Phân biệt văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch

Hiện nay, có nhiều loại hình ra đời với nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn hoặc không phân biệt được các loại hình văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện. Họ thường cho rằng hai loại hình này có chung một khái niệm. Để giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này bài viết sau đây sẽ giúp bạn phân biệt văn phòng giao dịch với văn phòng đại diện.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch

Để hiểu đúng bản chất và không vi phạm các quy định vận hành của Nhà nước, doanh nghiệp cần chiếu theo các văn bản pháp luật hiện hành. Hệ thống pháp lý cốt lõi điều chỉnh hai loại hình này bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (Cập nhật và thay thế Luật Doanh nghiệp 2014 cũ để phù hợp với bối cảnh kinh tế hiện tại).

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Thay thế cho Nghị định 78/2015/NĐ-CP).

• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế.

Lưu ý quan trọng từ Replus: Nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng các điều khoản cũ của Luật Doanh nghiệp 2014, dẫn đến sai sót khi thực hiện thủ tục nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT).

Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm và chức năng cốt lõi

Định nghĩa văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

VPĐD đóng vai trò là một thực thể trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, tìm hiểu thị trường, và xúc tiến các cơ hội hợp tác kinh doanh cho tổng công ty.

[Trụ sở chính / Chi nhánh] ──(Ủy quyền)──> [Văn phòng đại diện] ──> Khách hàng / Đối tác (Không trực tiếp bán hàng)

Đặc điểm vận hành của văn phòng đại diện

• Chức năng kinh doanh: Tuyệt đối không có chức năng sinh lời trực tiếp. VPĐD không được tự ý ký kết các hợp đồng kinh tế thương mại trừ trường hợp có giấy ủy quyền hợp pháp bằng văn bản từ người đại diện theo pháp luật của trụ sở chính.

• Nghĩa vụ thuế và hóa đơn: VPĐD không có tư cách pháp nhân độc lập, không thực hiện kê khai thuế GTGD độc lập và không có chức năng xuất hóa đơn tài chính. Mọi chi phí hoạt động và nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân sự tại đây đều được quản lý tập trung từ trụ sở chính.

• Giải pháp không gian: Vì không trực tiếp sản xuất hay bán hàng, các doanh nghiệp lớn thường tối ưu chi phí bằng cách thuê các gói văn phòng trọn gói hoặc văn phòng chia sẻ tại Replus để làm VPĐD nhằm vừa sở hữu không gian tiếp khách sang trọng, vừa tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành.

Văn phòng giao dịch là gì?

Trong văn bản pháp luật Việt Nam hiện hành, thuật ngữ “văn phòng giao dịch” không phải là một loại hình đơn vị phụ thuộc chính thức. Thực chất, văn phòng giao dịch chính là tên gọi thương mại mà doanh nghiệp tự đặt khi đăng ký loại hình Địa điểm kinh doanh (Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).

Văn phòng giao dịch là nơi doanh nghiệp trực tiếp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể như trưng bày sản phẩm, tiếp nhận yêu cầu dịch vụ và giao dịch trực tiếp với mạng lưới khách hàng.

Đặc điểm vận hành của văn phòng giao dịch

• Chức năng kinh doanh: Được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời trực tiếp (bán hàng, cung ứng dịch vụ) thuộc phạm vi ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký.

• Con dấu và hóa đơn: Khác với chi nhánh, địa điểm kinh doanh (văn phòng giao dịch) không có con dấu riêng và không có mã số thuế độc lập để tự kê khai thuế. Toàn bộ hoạt động hạch toán, xuất hóa đơn phát sinh tại văn phòng giao dịch phải chuyển về cho trụ sở chính hoặc chi nhánh chủ quản xử lý.

So sánh chi tiết: Văn phòng giao dịch khác văn phòng đại diện ở điểm nào?

