Ưu nhược điểm của Coworking Space và lưu ý trước khi thuê

Dù chỉ là “tân binh” xuất hiện trên đường đua bất động sản văn phòng trong thời gian gần đây, song Coworking space đang dần trở thành một xu hướng văn phòng đi đầu hiện nay. Xu hướng văn phòng coworking space “lây lan” nhanh đến các thành phố trẻ tại Việt Nam như TP.HCM và Hà Nội, tạo ra những cơ hội hấp dẫn.

Đặc quyền 10 khách đầu tiên

5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp

Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp

Thông tin chi tiết Nhận tư vấn

Tuy nhiên, chúng tôi hiểu rằng việc chuyển từ văn phòng truyền thống sang coworking space có thể khiến nhiều người băn khoăn: “Liệu coworking space có thực sự phù hợp với nhu cầu của tôi không?” hay “Những điều gì cần lưu ý trước khi thuê?”.

Bài viết này sẽ phân tích ưu nhược điểm của coworking space, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng giúp bạn lựa chọn được không gian làm việc tối ưu, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả công việc.

Coworking space là gì?

Coworking Space là dịch vụ văn phòng chia sẻ hay còn được gọi là mô hình chỗ ngồi làm việc. Tại đây, các khách thuê đa phần là những startup/ freelancer cùng sử dụng, sinh hoạt ở một không gian chung, ở đó trang bị sẵn sàng các tiện ích công sở.

Hiểu một cách đơn giản, coworking space là một không gian làm việc đáp ứng được đầy đủ những tiện ích và nhu cầu cho khách thuê như một văn phòng chuyên biệt. Song, các khách thuê sẽ cùng sử dụng chung những tiện ích tại mô hình này, chính việc chia sẻ dịch vụ đã giúp cắt giảm tối đa chi phí khi thuê. Nhìn chung là tiện lợi và tuyệt vời, vậy cụ thể sẽ có những ưu nhược điểm của coworking space như thế nào?

Ưu nhược điểm của Coworking Space?

Trước hết, chúng ta sẽ cùng nhau đề cập đến những ưu điểm tuyệt vời mà coworking space mang lại. Đây cũng chính là động lực mạnh mẽ thúc đẩy coworking space phát triển vượt bậc trong những năm gần đây.

Ưu điểm của Coworking space

• Tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Coworking space giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán ngân sách một cách tối ưu nhất. Bạn hãy thử ngồi xuống và liệt kê các khoản phí phải chuẩn bị khi thành lập văn phòng riêng. Nào là bàn ghế làm việc, máy chiếu, máy photocopy và hằng hà sa số các thiết bị khác. Đừng quên một khoản phí khổng lồ tiền thuê mặt bằng bạn phải chi nữa nhé!

Tất cả các khoản phí trên vẫn chưa là gì cho đến khi hàng tháng lại phát sinh những khoản phí ẩn “không tên” mà bill vẫn đưa đều đều. Muốn kết thúc cảnh “chi phí chất chồng” đó, bạn hãy nghĩ ngay đến mô hình coworking space, những ưu nhược điểm của coworking space sẽ mang đến cho bạn. Sử dụng mô hình này, bạn chỉ cần trả 1 khoản phí nhỏ dao động từ 1.500.000 – 3.000.000 là đã sở hữu chỗ ngồi làm việc xịn xò. Không chỉ thế, địa chỉ văn phòng lại đẹp “như mơ”, bạn còn được toàn quyền sử dụng tất cả các tiện ích mà chẳng tốn thêm khoản phụ phí nào.

• Tạo ra Network các doanh nghiệp

Không gian làm việc chung (coworking space) là nơi tập hợp nhiều startup/freelancer và doanh nghiệp đến từ rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhờ thế, khi tham gia vào mô hình coworking space –  văn phòng chia sẻ, bạn có thêm vô vàn cơ hội gặp gỡ và kết nối với rất nhiều người tài. Điều này thật sự giúp ích để bạn tạo ra network phát triển cho chính mình, dựa vào những mối quan hệ công việc để mở rộng quy mô kinh doanh.

• Không gian đẹp, thổi bùng sáng tạo

Đại đa số ở các nơi cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ (coworking space) đều có sự đầu tư vào kiến trúc vô cùng kỹ lưỡng nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh, cách biệt trên thị trường. Nhờ vậy mà khách thuê chính là người được hưởng lợi từ những thiết kế đẹp, văn phòng độc đáo kích thích trí sáng tạo. Việc gặp gỡ đối tác cũng trở nên thuận lợi và ghi điểm tuyệt đối trong mắt của họ.

Coworking space có những nhược điểm nào?

