Văn phòng đại diện là gì? Giải đáp 10 thắc mắc ai cũng gặp phải

Văn phòng đại diện là gì? Giải đáp 10 thắc mắc ai cũng gặp phải

Với sự phát triển kinh tế ngày nhanh chóng, nhu cầu mở rộng thị trường của các doanh nghiệp ngày càng tăng. Việc lựa chọn một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp để tiến hành thành lập không phải là điều dễ dàng do mỗi đơn vị đều có những tính chất riêng phù hợp với những nhu cầu của từng doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu thông tin về văn phòng đại diện là gì trong bài viết này để xem bạn có nên thành lập đơn vị này không nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện tiếng anh là representative office, theo khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 văn phòng đại diện là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.” Hiểu một cách đơn giản, văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh. Chỉ được phép ký kết hợp đồng khi và chỉ khi có sự ủy quyền từ trụ sở chính. 

van phong dai dien la gi

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng, nhiệm vụ ủy quyền từ trụ sở chính với các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Cụ thể, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản, nó chỉ phục vụ mục đích là giữ vai trò liên lạc giữa công ty với khách hàng. Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại, tìm hiểu thị trường. Cũng như là giám sát vấn đề vi phạm quyền thương hiệu.

Ai đứng đầu bộ máy văn phòng đại diện?

Người đứng đầu trong văn phòng đại diện đóng vai trò tương tự như người đứng đầu trong một doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là người có thể mang quốc tịch Việt Nam hoặc nước ngoài đều được. Đối với thương nhân người nước ngoài, họ phải bổ nhiệm một người giữ vị trí đứng đầu văn phòng đại diện để điều hành hoạt động.

Theo pháp luật quy định, người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

  • Người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được đồng đảm nhiệm các chức vụ sau sau: (1) Người đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam; (2) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài để ký kết hợp đồng mà không cần uỷ quyền bằng văn bản của thương nhân nước ngoài; (3) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
  • Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu thực hiện các nhiệm vụ ký kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Ai được quyền thành lập văn phòng đại diện?

Bất kỳ doanh nghiệp trong và ngoài nước nào cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện và không giới hạn địa giới hành chính. Doanh nghiệp có thể đặt không giới hạn văn phòng đại diện trong cùng tỉnh thành phố hoặc khắc tỉnh thành phố đều được. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng khá đơn giản và dễ thực hiện, không quá rườm rà như thành lập các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp khác.  

van phong dai dien la gi

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh hay bất cứ các hoạt động sinh lời nào. Không có tài sản độc lập với cá nhân tổ chức và không chịu trách nhiệm về tài sản của mình. Mặt khác, văn phòng đại diện không được tự nhân danh mình tham gia vào các mối quan hệ pháp luật một cách độc lập như ký kết hợp đồng. Do đó, loại hình trực thuộc trụ sở chính này không có tư cách pháp nhân.

Xem thêm:

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC thì mã số thuế 13 số được cấp cho văn phòng đại diện và chi nhánh. Như vậy văn phòng đại diện bắt buộc phải đăng ký mã số thuế dù không trực tiếp kinh doanh nhưng không phải thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán như luật định.

Thuế môn bài văn phòng đại diện 2021

Căn cứ vào Thông tư 80/2012/TT-BTC hướng dẫn quản lý thuế về đăng ký thuế.Văn bản hợp nhất số 33/VBHN-BTC và Thông tư số 42/2003/TT-BTC về việc điều chỉnh mức thuế môn bài. Trường hợp văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng cơ bản là giao dịch và xúc tiến thương mại, không tiến hành các hoạt động thu – chi thì không phải đóng thuế môn bài. Ngược lại, nếu có hoạt động thu chi thì sẽ nộp thuế môn bài theo quy định tại Văn bản hợp nhất số 33/VBHN-BTC. 

Ngoài thuế môn bài văn phòng đại diện có phải nộp các loại thuế khác hay không?

Câu trả lời là có. Theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thi văn phòng đại diện phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ các khoản chi trả lương thưởng và phí dịch vụ cho đối chịu thuế được thực hiện. 

Điều này đồng nghĩa với việc ngoài thuế môn bài, Văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Bên cạnh đó, khi công ty mẹ yêu cầy, văn phòng đại diện phải thực hiện việc lập báo cáo tài chính nội bộ. 

Văn phòng đại diện là gì? Có được xuất hóa đơn không?

Việc hạch toán, ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Trong trường hợp văn phòng đại diện có mã số thuế, có con dấu riêng, có tài khoản riêng nhưng xét về tính chất đây vẫn chỉ là một đơn vị trực thuộc quản lý của công ty chính và không có chức năng kinh doanh hàng hóa dịch vụ. Do đó, văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh? 

Văn phòng đại diện và chi nhánh là hai đơn vị trực thuộc doanh nghiệp có đặc điểm khá giống nhau. Nếu doanh nghiệp bạn chỉ muốn có một địa chỉ có một địa chỉ hợp pháp để tiện cho các hoạt động giao dịch và và kiểm soát , không thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện là một sự lựa chọn hợp lý. Văn phòng đại diện không phải thực hiện các thủ tục kê khai thuế nên việc vận hành cũng đơn giản hơn. Trong trường hợp doanh nghiệp bạn muốn thực hiện hoạt động kinh doanh thì bạn nên tham khảo việc thành lập chi nhánh.

Trên đây là các thông tin cơ bản, những thắc mắc mà các doanh nghiệp thường gặp nhất đối với văn phòng đại diện. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp việc mở rộng thị trường của doanh nghiệp bạn không còn quá phức tạp.

CÔNG TY CỔ PHẦN REPLUS

Địa chỉ 1: Tòa nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM
🏢 Địa chỉ 2: Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TPHCM
🏢 Địa chỉ 3: Số 1 Đường 5, Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TPHCM
☎ Hotline: 0932 678 626 – 028 6288 3088
📧 Email: info@replus.com.vn

Leave a Reply