Các rủi ro khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Chủ đề: Thuê văn phòng ảo như thế nào?

Văn phòng ảo là giải pháp văn phòng nằm trong Top 1 lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp, mà nổi bật là các startup/freelancer. Bởi hiện tại, tình hình thị trường biến động khôn lường, giá cả bất động sản mỗi ngày “đua nhau leo thang”. Việc tìm và xây dựng một văn phòng làm việc đầy đủ tiện nghi để “an cư lạc nghiệp” là bài toán nan giải đối với đại đa số các doanh nghiệp ngày nay.

Nhưng tuyệt vời thay khi mô hình văn phòng ảo đã ra đời – đáp ứng được từ A đến Z nhu cầu của doanh nghiệp. Văn phòng ảo là gì cung cấp cho khách thuê địa chỉ kinh doanh đắc địa, toạ lạc ngay khu vực trung tâm của khu vực. Đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác, cho toàn quyền sử dụng các tiện ích mà mức giá lại được tiết kiệm tối đa.

Tuy nhiên, các lợi ích trên chỉ thực sự tồn tại khi doanh nghiệp chọn thuê đúng nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo chất lượng. Nếu trót ký hợp đồng với nơi cho thuê văn phòng ảo “dỏm/ma” thì rủi ro là thứ chắc chắn xảy ra, buộc doanh nghiệp chuẩn bị trước tinh thần để đối mặt. Cụ thể là 5 rủi ro dưới đây:

Rủi ro pháp lý khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Căn cứ theo Luật Doanh Nghiệp 2005, văn phòng ảo được công nhận là hợp. Song đến hiện tại vẫn chưa có quy định pháp lý cụ thể nào quy định hoặc đề ra quy chế xử lý đối với những trường hợp vi phạm trong việc thuê hoặc cho thuê văn phòng ảo. Chính vì thế, các doanh nghiệp phải hết sức lưu ý khi chọn thuê văn phòng ảo, đặc biệt tỉnh táo trước những nơi cung cấp dịch vụ kém chất lượng.

Rủi ro luôn tiềm tàng ở những nơi cho thuê văn phòng ảo “dỏm”, bởi trong hợp đồng của họ luôn đặt những điều khoản không cụ thể, rõ ràng. Đọc lướt qua có vẻ hợp lý, xuôi tai, song, những điều khoản đó chỉ mang tính “sáo rỗng”. Nếu có bất kì phát sinh nào xảy ra, những điều khoản đó không đủ sức bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng. Các doanh nghiệp trẻ, chưa có kinh nghiệm trong việc đọc hợp đồng nên tìm hiểu rõ các điều khoản trước buổi ký kết, giảm thiểu tối đa khả năng rủi ro xảy ra.

Rủi ro ở bộ phận lễ tân khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Đặt chân vào bất kỳ công ty nào, lễ tân chính là bộ phận mà khách hàng chạm mặt và tiếp xúc đầu tiên. Bộ phận lễ tân chính là gương mặt đại diện cho doanh nghiệp, ấn tượng của khách hàng tốt hay xấu, vui vẻ hay khó chịu lúc đầu phụ thuộc rất nhiều vào cách ứng xử của họ. Trong quá trình thuê văn phòng ảo, các doanh nghiệp không cần phải đến văn phòng, toàn bộ thư từ hoặc thậm chí là đối tác đã có bộ phận lễ tân tiếp đón và chăm sóc.

Nhưng ở những nơi cung cấp dịch vụ văn phòng ảo kém chất lượng, việc đào tạo lễ tân của họ không bài bản, cho ra kết quả: lễ tân thiếu chuyên nghiệp. Ngay từ vài phút phút gặp gỡ đầu tiên, lễ tân thiếu ân cần đã “ngay lập tức” khiến khách hàng/đối tác của bạn mất cảm tình. Không chỉ vậy, vì khâu đào tạo không kỹ càng đã khiến khâu xử lý và chuyển phát bưu phẩm của lễ tân diễn ra mất thời gian hơn so với bình thường, kéo theo hệ quả là mất thời gian “vàng bạc” của đối tác.