• Cẩn thận trước cạnh tranh

Một trong số những ưu nhược điểm của coworking space cần đề cập đến là trường hợp xảy ra mâu thuẫn trong quá trình chia sẻ không gian làm việc chung. Nếu không xử lý khéo léo thông tin, các vấn đề cạnh tranh ngoài ý muốn còn có thể bùng phát và khiến chủ đầu tư coworking space mất khách sau này.

• Cẩn thận vấn đề bảo mật

Tại môi trường làm việc mở, những lợi ích mang lại là không thể phủ nhận, song tính bảo mật ở môi trường này lại chưa được đảm bảo. Bởi bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có một vài thông tin bí mật để cạnh tranh cùng đối thủ, yêu cầu về bảo mật thông tin là điều cần được đặt lên hàng đầu. Nhưng tại coworking space lại có nhiều khách cùng thuê với hàng trăm mối liên hệ chặt chẽ, buộc doanh nghiệp thuê phải cẩn thận hơn hết trong việc bảo mật thông tin.

>>Tìm hiểu thêm:

• Bạn có phải là đối tượng thuê Coworking Space phù hợp không?
• 8 lợi ích coworking space mang lại cho các công ty startup

Lưu ý trước khi thuê Coworking Space

Khi doanh nghiệp quyết định thuê coworking space, không chỉ đơn giản là tìm nơi làm việc rẻ và tiện ích. Một lựa chọn phù hợp phải tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp và tạo cơ hội phát triển kinh doanh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà mọi doanh nghiệp nên cân nhắc:

1. Xác định nhu cầu kinh doanh và quy mô nhân sự

• Trước khi thuê, doanh nghiệp cần phân tích số lượng nhân viên, tính chất công việc và tần suất sử dụng văn phòng.

• Nếu doanh nghiệp thường xuyên họp với khách hàng hoặc tổ chức sự kiện, nên ưu tiên coworking space có phòng họp và khu vực sự kiện chất lượng.

• Doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu dài hạn: có định mở rộng quy mô hay cần gói thuê linh hoạt để dễ dàng thay đổi không gian theo nhu cầu.

2. Vị trí chiến lược

• Chọn coworking space tại khu vực trung tâm hoặc gần khách hàng, đối tác quan trọng để giảm thời gian di chuyển và tăng sự thuận tiện.

• Vị trí tốt còn góp phần nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tích cực ngay từ lần gặp đầu tiên.

3. Chất lượng dịch vụ và tiện ích phù hợp

• Doanh nghiệp cần đảm bảo coworking space cung cấp wifi tốc độ cao, phòng họp, lễ tân, hỗ trợ hành chính và các tiện ích công nghệ.

• Xem xét các dịch vụ đi kèm: phòng họp trực tuyến, thiết bị trình chiếu, bảo mật dữ liệu để phục vụ công việc chuyên nghiệp.

• Xem xét địa chỉ có được công nhận, uy tín và hỗ trợ pháp lý (nếu cần) để đăng ký kinh doanh hoặc nhận thư từ quan trọng.

• Một địa chỉ văn phòng đáng tin cậy giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tích cực và tăng sự tin tưởng của khách hàng.

4. Linh hoạt hợp đồng và gói thuê

• Doanh nghiệp nên lựa chọn coworking space có nhiều gói thuê: theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng.

• Xem xét chính sách mở rộng hoặc giảm quy mô khi doanh nghiệp thay đổi số lượng nhân viên.

• Linh hoạt trong hợp đồng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh gánh nặng tài chính khi quy mô thay đổi

7. Chính sách an ninh và bảo mật

• Doanh nghiệp cần đảm bảo coworking space có hệ thống an ninh, kiểm soát ra vào và bảo mật dữ liệu.

• Với những doanh nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm, nên cân nhắc phòng riêng hoặc các biện pháp bảo mật nâng cao.

Tóm lại: Khi thuê coworking space, doanh nghiệp không chỉ xem xét giá và tiện ích cơ bản, mà cần cân nhắc vị trí chiến lược, quy mô nhân sự, dịch vụ chất lượng, môi trường cộng đồng, uy tín thương hiệu và an ninh bảo mật. Lựa chọn đúng không gian giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và tạo cơ hội phát triển lâu dài.

Thông qua những ưu nhược điểm của coworking space, bạn có thể thấy được những lợi ích và tiềm năng mà mô hình này mang lại là trên cả tuyệt vời. Đây chính là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nào muốn “an cư lạc nghiệp” mà chi phí bỏ ra vẫn “mỏng nhẹ”. Chọn coworking space chính là lựa chọn bước đệm nâng đỡ từng chặng phát triển của doanh nghiệp bạn. Đã có rất nhiều doanh nghiệp thử và thành công nhờ mô hình này! Còn bạn, sẵn sàng trải nghiệm cùng Replus rồi chứ?