Để đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty, ban điều hành cần xây dựng một hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp tối ưu, tạo nên một nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động. Hiểu rõ tầm quan trọng này, Replus cung cấp một lộ trình chi tiết, bao gồm các bước xây dựng quy trình quản lý, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản trị một cách hiệu quả.

Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các hoạt động được tổ chức một cách có trật tự, nhằm đảm bảo mọi công việc diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất. Giống như một cỗ máy tinh xảo, quy trình giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, tạo ra giá trị gia tăng.

Quy trình quản trị doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi, không thể thiếu để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Khi quy trình được xây dựng một cách khoa học và chuẩn xác, nó sẽ giúp doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp đều có một hệ thống các quy trình quản lý hoạt động song song, mỗi quy trình đảm nhận một vai trò riêng biệt. Nhìn chung, các quy trình này có thể được phân loại theo 5 chức năng chính như sau:

Quản lý nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá).
Quản lý hành chính – kế toán (tính lương, thủ tục hành chính).
Quản lý dự án (lập kế hoạch, phân công, theo dõi).
Quản lý sản xuất (sản xuất, kiểm soát chất lượng).
Quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ và tiếp thị (phát triển, sản xuất và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp)
Quản lý kinh doanh (bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng).

Mặc dù khác nhau về chức năng, tất cả các quy trình đều phải hướng tới mục tiêu chung là thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Tầm quan trọng của quy trình quản lý doanh nghiệp trong hoạt động điều hoành

Chắc chắn rằng một doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển bền vững nếu không có hệ thống quy trình quản lý bài bản. Quy trình quản lý doanh nghiệp chính là bộ khung vững chắc giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhịp nhàng và sự phối hợp giữa các bộ phận được thực hiện một cách ăn khớp.

Một hệ thống quy trình quản lý được chuẩn hóa sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, chuẩn mực với luồng quy trình vận hành tối ưu, từ đó mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kể như:

Nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn tổ chức bởi đã quy định rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng ban, mỗi nhân viên đều nắm rõ vai trò cụ thể của mình, tránh lãng phí thời gian.
Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình quản lý, giúp tránh được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có do toàn bộ quy trình đã được chuẩn hóa và vận hành theo trật tự.
Tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, làm tiền đề để doanh nghiệp cải tiến hoạt động quản lý, phát huy nội lực và nâng cao năng lực cạnh tranh, đột phá tăng trưởng.

Những lợi ích trên chính là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Chính vì vậy, bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào cũng cần phải chú trọng xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp ngay từ đầu.

Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả, tối ưu

Bước 1. Thiết kế quy trình quản lý doanh nghiệp

Xác lập nhu cầu, phạm vi và mục tiêu của công việc: Trước hết, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố cơ bản để xây dựng quy trình quản lý. Các yếu tố cần xác định trước khi thiết kế quy trình bao gồm nhu cầu (để sử dụng cho việc gì), phạm vi áp dụng (trên các cá nhân, phòng nào trong doanh nghiệp) và mục tiêu cuối cùng (nghĩ tới đạt được kết quả như thế nào).

Chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả: Một bộ quy trình chuẩn hóa cần được thể hiện qua các bản mô tả trực quan dưới dạng văn bản, hình ảnh, lưu đồ,… Đây là chìa khóa để mọi cá nhân dựa vào và thực hiện công việc theo các hướng dẫn, tiêu chuẩn được quy định ban đầu.

Một bản mô tả đạt chuẩn cần tuân theo công thức 5W – 1H – 5M:

5W:

What: Xác định nội dung công việc (các bước triển khai, chi tiết quy trình)
Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (KPI cần đạt được)
Who, Where, When: Địa điểm thực hiện, thời gian phân bổ và nhân sự đảm nhiệm.

1H: Lựa chọn phương pháp để triển khai công việc như đã lên kế hoạch

5M: Chuẩn bị cho quy trình quản trị

Man: Nhân sự với khả năng, phẩm chất và trình độ đáp ứng được nhu cầu
Money: Mức ngân sách tối ưu để vận hành quy trình một cách trơn tru, tiết kiệm
Material: Nguồn lực đầu vào và hệ thống cung ứng cần lên kế hoạch
Machine: Tiêu chuẩn về trang thiết bị và công nghệ cần đáp ứng
Method: Phương pháp, cách thức để tổ chức hoạt động và diễn ra công việc hiệu quả

Xác định nhóm người phụ trách có liên quan: Cần phải làm rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bên tham gia vào hoạt động. Một quy trình quản lý thông thường sẽ có 3 nhóm đối tượng chính sau:

Người thực hiện: Nhân sự trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Người hỗ trợ: Những cá nhân không trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện quy trình, nhưng sẽ đóng vai trò hỗ trợ người thực hiện bằng các đóng góp và chia sẻ kinh nghiệm từng có, chuyên môn.
Người giám sát: Đảm nhận vai trò theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện công việc, đồng thời đưa ra phản hồi và đánh giá để cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả công việc.

