Vì sao nhiều doanh nghiệp “vỡ kế hoạch” dù chọn coworking space?
Coworking space thường được quảng bá là giải pháp linh hoạt – trọn gói – tiết kiệm chi phí cho startup, freelancer và doanh nghiệp vừa & nhỏ. Thực tế, không ít người quyết định rất nhanh vì mức giá niêm yết “có vẻ hợp lý” so với văn phòng truyền thống.
5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp
Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp
Nhưng sau 3–6 tháng vận hành, nhiều doanh nghiệp bắt đầu nhận ra một sự thật: tổng chi phí thực tế cao hơn dự kiến từ 20–40%. Nguyên nhân không đến từ giá thuê ban đầu, mà đến từ những chi phí ẩn khi thuê coworking space không được tư vấn rõ ràng ngay từ đầu.
Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Nhận diện đầy đủ các chi phí phát sinh khi thuê coworking space
- Tránh những sai lầm phổ biến khi thuê coworking space
- Đánh giá đúng rủi ro và nhược điểm của coworking space
- Chủ động kiểm soát ngân sách trước khi ký hợp đồng
Nếu bạn đang cân nhắc thuê coworking space cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, thì nội dung về “chi phí ẩn khi thuê coworking space” bắt buộc phải đọc trước khi quyết định.
Hiểu đúng bản chất “chi phí ẩn khi thuê coworking space” là gì?
Chi phí ẩn khi thuê coworking space không phải là những khoản “bị lừa”, mà là các chi phí không được đưa vào giá thuê công bố, chỉ phát sinh khi bạn sử dụng thực tế hoặc vượt giới hạn gói dịch vụ.
Điểm đặc trưng của coworking space là:
- Giá thuê thấp dễ thu hút khách
- Dịch vụ chia nhỏ theo mô hình “add-on”
- Phụ thuộc rất nhiều vào thói quen sử dụng của người thuê
Nếu không đọc kỹ hợp đồng và bảng phụ phí, bạn rất dễ rơi vào tình trạng: “Giá thuê rẻ, nhưng tổng chi phí thì không hề rẻ.”
1. Chi phí sử dụng phòng họp – khoản phát sinh phổ biến nhất
Hầu hết các coworking space chỉ tặng một số giờ phòng họp giới hạn mỗi tháng.
Chi phí ẩn thường gặp:
- Hết giờ miễn phí → tính phí theo giờ
- Mức giá phổ biến: 300.000 – 600.000đ/giờ
- Phòng họp lớn, có màn hình, họp khách → giá cao hơn
-> Đây là chi phí ẩn khi thuê coworking space rất dễ vượt ngân sách nếu:
- Doanh nghiệp họp nội bộ thường xuyên
- Có nhu cầu tiếp khách, đối tác
2. Phí gửi xe – nhược điểm lớn tại khu trung tâm
Nhiều người chỉ nhìn giá thuê chỗ ngồi mà quên mất chi phí gửi xe.
Thực tế:
- Phần lớn coworking space không bao gồm phí gửi xe
- Khu trung tâm TP.HCM, Hà Nội:
- Xe máy: 200.000 – 500.000đ/tháng
- Ô tô: 1 – 3 triệu/tháng
Với doanh nghiệp 5–10 người, đây là chi phí ẩn khi thuê coworking space có thể tăng rất nhanh theo quy mô.
>>Tìm hiểu thêm:
3. Chi phí in ấn – photocopy tưởng nhỏ nhưng cộng dồn rất lớn
Máy in có sẵn không đồng nghĩa là in miễn phí.
Thông thường:
- Giới hạn số trang/tháng
- Vượt mức → tính phí:
- Đen trắng: 1.000 – 2.000đ/trang
- Màu: 3.000 – 5.000đ/trang
Một số coworking space còn:
- Thu phí cài driver
- Thu phí kết nối máy in cho nhân sự mới
-> Đây là chi phí phát sinh khi thuê coworking space mà các doanh nghiệp hành chính, kế toán rất hay gặp.
4. Phí ngoài giờ làm việc (OT & cuối tuần)
Không phải coworking space nào cũng mở cửa 24/7.
Chi phí ẩn phổ biến:
- Phí sử dụng ngoài giờ hành chính
- Phí điện, máy lạnh, bảo vệ
- Phí cấp thẻ từ 24/7
Nếu team bạn thường xuyên OT hoặc làm việc linh hoạt, đây là rủi ro khi thuê coworking space cần tính trước.
5. Chi phí nhận thư, bưu phẩm & đăng ký địa chỉ kinh doanh
Với gói Hot Desk hoặc chỗ ngồi linh hoạt, bạn thường:
- Không được treo bảng tên công ty
- Không được dùng địa chỉ để đăng ký kinh doanh
Muốn sử dụng, bạn phải:
- Mua thêm gói văn phòng ảo
- Trả phí nhận – giữ – thông báo thư từ
Đây là chi phí ẩn khi thuê coworking space rất dễ bị bỏ sót khi doanh nghiệp mới thành lập.
6. Phí tiện ích bổ sung
Coworking space vận hành theo mô hình base price + add-on.
Các khoản thường gặp:
- Tủ locker cá nhân: 100.000 – 300.000đ/tháng
- Cafe máy, trà cao cấp: tính riêng
- Internet riêng, IP tĩnh: phí cao
- Màn hình phụ, thiết bị kỹ thuật: thuê theo ngày/tháng
-> Cộng dồn các tiện ích này, chi phí ẩn khi thuê coworking space có thể tăng đáng kể so với dự toán ban đầu.
