Mẫu hợp đồng cho thuê xe mới nhất, đầy đủ điều khoản

Mẫu hợp đồng cho thuê xe là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa chủ xe và người thuê về phương tiện, thời hạn thuê, giá thuê, tiền cọc, quyền sử dụng, bảo hiểm và trách nhiệm khi xảy ra thiệt hại.

Bạn có thể tải mẫu hợp đồng cho thuê xe file Word đã trình bày sẵn, chỉnh sửa thông tin phương tiện, giá thuê và các thỏa thuận khác theo giao dịch thực tế.

Thông tin cần biết trước khi ký hợp đồng cho thuê xe

Hợp đồng cho thuê xe là gì?

Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận trong đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn, còn bên thuê phải trả tiền thuê. Hợp đồng cho thuê xe là một dạng hợp đồng thuê tài sản, với đối tượng là phương tiện giao thông.

Phần mô tả xe trong hợp đồng nên thể hiện:

• Nhãn hiệu, dòng xe và màu sơn;
• Biển kiểm soát;
• Số khung, số máy;
• Năm sản xuất;
• Số đăng ký xe;
• Tình trạng đăng kiểm;
• Tình trạng bảo hiểm;
• Số kilomet tại thời điểm giao xe;
• Phụ kiện và giấy tờ được bàn giao.

Mẫu hợp đồng cho thuê xe áp dụng cho trường hợp nào?

Mẫu được xây dựng chủ yếu cho giao dịch thuê xe tự lái giữa cá nhân với cá nhân hoặc giữa cá nhân với tổ chức, gồm các tình huống:

• Thuê xe ô tô tự lái theo ngày;
• Thuê xe theo tháng hoặc dài hạn;
• Công ty thuê xe của cá nhân;
• Cá nhân cho doanh nghiệp thuê xe;
• Thuê xe phục vụ công tác;
• Thuê xe máy;
• Thuê xe tải để tự vận hành.

Nếu giao dịch bao gồm cả tài xế, vận chuyển hành khách hoặc vận chuyển hàng hóa, các bên nên sử dụng hợp đồng dịch vụ vận chuyển hoặc bổ sung điều khoản chuyên ngành.

Những nội dung quan trọng trong mẫu hợp đồng cho thuê xe

1. Thông tin của bên cho thuê và bên thuê

Với cá nhân, cần ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, CCCD hoặc hộ chiếu, địa chỉ cư trú, số điện thoại và tài khoản ngân hàng.

Với tổ chức, cần ghi tên pháp lý, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

Thông tin không đầy đủ có thể gây khó khăn khi gửi thông báo, yêu cầu thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp.

2. Thông tin và tình trạng pháp lý của xe

Bên thuê nên đối chiếu bản gốc đăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định còn hiệu lực và giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc.

Nếu người cho thuê không đứng tên trên đăng ký, cần kiểm tra giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp. Bên cho thuê cần cam kết có quyền giao xe cho bên thuê sử dụng trong toàn bộ thời hạn hợp đồng.

3. Thời hạn, địa điểm giao và trả xe

Thời hạn thuê phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể đến ngày, giờ. Hợp đồng nên quy định:

• Địa điểm nhận xe;
• Địa điểm trả xe;
• Thời gian được miễn trừ nếu giao hoặc trả chậm;
• Phí trả xe muộn;
• Cách tính thêm ngày thuê;
• Người có thẩm quyền ký biên bản bàn giao.

Quy định rõ thời gian giúp tránh tranh cãi về việc chậm trả vài giờ được tính theo giờ hay bị tính thành một ngày thuê mới.

4. Giá thuê, tiền đặt cọc và thanh toán

Giá thuê cần ghi bằng số và bằng chữ, đồng thời xác định đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, nhiên liệu, phí cầu đường, phí đỗ xe, phí vệ sinh và chi phí giao nhận.

Điều khoản đặt cọc nên ghi rõ:

• Số tiền hoặc tài sản đặt cọc;
• Mục đích bảo đảm;
• Thời điểm giao cọc;
• Trường hợp được khấu trừ;
• Chứng từ chứng minh khoản khấu trừ;
• Thời hạn hoàn trả phần tiền còn lại.

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh biện pháp đặt cọc. Pháp luật không quy định một mức đặt cọc cố định cho mọi giao dịch thuê xe; các bên được thỏa thuận dựa trên giá trị xe và mức độ rủi ro.

5. Phạm vi sử dụng và người được phép lái

Mẫu hợp đồng nên giới hạn rõ khu vực xe được phép lưu hành, mục đích sử dụng và người được quyền điều khiển. Các hành vi thường bị cấm gồm:

• Giao xe cho người không có trong danh sách;
• Cho thuê lại khi chưa được đồng ý;
• Sử dụng xe để đua tốc độ;
• Chở hàng hoặc hành khách trái phép;
• Cầm cố, thế chấp hoặc dùng xe để bảo đảm nghĩa vụ khác;
• Tự ý tháo lắp thiết bị định vị;
• Đưa xe ra nước ngoài nếu chưa có chấp thuận bằng văn bản.

Người lái phải có giấy phép lái xe phù hợp với loại phương tiện và còn hiệu lực tại thời điểm điều khiển.

6. Biên bản bàn giao xe

Biên bản bàn giao là tài liệu quan trọng để xác định hiện trạng xe trước và sau thời gian thuê. Nội dung nên ghi:

• Số kilomet;
• Mức nhiên liệu hoặc dung lượng pin;
• Tình trạng thân vỏ, kính và lốp;
• Vết xước, móp đã có;
• Nội thất;
• Camera hành trình và thiết bị định vị;
• Lốp dự phòng, kích, dụng cụ sửa xe;
• Chìa khóa chính và chìa khóa phụ;
• Đăng ký, đăng kiểm và bảo hiểm được giao.

Hai bên nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ xe tại thời điểm nhận và trả. Tệp hình ảnh cần hiển thị được thời gian, biển số và các vị trí có dấu hiệu hư hỏng.

7. Bảo dưỡng và sửa chữa

Hợp đồng cần phân định giữa hao mòn tự nhiên, hư hỏng kỹ thuật và hư hỏng do sử dụng sai cách.

Thông thường, bên cho thuê chịu trách nhiệm đối với bảo dưỡng định kỳ và lỗi kỹ thuật có từ trước, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Bên thuê chịu trách nhiệm giữ gìn xe và thông báo ngay khi xuất hiện cảnh báo bất thường.

Bên thuê không nên tự ý sửa chữa tại cơ sở không được chấp thuận, trừ tình huống khẩn cấp nhằm hạn chế thiệt hại. Trường hợp buộc phải sửa xe, bên thuê cần lưu lại ảnh, hóa đơn, báo giá và lịch sử trao đổi với bên cho thuê.

8. Bảo hiểm, tai nạn và bồi thường

Không nên sử dụng điều khoản chung chung rằng “bên thuê chịu mọi thiệt hại” trong mọi trường hợp. Trách nhiệm cần được xác định theo nguyên nhân, mức độ lỗi, thiệt hại thực tế, điều kiện bảo hiểm và thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

Khi xảy ra tai nạn, các bước cơ bản gồm:

1. Bảo đảm an toàn cho người và phương tiện;
2. Thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nếu cần;
3. Liên hệ ngay với bên cho thuê;
4. Thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm;
5. Giữ nguyên hiện trường khi điều kiện cho phép;
6. Chụp ảnh, quay video và thu thập thông tin liên quan;
7. Không tự nhận toàn bộ lỗi hoặc tự thỏa thuận bồi thường khi chưa có ý kiến của bên cho thuê và bảo hiểm.

Hợp đồng cần làm rõ mức miễn thường, phần thiệt hại không được bảo hiểm chi trả, trường hợp bảo hiểm từ chối và chi phí hợp lý trong thời gian sửa chữa xe.

9. Xử lý phạt nguội sau khi trả xe

Phạt nguội có thể được thông báo nhiều ngày hoặc nhiều tuần sau khi xe đã hoàn trả. Đây là nội dung nhiều mẫu hợp đồng cho thuê xe trước đây chưa xử lý đầy đủ. Hợp đồng nên quy định:

• Bên thuê chịu trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trong thời gian quản lý xe;
• Bên cho thuê phải cung cấp hình ảnh hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền;
• Thời hạn gửi thông báo cho bên thuê;
• Thời hạn bên thuê thanh toán hoặc phối hợp xử lý;
• Cách giải quyết khi bên thuê không phản hồi;
• Mức tiền cọc được tạm giữ và thời gian đối chiếu;
• Thời điểm hoàn trả phần cọc còn lại.

Thời gian giữ lại tiền để đối chiếu phạt nguội là nội dung do các bên thỏa thuận, không phải một thời hạn cố định áp dụng cho tất cả hợp đồng.

10. Chấm dứt hợp đồng, phạt vi phạm và bồi thường

Hợp đồng cần liệt kê trường hợp một bên được quyền đơn phương chấm dứt, chẳng hạn:

• Bên thuê sử dụng xe sai mục đích;
• Không thanh toán đúng hạn;
• Giao xe cho người không đủ điều kiện điều khiển;
• Bên cho thuê giao xe không đúng thỏa thuận;
• Xe không đủ điều kiện vận hành an toàn;
• Một bên vi phạm nghĩa vụ nhưng không khắc phục trong thời hạn được thông báo.

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai chế định khác nhau. Khoản bồi thường nên dựa trên thiệt hại thực tế, trực tiếp và có chứng cứ. Mức phạt tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm quy định tại Điều 301 Luật Thương mại; không nên mặc nhiên áp dụng giới hạn này cho mọi hợp đồng thuê xe dân sự giữa các cá nhân.

Ai chịu chi phí khi xe thuê xảy ra tai nạn?

Không có câu trả lời chung rằng bên thuê hoặc bên cho thuê luôn phải chịu toàn bộ chi phí. Trách nhiệm phụ thuộc vào lỗi, nguyên nhân sự cố, điều khoản hợp đồng và phạm vi bảo hiểm. Một số tình huống thường gặp:

• Tai nạn do lỗi của người lái bên thuê: bên thuê có thể phải chịu phần thiệt hại không được bảo hiểm thanh toán;
• Lỗi kỹ thuật có từ trước mà bên cho thuê biết nhưng không thông báo: bên cho thuê có thể phải chịu trách nhiệm;
• Thiệt hại do bên thứ ba: xử lý theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền và bảo hiểm;
• Sự kiện bất khả kháng: xem xét điều kiện thực tế và nghĩa vụ hạn chế thiệt hại;
• Bảo hiểm từ chối do người lái không đủ điều kiện hoặc sử dụng xe sai phạm vi: bên vi phạm có thể phải chịu khoản bị từ chối.

Không nên tự xác định trách nhiệm chỉ dựa vào báo giá của một bên. Cần có hồ sơ tai nạn, kết luận về lỗi, báo giá sửa chữa và văn bản giải quyết của doanh nghiệp bảo hiểm.

Các loại hợp đồng thuê xe phổ biến

Hợp đồng thuê xe tự lái

Bên thuê nhận xe và tự bố trí người điều khiển. Hợp đồng phải quản lý chặt người lái, giấy phép lái xe, phạm vi sử dụng, phạt nguội và tai nạn.

Hợp đồng thuê xe có tài xế

Bên cung cấp xe đồng thời cung cấp người lái. Ngoài điều khoản về phương tiện, cần quy định thời gian phục vụ, lịch trình, làm thêm giờ, ăn nghỉ của tài xế và trách nhiệm cung cấp dịch vụ.

Hợp đồng thuê xe theo ngày

Nên quy định chính xác giờ nhận, giờ trả, giới hạn kilomet, phí vượt kilomet và cách tính khi trả muộn.

Hợp đồng thuê xe theo tháng

Cần bổ sung lịch thanh toán định kỳ, trách nhiệm bảo dưỡng, xe thay thế, giới hạn sử dụng và cơ chế điều chỉnh giá nếu gia hạn.

Hợp đồng công ty thuê xe của cá nhân

Ngoài nội dung hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý chứng từ thanh toán, hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê và nghĩa vụ thuế có liên quan.

Hồ sơ nên chuẩn bị trước khi ký

Bên cho thuê chuẩn bị

• CCCD hoặc hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
• Đăng ký xe;
• Giấy chứng nhận kiểm định;
• Giấy chứng nhận bảo hiểm;
• Giấy ủy quyền nếu người ký không phải chủ xe;
• Lịch sử bảo dưỡng cần thiết;
• Biên bản bàn giao.

Bên thuê chuẩn bị

• CCCD hoặc hộ chiếu;
• Giấy phép lái xe phù hợp;
• Thông tin người lái bổ sung;
• Hồ sơ doanh nghiệp nếu bên thuê là tổ chức;
• Tiền hoặc tài sản đặt cọc theo thỏa thuận;
• Địa chỉ và phương thức nhận thông báo.

7 lỗi thường gặp khi lập hợp đồng cho thuê xe

1. Chỉ ghi biển số mà không ghi số khung, số máy và hiện trạng xe.
2. Không lập biên bản bàn giao hoặc không chụp ảnh trước khi nhận xe.
3. Không ghi thời hạn hoàn trả tiền đặt cọc.
4. Bỏ qua cơ chế xử lý phạt nguội.
5. Không xác định người được phép điều khiển phương tiện.
6. Quy định bên thuê chịu mọi thiệt hại mà không xét lỗi và bảo hiểm.
7. Sao chép một mẫu chung nhưng không điều chỉnh theo thuê tự lái, thuê có tài xế hoặc thuê thương mại.

Nếu thuê xe để phục vụ chuyến công tác, bạn nên chuẩn bị kèm giấy đi đường và hồ sơ thanh toán công tác phí. Xem thêm: mẫu giấy đi đường và cách ghi chi tiết.

Kết luận

Một mẫu hợp đồng cho thuê xe tốt không chỉ ghi giá thuê và thời hạn mà còn phải dự liệu được quá trình sử dụng phương tiện. Các bên cần đặc biệt chú ý đến tiền đặt cọc, biên bản bàn giao, người được phép lái, bảo hiểm, tai nạn, phạt nguội và thủ tục hoàn trả xe.

Trước khi ký, hãy kiểm tra giấy tờ gốc, chụp ảnh hiện trạng và điều chỉnh mẫu theo giao dịch thực tế. Với xe giá trị lớn, thuê dài hạn, thuê kèm tài xế hoặc giao dịch thương mại phức tạp, nên tham khảo ý kiến của người có chuyên môn pháp lý. Bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu hợp đồng thuê nhà nếu cần bộ hợp đồng dân sự đầy đủ.