10 loại chi phí thuê văn phòng không phải ai cũng biết

Khi bắt đầu thành lập hoặc mở rộng công ty thì thuê một văn phòng làm việc là điều quan trọng cần thực hiện đầu tiên. Trong đó, vấn đề chi phí thuê văn phòng là điều được các doanh nghiệp cân nhắc vô cùng kĩ lưỡng. Song, bên cạnh tổng chi phí thuê không gian văn phòng – khoản chi phí nổi, còn có những phần “chi phí chìm” mà nếu không để ý, doanh nghiệp bạn sẽ phải toát mồ hôi hột khi đến ngày nhận bill thanh toán.

Để doanh nghiệp bạn không rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan” sau khi chốt hợp đồng thuê văn phòng. Replus sẽ chỉ ra cho bạn 10 loại chi phí cho thuê văn phòng không phải ai cũng biết ngay sau đây.

văn phòng ảo Thủ Đức
Khu vực tiếp khách và Lễ Tân sang trọng của Replus

? Nhóm chi phí nổi khi thuê văn phòng làm việc

Tại sao gọi là chi phí nổi? Bởi vì đó là những khoản chi phí thuê văn phòng làm việc được ghi rõ ràng trong văn bản hợp đồng, thông qua sự bàn bạc và thống nhất từ đôi bên. Các khoản chi phí thuê văn phòng “nổi” bao gồm những điều sau đây

Tiền thuê văn phòng:

Đây là loại chi phí đầu tiên mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm, được ghi rõ ràng trong mọi thỏa thuận và có sự xác nhận của hợp đồng. Thông thường giá thuê văn phòng được tính theo m2, bảng giá dao động lên xuống phụ thuộc vào vị trí, dịch vụ, tiện ích, hạng tòa nhà văn phòng: A,B hoặc C. Tùy theo yêu cầu bên cho thuê mà doanh nghiệp có thể thanh toán theo năm, tháng hoặc quý và đơn vị tiền tệ đã yêu cầu.

Bảng giá sẽ được thể hiện rõ ràng giống như bảng báo giá công khai của Replus hiện tại.

Phí quản lý toàn nhà:

Khoản phí này cũng là khoản tiền cố định hàng tháng/qúy hoặc năm mà doanh nghiệp phải đóng. Ở đó, tùy theo mức độ chất lượng của dịch vụ, tiên ích đi kèm tại tòa nhà bạn làm việc mà mức phí quản lý tòa nhà bạn phải trả khác nhau. Cụ thể các chi phí cho thuê văn phòng công ty bạn phải trả là:

? Lễ tân
? An ninh
? Dịch vụ vệ sinh
? Phí bảo trì tòa nhà
? Một số khoản phí khác tùy vào chính sách của tòa nhà cho thuê

Thuế VAT:

Một lưu ý nhỏ là những khoản tiền thuê văn phòng hoặc chi phí quản lý vẫn chưa bao gồm VAT. Chính vì thế, doanh nghiệp cần cộng thêm 10% thuế VAT vào tổng tiền đã tính của các khoản chi phí thuê văn phòng.

Các khoản tiền điện, nước tại văn phòng làm việc:

Điện năng tiêu thụ của văn phòng thường được tính mỗi tháng theo chỉ số công tơ, với mức giá bình quân là 3.800đ/kW/giờ. Theo thống kê trên thực tế, chi phí thuê văn phòng, chi phí điều hòa, điện nước phụ thuộc nhiều vào khoảng thời gian ở văn phòng sử dụng, thương hiệu sản phẩm và độ cũ/mới của chúng. Chính vì thế, khi thuê hoặc trong thời gian tìm hiểu bên cung cấp, doanh nghiệp hãy xem xét kỹ lưỡng chất lượng của các trang thiết bị tại văn phòng.

Chi phí hoàn trả mặt bằng:

Đây cũng là khoản phí được ghi cụ thể rõ ràng trong hợp đồng giao dịch của đôi bên. Thông thường theo quy định, khi chấm dứt hợp đồng, khách thuê sẽ chịu khoản chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ cung cấp tòa nhà hoặc văn phòng, ngoại trừ những hao mòn tài sản hợp lý.

?Nhóm chi phí chìm khi thuê văn phòng làm việc

Đây là những khoản phí có thể khiến doanh nghiệp “toát mồ hôi hột” khi đến tháng nhận hóa đơn thanh toán. Tốt hơn hết, hãy lưu ý chúng!

Chi phí đậu/gửi xe:

Một số tòa nhà cho thuê văn phòng hiện nay có chính sách ưu đãi, miễn phí chỗ đỗ xe tùy ý theo diện tích thuê hoặc theo số nhân viên cố định tại công ty. Song, phần lớn các tòa nhà cho thuê hiện tại không có chính sách ưu đãi cho khoản chi phí này. Các bạn cần đàm phán, trao đổi với nhà cung cấp.

bai xe van phong replus quan binh thanh
Bãi xe rộng lớn tại Pearl Plaza- nơi văn phòng của Replus đang hoạt động

Chi phí làm việc thêm giờ:

Trong quá trình làm việc không tránh khỏi những buổi làm tăng ca, hoặc họp muộn, chính vì thế doanh nghiệp không được bỏ qua khoản phí “làm việc ngoài giờ” của các nhân viên. Khoản chi phí thuê văn phòng này thường dùng để chi trả cho những phát sinh về: điện, nước, máy lạnh, tiền lương của quản lý tòa nhà,…

Đa phần doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí cho khoản làm thêm giờ, nhưng có một vài nơi cho thuê quy định: chỉ cần không sử dụng máy lạnh thì sẽ hoàn toàn không thu phí. Chính vì vậy doanh nghiệp cần nghiên cứu kĩ càng về những vấn đề phát sinh xung quanh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để quyết định nên thuê hay không. Tránh trường hợp vượt ngưỡng ngân sách định mức đã hoạch định cho văn phòng.

