Để mở rộng phạm vi kinh doanh và thực hiện các hoạt động giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng nằm ngoài khuôn viên trụ sở chính, các doanh nghiệp thường lựa chọn thiết lập các văn phòng đại diện doanh nghiệp nhằm thực hiện hoạt động một cách hợp pháp. Replus xin mời quý khách cùng tìm hiểu về khái niệm văn phòng đại diện và các vấn đề liên quan thông qua bài viết dưới đây.
Văn phòng đại diện doanh nghiệp là gì?
Văn phòng đại diện trong lĩnh vực doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc mở rộng phạm vi hoạt động và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện doanh nghiệp là đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Kinh nghiệm sử dụng văn phòng đại diện bạn nhất định phải biết
Văn phòng đại diện có thể được chia thành hai nhóm chính: đầu tiên là văn phòng đại diện cho các công ty đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam và thứ hai là văn phòng đại diện cho các thương nhân nước ngoài chưa có hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Chức năng cơ bản của văn phòng đại diện doanh nghiệp bao gồm:
- Liên lạc khách hàng
- Tìm hiểu thị trường, hỗ trợ đánh giá và xúc tiến kinh doanh.
Nên lựa chọn thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty
Việc lập ra văn phòng đại diện doanh nghiệp hoặc chi nhánh công ty không chỉ đơn thuần là việc hình thành các cơ cấu tổ chức mở rộng, mà còn phản ánh sự phù hợp giữa mục tiêu kinh doanh và lựa chọn phương thức tổ chức.
Nếu mục tiêu của doanh nghiệp xoay quanh việc tạo dựng mối quan hệ, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, việc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp có thể là lựa chọn hợp lý. Văn phòng đại diện hoạt động như một điểm giao tiếp chính thức giữa công ty và đối tác kinh doanh, giúp tạo dựng sự tin cậy và thân thiện.
Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp mong muốn một đơn vị kinh doanh độc lập có khả năng thu lợi trực tiếp từ hoạt động kinh doanh, việc thành lập chi nhánh công ty là lựa chọn thích hợp. Chi nhánh có khả năng hoạt động kinh doanh một cách độc lập và có quyền thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và tạo điều kiện linh hoạt hơn trong quá trình kinh doanh.
Bảng giá văn phòng đại diện bạn có thể tham khảo
Điều quan trọng cần lưu ý, việc lựa chọn giữa văn phòng đại diện doanh nghiệp và chi nhánh công ty không chỉ ảnh hưởng đến cách thức tổ chức mở rộng, mà còn liên quan đến sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Hiểu rõ những ưu điểm và hạn chế của mỗi phương thức là quan trọng để đảm bảo sự phát triển hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đa dạng và biến đổi.
Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài
Văn phòng đại diện doanh nghiệp là một phần phụ thuộc của tổ chức kinh doanh, nhưng cách hoạt động của văn phòng đại diện của các công ty Việt Nam và các công ty nước ngoài không hoàn toàn giống nhau.
| VPĐD Việt Nam | VPĐD Nước ngoài | |
| Điều lệ căn cứ | Các quy định của Luật Doanh nghiệp cùng các tài liệu liên quan | Các quy định của Luật Thương mại cùng các tài liệu liên quan |
| Chức năng và nhiệm vụ | Thực hiện đại diện dưới sự ủy quyền với mục tiêu bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp (theo quy định tại khoản 2 của Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020) | Nghiên cứu thị trường và thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh như là một phần của việc hoạt động (theo quy định tại khoản 6 của Điều 3 Luật Thương mại năm 2005). |
| Điều kiện thành lập | Không yêu cầu điều kiện cụ thể, chỉ cần tuân thủ một số quy định liên quan đến tên gọi, vị trí (theo quy định tại Điều 40 của Luật Doanh nghiệp). | – Công ty nước ngoài cần tuân theo quy định về đăng ký kinh doanh của pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được công nhận bởi pháp luật tại các quốc gia, vùng lãnh thổ này. – Đã hoạt động ít nhất 1 năm từ ngày thành lập/đăng ký. – Thời hạn hoạt động được ghi trong Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương tự phải còn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ. – Hoạt động của Văn phòng đại diện phải tuân thủ cam kết của Việt Nam trong các hiệp định quốc tế mà nước này là thành viên. Việc thành lập Văn phòng đại diện cần được sự chấp thuận từ Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành. |
| Chứng nhận tư cách chủ thể | Giấy chứng nhận đăng ký thành lập VPĐD | Giấy phép thành lập VPĐD |
| Hồ sơ đăng ký | – Mẫu thông báo thành lập VPĐD doanh nghiệp – Bản sao nghị quyết/quyết định/biên bản họp của Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 thành viên trở lên), Hội đồng quản trị (công ty cổ phần), chủ sở hữu (công ty TNHH 1 thành viên) – Bản sao quyết định bổ nhiệm người đại diện/đứng đầu VPĐD – Bản sao chứng thực cá nhân người đại diện văn phòng đại diện doanh nghiệp | – Đơn đề nghị cấp giấy phép văn phòng đại diện doanh nghiệp – Bản sao đăng ký kinh doanh – Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện doanh nghiệp – Bản sao báo cáo tài chính có xác nhận thực hiện nghĩa vụ tài chính trong năm gần nhất – Bản sao chứng thực cá nhân (CCCD/CMND/hộ chiếu) của người đứng đầu VPĐD – Tài liệu về địa điểm dự kiến (Một số giấy tờ phải được dịch và chứng thực theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP) |
| Cơ quan giải quyết | Phòng đăng ký kinh doanh tại địa chỉ văn phòng đại diện doanh nghiệp. | Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao (trong trường hợp VPĐD nằm ở những khu vực này) |
| Thời hạn hoạt động | Không quy định thời hạn | VPĐD hoạt động trong thời hạn được cấp Giấy phép, tối đa là 05 năm và không vượt quá thời hạn của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương nếu có và có thể được gia hạn. |
Trên đây là nội dung bài viết về văn phòng đại diện doanh nghiệp, Quý khách hàng cần liên hệ dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Replus vui lòng liên hệ hotline: 0932 678 626. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
