Họp là một hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, cuộc họp có thể diễn ra giữa giám đốc với nhân viên cấp dưới hoặc cũng có thể diễn giữa các trưởng phòng với các nhân viên trong phòng ban của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tổ chức cuộc họp thành công và hiệu quả. Hôm nay Replus xin chia sẻ đến bạn cách tổ chức cuộc họp thành công.
Bí quyết tổ chức cuộc họp hiệu quả
Xác định mục tiêu tổ chức cuộc họp
Khi làm một việc gì đó trước tiên chúng ta điều phải xác định được mục tiêu chúng ta cần đạt được. Tổ chức cuộc họp cũng vậy, người chủ trì cuộc cần đặt ra các mục tiêu cuộc họp sẽ giải quyết những vấn đề gì? các nhiệm vụ cần đặt được.
Điều này giúp mọi người tham gia cuộc họp có thể bám sát được cuộc họp, giúp buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm được thời gian hơn.
Chuẩn bị chu đáo trang thiết bị phòng họp
Để cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ bạn cần chủ bị chu đáo các trang thiết bị hỗ trợ trong quá trình họp. Các trang thiết bị chủ yếu như giấy bút, để ghi chép những nội dung quan trọng của cuộc họp. Còn có các trang thiết bị khác như máy tính, máy chiếu, bảng ghi để người trình bày có thể truyền đạt các ý kiến của mình một các sinh động hơn.
Các thiết bị này cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cuộc họp diễn ra nhằm giảm thiểu nhất các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra cuộc họp.
Tương tác giữa người chủ trì cuộc họp với các thành viên tham gia cuộc họp.
Người chủ trì cuộc họp nên tạo tương tác với người tham gia để thu thập các đóng góp ý kiến của người tham gia. Một cuộc họp được xem là thất bại nếu không thu thập được các ý kiến của người tham gia.
Hơn thế, nếu tạo được sự tương tác qua lại giữa mọi người sẽ tạo được không khí cởi mở hơn, bạn sẽ lắng nghe được các nguyện vọng cũng như các ý tưởng độc đáo từ các nhân viên của mình. Điều này sẽ góp một phần không nhỏ đến quá trình phát triển của công ty bạn.
Thời gian và địa điểm phù hợp
Thời gian và địa điểm cũng góp một phần quan trọng đến thời công của cuộc họp. Thời gian để cuộc họp diễn ra thích hợp nhất là vào giữa buổi, vì đầu giờ mọi người chưa thể tập trung vào công việc và có tâm lý vội vàng vào cuối giờ.
Địa điểm tổ chức cuộc họp cũng quan trọng không kém, nếu bạn là một công ty lớn thì đã có sẵn phòng họp ở trong công ty nhưng nếu là một công ty vừa và nhỏ hay một nhóm dự án thì phải sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp bên ngoài. Vì thuế phải lựa chọn địa điểm thuê thuận tiện cho việc đi lại cho các thành viên tham gia cuộc họp.
Tổng kết và tóm tắt nội dung cuộc họp
Kết thúc cuộc họp bạn nên bạn nên tóm tắt lại các vấn đề đã giải quyết được, các vấn đề tồn đọng cần phải giải quyết và nhiệm vụ của các thành viên. Việc tóm tắt được nội dung sau cuộc họp sẽ giúp các thống nhất lại nội dung cuộc họp và giúp các thành viên nhớ lâu hơn các công việc mình được giao.
Hy vọng chia sẻ của Replus giúp bạn tổ chức một cuộc họp thành công mỹ mãn!