Chi phí thi công, thiết kế văn phòng:

Trong quá trình thuê, bạn chưa thực hài lòng và ưng ý với bố cục nội thất hoặc ánh sáng tại văn phòng, bạn có thể nhờ bên cung cấp dịch vụ thiết kế lại phòng ốc cho phù hợp với nhu cầu. Bên cạnh chi phí thuê văn phòng, họ sẽ phải thu bạn những khoản phí nhất định, mà quan trọng nhất là khoản tu sửa văn phòng và hao mòn tài sản.

? Nhóm chi phí biến đổi

Những điều chỉnh đơn giá khi thuê:

Thông thường, chi phí này của công ty được quy định điều chỉnh sau 02 năm thuê hoặc theo sự biến động của thị trường. Trên thực tế thì quy định này ít khi thực hiện, bởi khi tăng giá thuê thì chủ tòa nhà rất khó có thể giữ chân khách hàng ở lại thuê tiếp tục. Càng gay go hơn khi khách hàng cũng không thể chứng minh với chủ tòa nhà rằng mặt bằng giá thị trường đang “xuống” để có thể yêu cầu chủ đầu tư giảm chi phí thuê.

Điều chỉnh tỷ giá tại mỗi kỳ thanh toán:

Đa số các tòa nhà cho thuê văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B hoặc C đều đưa ra mức giá thuê ở đơn vị USD. Một số tòa nhà cho thuê có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ theo tỷ giá thực tế. Nhưng một số nơi lại không có quy định này, đôi bên vẫn thanh toán cho nhau theo đơn vị VNĐ – tuân theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Một doanh nghiệp muốn thành công là doanh nghiệp biết cân đối để có được khoản chi phí thuê văn phòng hợp lý. Bởi văn phòng là nơi mà nội bộ doanh nghiệp cùng làm việc, tạo ra ý tưởng, các đề xuất đột phá góp phần thúc đẩy công ty phát triển. Đồng thời cũng là bộ mặt để đối tác/khách hàng nhìn vào đánh giá bạn. Đừng để chi phí cho vị trí làm việc trở thành một gánh nặng cho bạn mà hãy biến nó thành khoản “chi phí cơ hội” –  động lực để doanh nghiệp bạn “chạy nước rút” trên cuộc đua Marathon của thị trường.

Bài viết cùng chủ đề

TOP 5+ Khóa học tin học văn phòng MIỄN PHÍ bạn nhất định phải biết

Những khóa học tin học văn phòng cung cấp kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, giúp người học sử dụng các ứng dụng văn phòng của Microsoft một cách linh hoạt và hiệu quả. Bạn sẽ học cách tận dụng tính năng đa dạng của Word, Excel và...

Văn phòng ảo chuyển đổi số – Kiến tạo tương lai xanh và bền vững

Những thách thức mà Trái Đất phải đối mặt như cạn kiệt tài nguyên, ô nhiễm môi trường và biến đổi khí hậu… đang ngày càng trở nên phức tạp hơn trong bối cảnh tăng dân số và đô thị hóa. Thực tế đáng lo ngại hơn là phần đông...

Kinh nghiệm thuê văn phòng từ A – Z cho doanh nghiệp

Khi mới bắt đầu kinh doanh, việc đầu tiên quan trọng cần làm chính là lựa chọn cho doanh nghiệp một nơi lý tưởng, thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh. Nhưng việc chọn lựa đúng nơi đúng chỗ không phải doanh nghiệp nào cũng làm được, bởi...

Hướng dẫn làm đồ handmade trang trí bàn làm việc mới lạ

Những món đồ handmade nhỏ xinh thường được mọi người ưa chuộng dùng làm vật trang trí để bàn làm việc bởi vừa mang lại tính thẩm mỹ cao vừa thể hiện sự độc lạ, khác biệt. Ngoài ra, để làm đồ handmade trang trí bàn làm việc, bạn cũng...

TOP 5 mẫu thiết kế văn phòng công ty đẹp, hiện đại năm 2024

Không gian làm việc rộng rãi, đẹp và đầy đủ tiện nghi là yếu tố then chốt giúp cho quá trình làm việc của nhân viên tại công ty hiệu quả hơn. Những ý tưởng thiết kế văn phòng công ty đẹp sẽ tạo nên một môi trường làm việc...

Các quy định mới nhất về bảng hiệu văn phòng đại diện 2024

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thành lập công ty, có rất nhiều vấn đề liên quan đến pháp lý mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm trong đó có bảng hiệu văn phòng đại diện. Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp chú trọng về vấn đề này,...