Văn phòng mở là gì? Ưu nhược điểm, cách bố trí hiệu quả nhất

Văn phòng mở là mô hình bố trí không gian làm việc hạn chế tường và vách ngăn cố định. Nhân viên cùng làm việc trong một khu vực chung, kết hợp bàn theo cụm, khu cộng tác, phòng họp và khu vực yên tĩnh để tăng kết nối, tối ưu diện tích và linh hoạt khi thay đổi quy mô.

Mô hình văn phòng mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích, dễ bố trí chỗ ngồi và hỗ trợ trao đổi công việc. Tuy nhiên, không gian này cũng có thể gây tiếng ồn, thiếu riêng tư và làm giảm khả năng tập trung nếu thiết kế chưa phù hợp.

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở, tiếng Anh là Open Office hoặc Open-plan Office, là kiểu bố trí không gian làm việc có ít phòng kín và vách ngăn cố định. Nhiều nhân viên cùng làm việc trên một mặt bằng, thay vì được chia thành từng phòng riêng biệt.

Không gian mở không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn phòng kín. Doanh nghiệp vẫn có thể bố trí phòng họp, khu gọi điện, khu làm việc tập trung và phòng dành cho các bộ phận cần bảo mật.

Văn phòng mở có những đặc điểm nào?

Một văn phòng mở thường có các đặc điểm sau:

• Không gian làm việc liên thông, ít tường cố định.
• Bàn làm việc được bố trí theo dãy hoặc theo cụm.
• Nhân viên dễ quan sát và trao đổi trực tiếp.
• Nội thất có thể di chuyển hoặc thay đổi linh hoạt.
• Diện tích chung được tận dụng cho nhiều mục đích.
• Ánh sáng và không khí được phân bổ đồng đều hơn.
• Phòng họp và khu vực riêng được bố trí bổ sung khi cần.

Doanh nghiệp có thể dùng tủ thấp, vách lửng, cây xanh hoặc kính để phân chia khu vực mà không làm không gian trở nên bí bách.

Văn phòng mở có giống coworking space không?

Văn phòng mở là một cách thiết kế không gian, còn coworking space là mô hình cung cấp chỗ làm việc và tiện ích cho nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp. Hai khái niệm có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Văn phòng mở có ưu và nhược điểm gì?

Văn phòng mở giúp tối ưu diện tích, giảm chi phí bố trí và hỗ trợ trao đổi nhanh. Hạn chế chính của mô hình này là tiếng ồn, sự gián đoạn và thiếu không gian riêng tư.

Ưu điểm của văn phòng mở là gì?

• Tăng khả năng trao đổi: Nhân viên dễ thảo luận và xử lý công việc trực tiếp.
• Hỗ trợ làm việc nhóm: Các thành viên trong cùng dự án có thể phối hợp nhanh hơn.
• Tối ưu diện tích: Doanh nghiệp bố trí được nhiều chỗ ngồi hơn trên cùng mặt bằng.
• Giảm chi phí thi công: Số lượng tường, cửa và phòng riêng cần xây dựng ít hơn.
• Linh hoạt khi mở rộng: Bàn ghế và vị trí làm việc có thể thay đổi theo số lượng nhân sự.
• Tận dụng ánh sáng: Không gian ít tường giúp ánh sáng tự nhiên lan tỏa tốt hơn.
• Tạo môi trường cởi mở: Khoảng cách giữa các bộ phận được rút ngắn.

Nhược điểm của văn phòng mở là gì?

• Dễ phát sinh tiếng ồn: Cuộc gọi, trao đổi và di chuyển có thể ảnh hưởng người xung quanh.
• Khó tập trung: Nhân viên dễ bị gián đoạn bởi hình ảnh và âm thanh trong khu vực chung.
• Thiếu sự riêng tư: Màn hình, tài liệu và cuộc trò chuyện có thể bị người khác nhìn thấy.
• Khó bảo mật thông tin: Các bộ phận kế toán, nhân sự hoặc pháp lý cần mức riêng tư cao hơn.
• Dễ tạo cảm giác bị quan sát: Một số nhân viên có thể không thoải mái khi làm việc trong tầm nhìn của nhiều người.
• Không phù hợp với mọi vị trí: Công việc viết, lập trình, phân tích hoặc xử lý dữ liệu thường cần không gian yên tĩnh.

Doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình văn phòng mở?

Văn phòng mở phù hợp với doanh nghiệp cần trao đổi thường xuyên, có đội ngũ linh hoạt và không xử lý quá nhiều thông tin bảo mật. Các công việc cần tập trung sâu nên sử dụng mô hình kết hợp thay vì mở hoàn toàn.

Nhóm doanh nghiệp nên lựa chọn

• Startup và doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
• Agency marketing, truyền thông và thiết kế.
• Công ty công nghệ làm việc theo nhóm dự án.
• Bộ phận kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng.
• Doanh nghiệp có số lượng nhân sự thường xuyên thay đổi.
• Nhóm sáng tạo cần trao đổi ý tưởng liên tục.

Nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc

• Công ty luật, tài chính hoặc kiểm toán.
• Bộ phận kế toán và quản lý nhân sự.
• Doanh nghiệp xử lý dữ liệu khách hàng.
• Nhóm lập trình, nghiên cứu hoặc phân tích.
• Công ty thường xuyên trao đổi thông tin nội bộ quan trọng.

Cách bố trí văn phòng mở hiệu quả như thế nào?

Một văn phòng mở hiệu quả cần được chia theo hoạt động thay vì chỉ xếp nhiều bàn làm việc trong cùng không gian. Doanh nghiệp nên kết hợp khu làm việc chung, phòng họp, khu yên tĩnh, khu gọi điện và các giải pháp giảm tiếng ồn.

