh doanh.
– Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại và đón khách của bạn như thế nào.
– Tên công ty chạy trên bảng điện tử và đặt bảng tên công ty tại tòa nhà ra sao.
– Internet wifi có giới hạn người dùng hoặc số lượng thiết bị không.
– Khu vực tiếp khách.
– Nước uống.
– Sử dụng số fax chung.
– Hỗ trợ thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp.
– Sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.
– Phòng họp theo giờ.
– Chỗ ngồi vãng lai.
Hợp đồng là văn bản có giá trị pháp lý và ràng buộc của đôi bên. Hãy hỏi bất kỳ thứ gì bạn còn vướng mắc chẳng hạn như: có đặt cọc không và tiền cọc sẽ như thế nào nếu không sử dụng nữa; có lên giá theo thời gian không. Hoặc là: Các tiện ích thêm được tính chi phí thế nào, các dịch vụ đi kèm có phải hoàn toàn miễn phí hay chỉ là miễn phí 1 phần, 1 thời gian... Hai bên cùng trao đổi để đưa ra các điều khoản cụ thể và rõ ràng nhất bằng văn bản có ghi trong hợp đồng thuê văn phòng ảo.
Nếu bạn đang có ý tưởng khởi nghiệp. Chần chừ gì nữa, liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 028 6288 3088 để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, trọn gói, dịch vụ kế toán, thành lập doanh nghiệp…
Chúc bạn chọn được văn phòng phù hợp và đáng tin cậy cho doanh nghiệp của mình phát triển vững mạnh!
