Hiện nay, có nhiều loại hình ra đời với nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn hoặc không phân biệt được các loại hình văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện. Họ thường cho rằng hai loại hình này có chung một khái niệm. Để giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này bài viết sau đây sẽ giúp bạn phân biệt văn phòng giao dịch với văn phòng đại diện.

Cơ sở pháp lý khi đăng ký văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch

Xét về cơ sở pháp lý thì văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện đều dựa theo một số cơ sở pháp lý nhất định. Cụ thể các điều Luật như sau:

Luật doanh nghiệp 2014.
Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
Công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo điều Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rõ văn phòng đại diện là đơn vị doanh nghiệp có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.

Theo đó, văn phòng đại diện được hiểu là loại hình không trực tiếp kinh doanh, không ký kết một hợp đồng kinh tế nào với đối tác trừ việc có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động từ văn phòng đại diện do đó mọi hoạt động như kê khai thuê, xuất hóa đơn đều do trụ sở chính quản lý. Do đó, nếu chủ sở hữu cần một địa chỉ hợp pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch với đối tác mà không nhất thiết thực hiện hoạt động sinh lời thì văn phòng trọn gói đại diện là một giải pháp tối ưu và phù hợp nhất hiện nay.

Văn phòng giao dịch là gì?

Theo Điều 42 quy định văn phòng giao dịch là nơi tiếp nhận vụ, việc theo yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, theo quy định này văn phòng giao dịch không được phép thực hiện việc cung cấp dịch vụ pháp lý. Theo tại Khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, văn phòng giao dịch được hiểu là địa điểm kinh doanh – nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Như vậy, nhìn vào hai khái niệm văn phòng giao dịch khác với văn phòng đại diện ở chỗ văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh, nơi tiến hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính, được đặt tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh. Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều địa điểm trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi mà doanh nghiệp hoạt động để tiền hành kinh doanh.

Văn phòng đại diện khác văn phòng chi nhánh ở điểm nào?

Ngày sau khi tìm hiểu cụ thể về khái niệm hai thuật ngữ, cơ cấu và cách thức hoạt động của hai mô hình. Tiếp theo, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những điểm khác nhau giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện.

Trụ sở

Đối với văn phòng đại diện thì trụ sở có thể đặt tại tỉnh nơi công ty đang có trụ sở chính, các chi nhánh hoặc tỉnh khác không có trụ sở chính. Do đó, một doanh nghiệp, công ty có thể thành lập nhiều văn phòng tại một hoặc nhiều thành phố, thị xã, quận huyện…

Văn phòng giao dịch khác văn phòng đại diện ở chỗ đây là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng giao dịch chỉ là tên gọi mà doanh nghiệp tự đặt khi đăng ký kinh doanh. Do đó, trong một tỉnh doanh nghiệp chỉ có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng giao dịch. Nếu muốn mở rộng kinh doanh, bắt buộc doanh nghiệp phải thành lập chi nhanh, không thể mở văn phòng giao dịch ở tỉnh mà không có trụ sở chính ở đó.

Phạm vi hoạt động

Đối với văn phòng đại diện phạm vi hoạt động chủ yếu là có quyền thực hiện các công việc hành chính được ủy quyền, giới thiệu nhằm thay mặt công ty giao dịch với khách hàng. Đây là văn phòng trung gian giúp doanh nghiệp liên lạc, giao dịch với các đối tác, thực hiện công việc cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp… Nói chung, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, có thể ký hợp động khi được ủy quyền từ trụ sở chính.

Đối với văn phòng giao dịch, bản chất nó là địa điểm kinh doanh, nơi có thể bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp. Tuy nhiên, địa điểm kinh doanh được thành lập ra nhưng sẽ không có con dấu riêng và chịu sự quản lý giám sát, hạch toán, xuất hóa đơn…

Thủ tục mở văn phòng

Về thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ phức tạp và tốn thời gian hơn so với thành lập văn phòng giao dịch. Để tiết kiệm thời gian, chi phí bạn có thể tham khảo qua dịch vụ thành lập công ty để hỗ trợ cho bạn vấn đề này.

Văn phòng ảo có thể sử dụng làm văn phòng đại diện được không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2014 quy định định nghĩa “doanh nghiệp” được hiểu là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo đúng quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Trụ sở chính của doanh nghiệp được hiểu là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ chính xác số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử…

Do đó, sử dụng văn phòng ảo có thể sử dụng làm văn phòng đại diện là điều hợp pháp. Vì vậy, khách hàng hoàn toàn yên tâm sử dụng địa chỉ kinh doanh của văn phòng ảo để sử dụng làm văn phòng đại diện. Với thủ tục thành lập văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng dưới sự hỗ trợ từ dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Vì vậy, khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ này.

Hy vọng những thông tin vừa rồi đã giúp bạn nắm được vấn đề giữa sự khác nhau từ văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch ở những điểm nào. Từ đó, cách công ty có nhu cầu mở rộng thị trường cần căn cứ vào mục đích của doanh nghiệp để lựa chọn hình thức mở rộng phù hợp.

Việc không phân biệt đúng về một thuật ngữ khiến các doanh nghiệp đi sai hướng mục đích ban đầu khi mở rộng kinh doanh. Bởi bản chất văn phòng giao dịch khác với văn phòng đại diện cả về chức năng lẫn nhiệm vụ. Do đó, tùy vào nhu cầu phát triển kinh doanh của từng doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu và xem xét kỹ trước khi lựa chọn loại hình phù hợp với đơn vị mình.