Để giúp ban điều hành doanh nghiệp có cái nhìn trực quan và đưa ra quyết định mở rộng mô hình chuẩn xác, Replus đã lập bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Doanh nghiệp nên chọn thành lập loại hình nào để tối ưu?

Việc quyết định đầu tư vào loại hình nào hoàn toàn phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược và bài toán dòng tiền của doanh nghiệp trong từng giai đoạn:

• Chọn mở Văn phòng đại diện khi: Doanh nghiệp là các tổng công ty từ các tỉnh thành khác (ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng) muốn thăm dò thị trường miền Nam, cần một địa chỉ uy tín tại TP.HCM để treo bảng hiệu, tiếp cận đối tác và thực hiện các chiến dịch truyền thông mà không có nhu cầu phân phối hàng hóa trực tiếp tại đó.

• Chọn mở Văn phòng giao dịch khi: Doanh nghiệp đã định vị được tệp khách hàng tại khu vực đó, cần một điểm chạm vật lý để khách hàng đến xem sản phẩm, thực hiện giao dịch ký kết mua bán, thanh toán tiền mặt hoặc nhận hàng hóa trực tiếp.

Xu hướng sử dụng văn phòng ảo làm văn phòng đại diện hợp pháp

Một câu hỏi rất phổ biến từ các startup và doanh nghiệp SME gửi về cho hội đồng tư vấn pháp lý của Replus: “Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có hợp pháp để đăng ký làm văn phòng đại diện hay không?”

Cơ sở pháp lý của văn phòng ảo

Dưới góc độ Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật không có quy định cấm một địa chỉ là nơi đăng ký kinh doanh của nhiều doanh nghiệp khác nhau. Định nghĩa về trụ sở chính chỉ yêu cầu đó phải là địa điểm liên lạc rõ ràng trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác thực (số nhà, tên đường, phường, quận…) và có số điện thoại liên lạc.

Do đó, việc thuê văn phòng ảo để đăng ký thành lập văn phòng đại diện hoàn toàn hợp pháp 100%.

Lợi ích vượt trội khi kết hợp văn phòng ảo và VPĐD tại Replus

Khi sử dụng giải pháp văn phòng ảo tại các vị trí đắc địa của Replus, doanh nghiệp sẽ nhận được các giá trị thực tế sau:

• Vị trí chiến lược: Đặt địa chỉ VPĐD tại các tòa nhà cao ốc hạng A thuộc trung tâm Quận 1, Quận Bình Thạnh, hoặc TP. Thủ Đức, giúp nâng tầm uy tín thương hiệu trong mắt đối tác.

• Tiết kiệm tối đa chi phí: Thay vì chi trả hàng chục triệu đồng mỗi tháng cho mặt bằng truyền thống, chi phí thuê văn phòng ảo chỉ từ vài trăm nghìn đồng.

• Hỗ trợ vận hành toàn diện: Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp của Replus sẽ thay mặt doanh nghiệp tiếp đón khách hàng, tiếp nhận bưu phẩm, thư từ và xử lý các cuộc gọi chuyển tiếp một cách chuẩn xác.

Hy vọng những thông tin vừa rồi đã giúp bạn nắm được vấn đề giữa sự khác nhau từ văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch ở những điểm nào. Từ đó, cách công ty có nhu cầu mở rộng thị trường cần căn cứ vào mục đích của doanh nghiệp để lựa chọn hình thức mở rộng phù hợp.

Việc không phân biệt đúng về một thuật ngữ khiến các doanh nghiệp đi sai hướng mục đích ban đầu khi mở rộng kinh doanh. Bởi bản chất văn phòng giao dịch khác với văn phòng đại diện cả về chức năng lẫn nhiệm vụ. Do đó, tùy vào nhu cầu phát triển kinh doanh của từng doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu và xem xét kỹ trước khi lựa chọn loại hình phù hợp với đơn vị mình.

THÔNG TIN LIÊN HỆ REPLUS

• Địa chỉ trụ sở: Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM

• Hotline: 0932 678 626

• Website: replus.com.vn