Quy trình hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Khi doanh nghiệp có nhu cầu di dời trụ sở, việc chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty đúng quy định là bước bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý. Quá trình này không chỉ giúp cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn tránh được các rủi ro liên quan đến thuế, hợp đồng và giao dịch với đối tác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần thiết và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

Đặc quyền 10 khách đầu tiên

5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp

Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp

Thông tin chi tiết Nhận tư vấn

Tính pháp lý về địa chỉ trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở chính là nơi doanh nghiệp đặt văn phòng làm việc và được sử dụng làm địa điểm liên hệ chính thức với cơ quan quản lý nhà nước. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trụ sở công ty phải được đặt trong lãnh thổ Việt Nam và xác định rõ ràng theo địa giới hành chính.

Một địa chỉ hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin như số nhà, tên đường (hoặc ngõ, hẻm), phường/xã, quận/huyện và tỉnh/thành phố. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cung cấp số điện thoại, fax và địa chỉ email để thuận tiện cho việc liên hệ, theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bên cạnh đó, Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 quy định rõ: chung cư và nhà tập thể không được phép sử dụng làm địa chỉ trụ sở doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang đặt trụ sở tại các địa điểm này bắt buộc phải chuyển sang địa chỉ khác phù hợp với quy định, nhằm đảm bảo an toàn, trật tự và tránh ảnh hưởng đến đời sống của cư dân. Đây là những thông tin bạn cần nắm chắc để thực hiện chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khi có nhu cầu.

Danh mục hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần chuẩn bị 

Khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển địa chỉ trụ sở, chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật cần chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo đúng quy định. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt, bao gồm:

• Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên hoặc doanh nghiệp tư nhân) về việc di dời trụ sở.
• Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh) thống nhất thay đổi địa chỉ công ty.
• Quyết định và biên bản họp của đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) thông qua việc chuyển địa chỉ trụ sở.
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
• Bản sao công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.

Lưu ý quan trọng:

Thông báo thay đổi địa chỉ phải thể hiện rõ ràng và đầy đủ thông tin về địa chỉ mới, bao gồm: số nhà, tên đường hoặc ngõ, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Trong trường hợp địa chỉ mới nằm tại tòa nhà, khu căn hộ hoặc vị trí không rõ ràng, doanh nghiệp cần nộp hợp đồng thuê địa điểm hoặc bản photo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) để Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét và xác minh.

Hướng dẫn thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhiều thời gian để chuẩn bị và nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có thể được thực hiện hoàn toàn online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và công sức cho người đại diện pháp luật.

Thực hiện thay đổi địa chỉ bằng chữ ký số công cộng

Bước 1: Truy cập website https://dangkykinhdoanh.gov.vn, đăng nhập bằng chữ ký số công cộng và tiến hành kê khai các biểu mẫu điện tử, tải lên hồ sơ cùng thanh toán lệ phí theo hướng dẫn.

Bước 2: Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, hệ thống sẽ gửi Giấy biên nhận điện tử xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thông báo kết quả qua cổng thông tin điện tử.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung để hoàn thiện lại.

Thực hiện thay đổi địa chỉ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Quy trình tương tự như khi dùng chữ ký số công cộng, tuy nhiên cần lưu ý:

• Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, cần đính kèm văn bản ủy quyền hợp lệ.

Lưu ý: Sau khi hồ sơ thay đổi địa chỉ được phê duyệt trực tuyến, doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ giấy bản chính đến Phòng Đăng ký Kinh doanh để đối chiếu và nhận kết quả chính thức, bao gồm: Toàn bộ tài liệu đã nộp online; Giấy biên nhận điện tử; Các giấy tờ chứng minh hợp lệ theo quy định.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty 2025

Những việc doanh nghiệp cần thực hiện sau khi hoàn tất hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn tất hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần tiến hành một số bước quan trọng để đồng bộ thông tin trên các giấy tờ, hệ thống và kênh liên lạc. Việc này giúp duy trì tính pháp lý, tránh sai lệch thông tin và đảm bảo đối tác và khách hàng có thể dễ dàng nhận diện, liên hệ với doanh nghiệp.

Cập nhật và khắc lại con dấu công ty

Theo quy định, con dấu doanh nghiệp thường thể hiện tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ, bạn cần làm lại con dấu để đảm bảo tính hợp lệ của các giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ có đóng dấu. Việc sử dụng con dấu cũ chứa địa chỉ cũ có thể gây ra sai sót hoặc làm giảm tính pháp lý của tài liệu.

Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn, tùy theo loại hóa đơn đang sử dụng:

• Hóa đơn giấy: Nếu chuyển địa chỉ trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp có thể tiếp tục dùng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi công văn thông báo đến Chi cục Thuế để được chấp thuận sử dụng tiếp.
• Hóa đơn điện tử: Cần gửi đề nghị điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế và thông báo cho đơn vị phát hành hóa đơn để họ cập nhật lại địa chỉ mới trên hệ thống.

Thông báo đến các cơ quan quản lý nhà nước

Sau khi được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới, doanh nghiệp nên gửi thông báo cập nhật địa chỉ đến các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác ký kết hợp đồng,… Việc này giúp tránh sai lệch thông tin quản lý và ngăn ngừa rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Treo biển hiệu tại địa chỉ mới

Doanh nghiệp cần lắp đặt biển hiệu tại trụ sở mới đúng quy định để cơ quan chức năng có thể xác minh địa chỉ hoạt động thực tế. Ngoài yếu tố pháp lý, việc treo biển hiệu còn giúp nâng cao uy tín và nhận diện thương hiệu, tạo sự tin tưởng cho khách hàng và đối tác.

Cập nhật thông tin trên các nền tảng và tài liệu liên quan

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đồng bộ địa chỉ mới trên:

• Website, mạng xã hội, email doanh nghiệp;
• Hợp đồng, báo giá, profile công ty, brochure, danh thiếp;
• Các nền tảng đăng ký thương mại điện tử hoặc quảng cáo (Google Business, sàn TMĐT, v.v.).

LỜI KẾT

Hoàn tất hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty là bước quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và đồng bộ thông tin trên các giấy tờ pháp lý, hóa đơn, hợp đồng và kênh liên hệ. Nếu như bạn muốn tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được xử lý nhanh chóng, thì hãy liên hệ với dịch vụ pháp lý của Replus để được hỗ trợ trọn gói, chuyên nghiệp và an toàn.