Phân chia không gian theo hoạt động

Không gian nên được chia thành các khu vực rõ ràng:

1. Khu làm việc chung: Dành cho công việc hằng ngày và trao đổi nhanh.
2. Khu cộng tác: Dùng cho thảo luận nhóm trong thời gian ngắn.
3. Phòng họp kín: Phù hợp khi gặp đối tác hoặc trao đổi nội dung bảo mật.
4. Khu vực tập trung: Dành cho công việc cần hạn chế tiếng ồn.
5. Buồng gọi điện: Giúp cuộc gọi không ảnh hưởng đến người xung quanh.
6. Pantry và khu nghỉ: Tách hoạt động ăn uống, nghỉ ngơi khỏi nơi làm việc.

Kiểm soát tiếng ồn trong văn phòng mở

Tiếng ồn là hạn chế thường gặp nhất của mô hình văn phòng mở. Doanh nghiệp có thể giảm ảnh hưởng bằng các giải pháp sau:

• Sử dụng thảm, trần hoặc vách tiêu âm.
• Tách khu gọi điện khỏi khu làm việc tập trung.
• Bố trí phòng họp nhỏ cho các cuộc trao đổi dài.
• Dùng cây xanh, tủ thấp hoặc vách lửng để phân vùng.
• Không đặt máy in, pantry hoặc lối đi chính sát bàn làm việc.
• Quy định mức âm lượng phù hợp trong khu vực chung.

Vật liệu tiêu âm nên được bố trí tại những khu vực có nhiều cuộc gọi hoặc hoạt động trao đổi.

Lựa chọn nội thất linh hoạt

Bàn làm việc dạng module giúp doanh nghiệp dễ thay đổi số lượng và vị trí chỗ ngồi. Vách ngăn lửng có thể tạo giới hạn cá nhân mà không làm mất cảm giác rộng rãi.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên trang bị:

• Ghế công thái học, phù hợp thời gian làm việc dài.
• Tủ lưu trữ cá nhân có khóa.
• Ổ điện và cổng kết nối thuận tiện.
• Bàn đứng hoặc khu làm việc linh hoạt.
• Màn hình hoặc giá đỡ có thể điều chỉnh.

Nội thất nên ưu tiên tính linh hoạt, độ bền và khả năng di chuyển thay vì chỉ tập trung vào hình thức.

Xây dựng quy tắc sử dụng không gian

Thiết kế tốt vẫn chưa đủ nếu doanh nghiệp không có quy tắc sử dụng. Nhân viên cần thống nhất một số nguyên tắc cơ bản:

• Không tổ chức cuộc họp dài tại bàn làm việc.
• Chuyển cuộc gọi lớn tiếng sang khu vực riêng.
• Sử dụng tai nghe khi nghe âm thanh.
• Đặt lịch trước khi dùng phòng họp.
• Giữ lối đi và không gian chung gọn gàng.
• Tôn trọng tín hiệu không muốn bị làm phiền.

Quy tắc càng rõ ràng, khả năng phát sinh mâu thuẫn và gián đoạn trong văn phòng càng thấp.

Nên chọn văn phòng mở, văn phòng đóng hay mô hình kết hợp?

Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên tính chất công việc, mức độ bảo mật và nhu cầu trao đổi. Mô hình kết hợp thường phù hợp hơn với doanh nghiệp có nhiều phòng ban và yêu cầu làm việc khác nhau.

Văn phòng mở phù hợp khi hoạt động cộng tác là ưu tiên chính. Văn phòng đóng phù hợp với công việc cần bảo mật hoặc tập trung cao.

Với phần lớn doanh nghiệp hiện nay, mô hình kết hợp thường thực tế hơn. Doanh nghiệp có thể bố trí khu làm việc chung ở trung tâm, sau đó bổ sung phòng họp, phòng quản lý và khu yên tĩnh xung quanh.

Không gian làm việc mở tại Replus có gì?

Replus cung cấp không gian làm việc linh hoạt dành cho freelancer, startup, nhóm dự án và doanh nghiệp chưa muốn đầu tư văn phòng riêng. Khách hàng có thể lựa chọn chỗ ngồi vãng lai, linh hoạt hoặc cố định theo thời gian sử dụng.

Không gian làm việc tại Replus được trang bị các tiện ích cơ bản:

• Bàn ghế làm việc và internet tốc độ cao.
• Điện, nước và máy lạnh.
• Máy in, máy scan và máy photocopy.
• Lễ tân tiếp nhận khách hàng.
• Khu vực tiếp khách.
• Phòng họp khi cần trao đổi riêng.
• Dịch vụ tiếp nhận thư từ và bưu phẩm.
• Hỗ trợ địa chỉ giao dịch tùy theo gói đăng ký.

Doanh nghiệp không cần tự thuê mặt bằng, mua nội thất hoặc quản lý nhiều chi phí vận hành. Đây là lựa chọn phù hợp với nhóm cần môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn muốn giữ khả năng thay đổi linh hoạt.

Trường hợp doanh nghiệp chưa cần chỗ ngồi thường xuyên nhưng cần địa chỉ đăng ký kinh doanh, tiếp nhận thư từ và hỗ trợ hành chính, có thể tham khảo các gói văn phòng ảo Replus.

Liên hệ Replus để đăng ký tham quan không gian và lựa chọn chỗ ngồi phù hợp với quy mô nhóm, lịch làm việc và ngân sách của doanh nghiệp. [Hotline: 0932 678 626]