Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh đầy đủ

Việc thay đổi địa điểm kinh doanh là một thủ tục quan trọng đối với mọi doanh nghiệp khi cần điều chỉnh nơi hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế. Thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động hợp pháp mà còn tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về định nghĩa, các trường hợp được phép thay đổi cũng như quy trình và hồ sơ cần thiết.

Đặc quyền 10 khách đầu tiên

5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp

Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp

Thông tin chi tiết Nhận tư vấn

Định nghĩa và các trường hợp được phép thay đổi địa điểm kinh doanh

Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể, có thể khác với trụ sở chính. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thị trường

Căn cứ tại khoản 2 Điều 65 Nghị định 01/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh trong những trường hợp sau:

• Doanh nghiệp đã thực hiện biện pháp khắc phục vi phạm theo yêu cầu trong Thông báo xử lý vi phạm và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
• Khi cần đăng ký điều chỉnh một số nội dung trong hồ sơ doanh nghiệp để phục vụ quá trình giải thể. Lúc này, hồ sơ thay đổi phải có văn bản giải trình nêu rõ lý do đăng ký.
• Doanh nghiệp có được văn bản chấp thuận từ các tổ chức, cá nhân đã gửi yêu cầu theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 65, cho phép tiếp tục tiến hành thay đổi nội dung đăng ký.
• Doanh nghiệp đã được cập nhật tình trạng pháp lý từ “Không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký” sang “Đang hoạt động”.

Quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi địa điểm kinh doanh

Theo khoản 2 và 3 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa điểm kinh doanh, thủ tục và hồ sơ được thực hiện như sau:

Trường hợp: Thay đổi địa điểm kinh doanh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương với địa chỉ đã đăng ký trước đó (tức là cơ quan thuế quản lý không thay đổi), doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ tại Sở Tài chính (trước đây là Sở Kế hoạch và Đầu tư).

Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-9, Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Giấy ủy quyền cho người được cử đi nộp hồ sơ (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ theo một trong hai cách:

• Gửi trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính nơi đặt địa điểm kinh doanh (tên gọi phòng có thể thay đổi tùy từng địa phương như Hà Nội hoặc các tỉnh/thành khác).
• Thực hiện nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận xử lý hồ sơ

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ:

• Cấp Giấy biên nhận.
• Xem xét, đối chiếu tính hợp pháp của hồ sơ.
• Ghi nhận nội dung điều chỉnh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Phát hành Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới.
• Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo từ chối bằng văn bản, kèm theo lý do cụ thể.

Bước 4: Nhận kết quả doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền hoặc nhận online (nếu nộp hồ sơ qua mạng).

Trường hợp: Thay đổi địa điểm kinh doanh nhưng khác cơ quan thuế quản lý

Khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh sang quận khác hoặc tỉnh/thành phố khác so với địa chỉ đã đăng ký trước đó, sẽ phát sinh việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tại cả Sở Tài chính và cơ quan thuế.

Bước 1: Đăng ký thay đổi tại Sở Tài chính

Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính tại nơi đặt địa điểm kinh doanh mới.

Hồ sơ gồm:

• Giấy thông báo về việc điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh.
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ (nếu được ủy quyền).
• Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Tiến hành các thủ tục tại cơ quan thuế

Tại cơ quan thuế nơi đi: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ gồm:

• Tờ khai thay đổi hoặc bổ sung thông tin đăng ký thuế theo biểu mẫu quy định.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Tại cơ quan thuế nơi đến: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi đi ban hành Thông báo chuyển địa điểm, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế mới. Hồ sơ bao gồm:

• Công văn đăng ký thay đổi địa điểm gửi cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ được cập nhật thông tin tại cơ quan thuế mới và tiếp tục hoạt động theo quy định.

Xem thêm: Tìm hiểu về mã số thuế doanh nghiệp: Ý nghĩa và cách tra cứu

Doanh nghiệp được lập địa điểm kinh doanh tại chung cư hay nhà tập thể không?

Nếu như bạn đã biết về các thủ tục khi thay đổi địa điểm kinh doanh, thì bạn cũng nên tìm hiểu thêm về quy định lập địa điểm kinh doanh tại nhà tập thể hoặc chung cư – một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhưng cũng dễ mắc sai sót.

Theo khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023, nhà chung cư được định nghĩa là công trình có từ 02 tầng trở lên, gồm nhiều căn hộ, có lối đi và hạ tầng chung, được phân thành hai loại:

• Chung cư để ở: xây dựng với mục đích sinh hoạt.
• Chung cư hỗn hợp: vừa để ở, vừa có phần diện tích phục vụ mục đích khác như thương mại, dịch vụ.

Căn cứ điểm c và điểm d khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, pháp luật nghiêm cấm việc:

• Sử dụng căn hộ chung cư để kinh doanh, nếu công trình đó có mục đích để ở.
• Tự ý chuyển đổi mục đích sử dụng phần diện tích dịch vụ trong nhà chung cư hỗn hợp mà chưa được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp muốn thay đổi địa điểm kinh doanh tại chung cư, cần xác định rõ loại hình chung cư. Chỉ khi chung cư được phê duyệt là công trình hỗn hợp mới có thể dùng để làm địa điểm kinh doanh.

Như vậy, thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ các bước và chuẩn bị hồ sơ hợp lệ. Đồng thời, việc lựa chọn địa điểm kinh doanh cần tuân thủ quy định pháp luật, đặc biệt là khi liên quan đến nhà tập thể hoặc chung cư. Thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, mở rộng kinh doanh thuận lợi và phát triển bền vững. Nếu bạn có những thắc mắc gì liên quan đến vấn đề pháp lý doanh nghiệp, hãy liên hệ với Replus để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình.