Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Mỗi loại hình văn phòng đều có những điểm khác biệt riêng. Nó phục vụ cho các mục đích khác nhau bằng những chức năng khác nhau. Vậy làm sao để biết loại hình văn phòng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Cũng như sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh hoặc trụ sở chính là gì? Cùng Replus tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

1. Trụ sở chính

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp đó, có địa chỉ cụ thể, số điện thoại, số fax và thư điện tử,… Trụ sở công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung ban lãnh đạo, nhân viên then chốt, bộ phần “đầu não” của doanh nghiệp để điều hành và giám sát các hoạt động kinh doanh tổng thể. 

Trụ sở chính không nhất thiết là nơi diễn ra các hoạt động của doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản là trụ sở chính và nơi diễn ra hoạt động kinh doanh có thể không cùng một địa điểm.

Chức năng của trụ sở chính

Trụ sở chính là đơn vị đứng đầu tập đoàn, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và quản trị công ty. Nơi diễn ra các hoạt động hoạch định các chính sách, điều hành và giám sát của công ty và các chức năng khác như lập kế hoạch chiến lược, pháp lý, tài chính và công nghệ. 

Cách thức thành lập trụ sở chính

Theo Luật Doanh nghiệp 2014 khi thành lập doanh nghiệp, một trong những nội dung phải nộp trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có bao gồm Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có). Điều này có nghĩa là, thành lập doanh nghiệp đã bao hàm việc thành lập trụ sở chính. Khi tiến hành thành lập, bạn cần lưu ý một số Điều kiện để đặt trụ sở chính của công ty:

• Công ty phải có địa chỉ chính xác, rõ ràng gồm số nhà tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty.

• Trụ sở công ty không được là chung, nhà tập thể bởi vì đây không có chức năng kinh doanh

• Việc đặt trụ sở sẽ bị ảnh hưởng bởi một số ngành nghề nhất định.

2. Chi nhánh

Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh được định nghĩa như sau:

“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.” 

Chức năng của các chi nhánh

Chi nhánh thực hiện 2 chức năng chính như sau:

• Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp theo giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh.

• Được lựa chọn hình thức hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc các loại thuế môn bài, thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

Cách thức thành lập chi nhánh

Đối với thành lập chi nhánh có 2 trường hợp là thành lập chi nhánh trong nước và thành lập chi nhánh ở nước ngoài, cụ thể như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh trong nước, doanh nghiệp phải gửi thông báo thành lập chi nhánh và các thành phần hồ sơ khác đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Hoặc thông qua Chương trình Phục vụ Đăng ký doanh nghiệp tại nhà hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Trường hợp doanh nghiệp lập chi nhánh ở nước ngoài, việc lập chi nhánh của công ty sẽ thực hiện theo quy định pháp luật của nước đó. Nhưng trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh ở nước ngoài, công ty phải thực hiện thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh. 

3. Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện hiểu một cách đơn giản là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không trực tiếp kinh doanh. Có nghĩa là văn phòng đại diện không được tự ý kết kết hợp đồng khi chưa có được sự ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp sẽ trực tiếp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm các hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn,..

Nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp 2014 là “đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Một doanh nghiệp có quyền thành lập không giới hạn văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài tại một địa phương theo địa giới hành chính. Vậy văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh khác nhau ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chức năng của văn phòng đại diện.

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo quy định về văn phòng đại diện thì mô hình này thực hiện 2 chức năng, cụ thể như sau:

• Đóng vai trò như một trung gian nhằm thực hiện các hoạt động phát triển ngành nghề kinh doanh như nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư, xúc tiến dự án hợp tác,.. Và các hoạt động rà soát thị trường tránh các hành vi cạnh tranh không lành mạnh hoặc xâm phạm sở hữu trí tuệ

• Liên lạc, cung cấp thông tin, thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ và các báo cáo với các cơ quan chức năng theo đúng quy định của nhà nước.

Cách thức thành lập văn phòng đại diện đơn giản

Để thành lập văn phòng đại diện, đầu tiên bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ thủ tục cần thiết. Bao gồm Thông báo lập văn phòng đại diện, Quyết định thành lập văn phòng đại diện và các bản sao công chứng có liên quan gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhận kết quả giải quyết hồ sơ theo ngày hẹn. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ thành lập văn phòng đại diện giá rẻ và uy tín của một số công ty hiện nay cung cấp.

4. Địa điểm kinh doanh

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, địa điểm kinh doanh được định nghĩa là nơi mà doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể. Đây là một đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, nằm trong tổ chức hoạt động của doanh nghiệp đó nên không có tư cách pháp nhân.

Theo đó, địa điểm kinh doanh chỉ được đăng ký một số ngành nghề công ty đăng ký và không có con dấu riêng. Đồng thời, đơn vị này không được đứng tên trên các hợp đồng kinh tế cũng không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.

Chức năng cơ bản của địa điểm kinh doanh

Như đã đề cập, chức năng chính của địa điểm kinh doanh là thực hiện một hoặc nhiều hoạt động kinh doanh cụ thể. Đơn vị này không có chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Cách thức thành lập địa điểm kinh doanh

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ, với trường hợp hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp cần sửa đổi bổ sung hồ sơ trong thời hạn trên.

Hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh khá đơn giản, khi thay đổi địa chỉ thì doanh nghiệp không phải làm các thủ tục xác nhận thuế.

5. Văn phòng giao dịch

Văn phòng giao dịch tiếng anh gọi là Delivery Office không phải là một thuật ngữ pháp lý. Đây là cụm từ thường được mọi người dùng để gọi chung cho các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, có 3 loại hình phụ thuộc vào doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi nhánh

• Văn phòng đại diện

• Địa điểm kinh doanh

6. Nên lựa chọn thành lập loại hình doanh nghiệp nào?

Dựa vào những thông tin nếu trên, ta thấy được nhưng khác biệt cơ bản giữa các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp. Đặc biệt là văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Do đó, để quyết định thành lập loại hình nào cần dựa vào nhu cầu thực tế để đưa ra quyết định:

• Trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh, một cơ sở kinh doanh chuyên về một lĩnh vực cụ thể tại tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính công ty, không có chức năng đại diện. Muốn lựa chọn thủ tục và hoạt động đơn giản công ty nên chọn thành lập địa điểm kinh doanh. 

• Trong trường hợp công ty muốn mở cơ sở kinh doanh ở nhiều tỉnh, thành phố khác. Có thể hoạt động kinh doanh tất cả các ngành nghề mà công ty đăng ký, có thể linh hoạt hạch toán thuế độc lập hoặc phụ thuộc được phép ký các hợp đồng kinh tế và xuất hóa đơn cho khách hàng. Công ty nên lựa chọn thành lập chi nhánh.

• Trường hợp doanh nghiệp đang muốn thăm dò thị trường, giám sát hoạt động thương hiệu của công ty chứ không thực hiện chức năng kinh doanh. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp cũng như thu tục thành lập đơn giản và nhanh chóng hơn.

Trên đây là tất cả những thông tin bạn cần biết trước khi tiến hành thành lập công ty hoặc các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp khác. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn hiểu sâu hơn về các loại hình này. Cũng như nắm bắt sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Giúp doanh nghiệp bạn đưa ra những quyết định chính xác nhất qua đó gia tăng sự thành công trong tương lai.