Giám sát quy trình quản lý doanh nghiệp: Để đảm bảo tiến độ và thang đo vận hành của quy trình quản lý, cần phải kiểm tra và đánh giá liên tục nhằm phát hiện các vấn đề sai sót và thực hiện sửa đổi. Trong bước này, nhà quản lý cần thực hiện:

Quyết định các chỉ số và công cụ đo lường hiệu quả thực hiện công việc
Xác định các quyền kiểm soát và các điểm kiểm soát trọng điểm có trong quy trình
Làm minh bạch các giai đoạn và các bước cần kiểm tra, rà soát
Đề ra tần suất kiểm tra và cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra

Bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện tài liệu quản lý doanh nghiệp: Để hoàn thiện thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết, bao gồm các quy định, tiêu chuẩn và thủ tục thực hiện. Bộ tài liệu này sẽ là tài liệu tham khảo chính thức cho mọi hoạt động nội bộ của doanh nghiệp trong quy trình.

Bước 2: Mô hình hóa quy trình – Minh họa trực quan để nâng cao hiệu quả

Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ chuyển đổi những thông tin đã thu thập được thành những mô hình trực quan, sinh động. Mục tiêu là giúp mọi người hình dung rõ hơn về cách thức hoạt động của quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và chuẩn bị cho việc triển khai hệ thống tự động hóa.

Bước 3. Thực hiện – Triển khai quy trình

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết cho việc vận hành, quy trình quản lý sẽ được áp dụng thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai quy trình theo hai phương pháp khác nhau:

Phương pháp truyền thống dựa vào việc thực hiện thủ công các công việc, với các quy định và thủ tục được ghi chép trên giấy tờ.
Phương pháp hiện đại tận dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm quản lý để số hóa và tự động hóa các quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót.

Rõ ràng, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình sẽ mang lại hiệu quả vượt trội so với phương pháp làm việc thủ công truyền thống.

Bước 4: Kiểm soát và đánh giá

Suốt quá trình vận hành, doanh nghiệp cần liên tục giám sát và đánh giá hiệu quả thực thi của quy trình dựa trên các phương pháp, công cụ đã định sẵn từ bước đầu tiên. Hoạt động này giúp đo lường mức độ thành công của việc chuẩn hóa, đồng thời xác định những hạn chế, bất cập để kịp thời đưa ra giải pháp cải tiến, góp phần giảm thiểu tối đa tổn thất.

Bước 5: Điều chỉnh, hoàn thiện và tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp

Dựa trên những hạn chế đã được xác định ở bước trước, doanh nghiệp cần chủ động triển khai các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình, hướng tới hiệu quả làm việc tối đa. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển mới cho tổ chức.

Các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến

Để vận hành doanh nghiệp thành công, các nhà quản lý cần nắm vững 4 phương pháp quản lý cốt lõi sau:

Xây dựng chiến lược

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu và định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Nhà quản lý cần trả lời những câu hỏi như: Chúng ta muốn đạt được điều gì? Làm thế nào để đạt được? Và khi nào chúng ta sẽ đạt được? Việc xây dựng một tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp tập trung nguồn lực và tạo động lực cho toàn bộ nhân viên.

Phát triển đội ngũ nhân sự

Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên đoàn kết, sáng tạo và hiệu quả. Nhà quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà mọi người có cơ hội được phát triển bản thân. Đồng thời, cần thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để kịp thời đưa ra những hỗ trợ và điều chỉnh cần thiết.

Phân công hợp lý

Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều có những thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Vì vậy, việc phân công công việc phù hợp là yếu tố quyết định thành công của một dự án. Nhà quản lý cần hiểu rõ năng lực của từng nhân viên để giao việc đúng người, đúng việc, đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng tiến độ.

Quản lý dữ liệu

Dữ liệu là tài sản cốt lõi của doanh nghiệp. Việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác, tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Các hoạt động quản lý dữ liệu quan trọng bao gồm: quản lý dòng tiền, theo dõi doanh số, kiểm soát hàng tồn kho và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bài viết vừa rồi cung cấp những thông tin cơ bản về quy trình quản trị, giải đáp thắc mắc quy trình quản lý doanh nghiệp là gì? Cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng bạn yêu thích nội dung mà Replus vừa chia sẻ.

Có thể bạn quan tâm: https://replus.com.vn/quan-tri-doanh-nghiep/