Rủi ro bảo mật thông tin khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Công nghệ 4.0 phát triển, cơ hội mang đến là nhiều vô kể, song cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, điển hình là rủi ro bị đánh cắp thông tin doanh nghiệp. Chỉ cần một cú “Enter” các hacker đã có thể lấy được toàn bộ thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Tất nhiên, hậu quả sau đó vô cùng nặng nề, việc mất thông tin nội bộ khiến quá trình kinh doanh đứt quãng, thua lỗ có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Tại các nơi cho thuê văn phòng ảo “dỏm”, xác suất doanh nghiệp thuê bị lộ thông tin nội bộ: data khách hàng, nhân sự, tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính… là “nghìn cân treo sợi tóc”.

Rủi ro kém chất lượng khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được đăng ký 1  địa chỉ giao dịch đắc địa và hợp pháp, đồng thời họ sẽ cùng hưởng thụ các tiện ích chung tại văn phòng như: phòng khách, phòng họp… Tại các nơi cho thuê văn phòng ảo “dỏm”, chính vì có quá nhiều người dùng chung các tiện ích, khâu quản lý của chủ đầu tư lại yếu kém, dẫn đến tình trạng lơ là trong việc nâng cấp chất lượng dịch vụ, thiếu sự quan tâm đến quá trình sử dụng của khách hàng.

Rủi ro “mất tiền oan” khi thuê văn phòng ảo như thế nào?

Dịch vụ không tương xứng với số tiền bỏ ra

Điều mà các doanh nghiệp hứng thú nhất với văn phòng ảo là khả năng tiết kiệm chi phí bỏ ra tối đa, chỉ cần đầu tư một khoản tiền nhỏ mà đã sở hữu ngay địa chỉ giao dịch đẹp, tiện ích văn phòng chỉn chu. Nhưng, nếu vì thấy cái lợi “trước mắt” mà quên mất cái lợi “đường dài”, các doanh nghiệp có thể thuê phải những nơi cung cấp kém chất lượng.

Lấy một ví dụ điển hình: doanh nghiệp A cho thuê văn phòng ảo với giá chỉ 200.000đ/tháng, bạn thấy đây là mức giá “quá hời” để đầu tư và sở hữu tiện ích, ngại gì không thuê? Nhưng xét theo thực tế, công việc lâu dài đồng nghĩa phải sử dụng văn phòng lâu dài, càng sử dụng lại càng phải nâng cấp gói dịch vụ lên quy mô lớn hơn, tình trạng bị “ép”, bị “đôn giá” lên là chuyện không thể tránh khỏi.

Lựa chọn văn phòng ảo cũng giống như lựa chọn người bạn đồng hành trung thành, hỗ trợ doanh nghiệp mình trong những ngày đầu “trầy trật” khởi nghiệp. Tìm thuê được một văn phòng ảo không khó, cái khó “gạn lọc” được đâu là nơi cung cấp dịch vụ chất lượng và đâu là nơi cho thuê văn phòng ảo “ma”. Các rủi ro khi thuê văn phòng ảo như thế nào, chắc bạn cũng đã nắm rõ sau bài phân tích trên của chúng tôi. Chính vì thế, muốn không “đi vào vết xe đổ”, hãy là một doanh nghiệp có đủ kiến thức và sự tỉnh táo trước những sự lựa chọn – cẩn tắc vô ưu – tránh được rủi ro không đáng có.

Mọi thắc mắc, phản hồi hãy chat ngay với dịch vụ văn phòng ảo Replus khung bên phải hoặc gọi hotline ngay bên dưới:

☎ Hotline:0932 678 626 – 028 6288 3088
📧 Email: [email protected]