7. Phí huỷ hợp đồng & mất cọc
Một trong những nhược điểm khi thuê coworking space ít được nói rõ là:
- Hợp đồng vẫn có ràng buộc thời hạn
- Huỷ sớm → mất cọc (thường 2–3 tháng)
Với văn phòng riêng trong coworking space:
- Có thể phát sinh phí hoàn trả mặt bằng
- Phí sơn sửa, vệ sinh, tháo decal
Đây là rủi ro khi thuê coworking space nếu doanh nghiệp chưa ổn định kế hoạch dài hạn.
8. Chi phí tăng theo quy mô nhân sự
Giá thuê ban đầu thường tính cho:
- 1 chỗ ngồi
- 1 thẻ ra vào
- 1 định mức dịch vụ
Khi mở rộng:
- Thêm người = thêm phí
- Thêm thẻ = thêm phí
- Thêm giờ họp = thêm phí
Nếu không dự trù, chi phí ẩn khi thuê coworking space sẽ tăng tỷ lệ thuận với tốc độ tăng trưởng nhân sự.
9. Chi phí “vô hình” nhưng ảnh hưởng hiệu suất
Ngoài tiền, còn có các chi phí không thể đo bằng hóa đơn:
- Mất tập trung do không gian mở
- Giới hạn tùy chỉnh thương hiệu
- Phụ thuộc quy định vận hành chung
Đây là những nhược điểm của coworking space mà doanh nghiệp cần cân nhắc nếu làm việc chuyên sâu hoặc bảo mật cao.
Làm sao để tránh chi phí ẩn khi thuê coworking space?
Để kiểm soát chi phí ẩn khi thuê coworking space, bạn nên:
- Yêu cầu bảng phụ phí chi tiết
- Hỏi rõ:
- Phí ngoài giờ
- Phí phòng họp vượt mức
- Phí gửi xe
- So sánh tổng chi phí sử dụng thực tế, không chỉ giá niêm yết
- Ưu tiên đơn vị:
- Minh bạch chi phí
- Hợp đồng rõ ràng
- Có nhiều gói linh hoạt theo giai đoạn
- Kinh nghiệm vận hành lâu năm
Góc nhìn thực tế: Khi nào coworking space vẫn là lựa chọn tốt?
1. Khi “Tốc độ” quan trọng hơn “Tiết kiệm”
Nếu bạn thuê văn phòng truyền thống, bạn mất ít nhất 1-2 tháng để setup: thiết kế, thi công điện nước, mua sắm bàn ghế, lắp mạng.
Giá trị tại Coworking: Bạn chỉ cần mang laptop đến và làm việc ngay trong 5 phút. Với các startup đang trong giai đoạn “đốt tiền” để chiếm lĩnh thị trường, 2 tháng tiết kiệm được đó đáng giá hơn nhiều so với vài triệu tiền phí dịch vụ ẩn.
2. Biến “Chi phí cố định” thành “Chi phí biến đổi”
Trong kinh doanh, rủi ro lớn nhất là gánh nặng chi phí cố định
Xem thêm: Cho thuê văn phòng ảo quận 3
Văn phòng truyền thống: Thuê 100m2 thì dù bạn có 5 nhân viên hay 20 nhân viên, tiền nhà vẫn thế.
Coworking: Bạn trả tiền theo đúng số lượng ghế. Tháng này team 5 người, trả 5 ghế. Tháng sau dự án lớn tăng lên 10 người, bạn thuê thêm 5 ghế trong 1 nốt nhạc. Khả năng “co dãn” này giúp dòng tiền của bạn cực kỳ an toàn.
3. Giải phóng bộ máy vận hành
Nếu tự thuê văn phòng, bạn (hoặc nhân sự của bạn) phải làm thêm những việc không tên:
Gọi thợ sửa máy lạnh, trả tiền điện/nước/internet hàng tháng.
Thuê lao công, mua trà/café/giấy vệ sinh.
Tiếp đoàn kiểm tra phòng cháy chữa cháy.
Góc nhìn thực tế: Coworking Space thực chất là bạn đang thuê một đội ngũ vận hành chuyên nghiệp. Hãy tính xem lương của một nhân viên hành chính để lo các việc trên là bao nhiêu? Chắc chắn cao hơn nhiều so với các khoản phí ẩn bạn phải trả.
4. Giá trị của “Hệ sinh thái” và Hình ảnh
Networking: Một hợp đồng lớn có thể đến từ việc làm quen với người ngồi bàn bên cạnh lúc pha cafe. Đây là điều văn phòng riêng biệt không bao giờ có.
Vị trí đắc địa: Thay vì thuê một văn phòng nhỏ hẻm sâu, bạn có thể ngồi tại tòa nhà hạng A ở trung tâm thành phố. Điều này giúp nâng tầm uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng và ứng viên khi đến phỏng vấn.
Kết luận
Chi phí ẩn khi thuê coworking space là yếu tố quyết định việc mô hình này thực sự “tiết kiệm” hay trở thành gánh nặng ngân sách.
Khi hiểu rõ:
- Các khoản chi phí phát sinh
- Sai lầm phổ biến khi thuê coworking space
- Rủi ro và nhược điểm cần tránh
Doanh nghiệp sẽ:
- Chủ động kiểm soát ngân sách
- Chọn đúng mô hình, đúng gói dịch vụ
- Tận dụng tối đa giá trị của coworking space
Với những đơn vị vận hành minh bạch, có kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp như REPLUS, các khoản chi phí đều được làm rõ ngay từ đầu, giúp khách hàng yên tâm sử dụng mà không lo phát sinh ngoài dự kiến.
