Mẫu biên bản bàn giao công việc file Word, Excel và email bàn giao

Biên bản bàn giao công việc là văn bản do người bàn giao, người nhận bàn giao và quản lý trực tiếp cùng ký, xác nhận các việc đang làm, tiến độ, đầu mối liên hệ, tài liệu và quyền truy cập đã chuyển cho người kế nhiệm. Doanh nghiệp thường lập biên bản này khi nhân viên nghỉ việc, chuyển vị trí, điều chuyển nội bộ hoặc nghỉ thai sản. Bên dưới có mẫu file Word để ký, file Excel để theo dõi từng đầu việc, một ví dụ điền sẵn và 3 mẫu email bàn giao do Replus soạn.

Tải mẫu biên bản bàn giao công việc file Word và Excel

Bộ mẫu gồm hai file dùng cùng nhau. File Word là văn bản chính thức để ký và lưu hồ sơ nhân sự. File Excel là bảng làm việc hằng ngày trong thời gian bàn giao, giúp quản lý biết đầu việc nào đã hướng dẫn xong, đầu việc nào còn vướng.

• File Word, Mẫu 1: Biên bản bàn giao công việc dùng khi nghỉ việc hoặc chuyển hẳn sang vị trí khác.
• File Word, Mẫu 2: Biên bản bàn giao công việc tạm thời khi nghỉ thai sản, nghỉ dài ngày hoặc điều chuyển có thời hạn, có mục nhận lại công việc.
• File Word, Ví dụ điền sẵn: Một chuyên viên hành chính nhân sự nghỉ việc, để bạn xem cách ghi từng mục.
• File Excel: Sheet danh sách đầu việc có ô chọn trạng thái, sheet tài khoản và quyền truy cập, sheet ví dụ và sheet hướng dẫn.

Tải mẫu biên bản bàn giao công việc file Word

Tải mẫu bàn giao công việc file Excel

Pháp luật lao động không ban hành mẫu biên bản bàn giao công việc bắt buộc. Doanh nghiệp có thể chỉnh tên mục, thêm cột hoặc bỏ phần không dùng, miễn biên bản vẫn trả lời được ba câu hỏi: việc gì đang dở, ai làm tiếp, tài liệu và quyền truy cập nằm ở đâu.

Mẫu biên bản bàn giao công việc để sao chép

Nếu cần soạn nhanh, bạn có thể sao chép mẫu bàn giao công việc dưới đây vào Word. Phần quan trọng nhất là bảng danh mục công việc: mỗi dòng là một đầu việc có tiến độ, hạn xử lý và việc cần làm tiếp, thay vì một câu chung chung như “đã bàn giao toàn bộ công việc”.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
(Số: [số]/BBBG-[ký hiệu phòng ban])

Căn cứ [Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động/Quyết định điều chuyển/Đơn xin nghỉ việc đã được duyệt] số [ ] ngày [ ];
Hôm nay, ngày [ngày/tháng/năm], tại [Công ty/phòng ban], chúng tôi gồm:

BÊN BÀN GIAO: Ông/Bà [Họ tên] – Chức vụ: [ ] – Bộ phận: [ ] – Mã nhân viên: [ ]
BÊN NHẬN BÀN GIAO: Ông/Bà [Họ tên] – Chức vụ: [ ] – Bộ phận: [ ]
NGƯỜI GIÁM SÁT: Ông/Bà [Họ tên] – Chức vụ: [Quản lý trực tiếp/Trưởng bộ phận]

1. Lý do bàn giao: [Nghỉ việc từ ngày…/Chuyển sang vị trí… từ ngày…/Lý do khác].
Thời gian bàn giao: từ ngày [ ] đến ngày [ ].

2. Công việc đang thực hiện

STT	Công việc	Tiến độ hiện tại	Hạn xử lý	Việc cần làm tiếp	Đầu mối liên quan	Tài liệu/nơi lưu
1	[ ]	[% hoặc mô tả]	[ ]	[ ]	[Tên, số điện thoại/email]	[Đường dẫn thư mục]
2	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]

3. Công việc định kỳ: [Tên việc] – Tần suất: [hằng ngày/tuần/tháng] – Thời điểm: [ngày… hằng tháng] – Hướng dẫn: [tài liệu/quy trình kèm theo].

4. Khách hàng, đối tác, đầu mối nội bộ đang phụ trách: [Tên, nội dung đang trao đổi, đã thông báo người phụ trách mới chưa].

5. Hồ sơ, tài liệu bàn giao: [Số lượng hồ sơ giấy, nơi lưu; thư mục dữ liệu số đã chuyển quyền sở hữu]. Hồ sơ nhiều có thể lập danh mục riêng kèm theo.

6. Tài khoản, phần mềm, quyền truy cập: [Tên hệ thống] – Hình thức bàn giao: [chuyển quyền quản trị/đổi chủ sở hữu/IT cấp tài khoản mới cho người nhận]. Không ghi mật khẩu vào biên bản.

7. Tài sản, thiết bị đang giữ: [Đã bàn giao theo biên bản bàn giao tài sản số… ngày…/Không có].

8. Vướng mắc, rủi ro cần lưu ý: [Việc chưa xử lý xong, lý do, đề xuất hướng xử lý].

9. Hỗ trợ sau bàn giao: Bên bàn giao hỗ trợ giải đáp qua [email/điện thoại] đến ngày [ ] (nếu hai bên thỏa thuận).

Bên nhận bàn giao đã kiểm tra, được hướng dẫn và chịu trách nhiệm tiếp tục các công việc nêu trên kể từ ngày [ ]. Biên bản lập thành [03] bản: bên bàn giao, bên nhận bàn giao và bộ phận nhân sự mỗi bên giữ [01] bản.

BÊN BÀN GIAO – BÊN NHẬN BÀN GIAO – NGƯỜI GIÁM SÁT – XÁC NHẬN CỦA BỘ PHẬN NHÂN SỰ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Mục 5, 6 và 7 chỉ ghi tóm tắt kèm số biên bản liên quan. Khi tài liệu hoặc thiết bị nhiều, hãy lập biên bản bàn giao tài liệu và biên bản bàn giao tài sản riêng rồi dẫn chiếu sang. Cách này giữ biên bản bàn giao công việc ngắn, tập trung vào việc ai làm gì tiếp theo.

Biên bản bàn giao công việc dùng trong những trường hợp nào?

Mỗi tình huống bàn giao khác nhau ở một điểm: công việc được giao hẳn hay chỉ giao tạm. Điểm này quyết định biên bản có cần mục nhận lại công việc, thời hạn hỗ trợ và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Bộ luật Lao động 2019 không có điều khoản riêng bắt buộc lập biên bản bàn giao công việc. Nghĩa vụ bàn giao thường được quy định trong hợp đồng lao động, nội quy lao động hoặc quy chế nội bộ. Khi không có quy định riêng, biên bản có chữ ký của các bên là giấy tờ cho thấy rõ từ ngày nào người kế nhiệm chịu trách nhiệm với từng đầu việc.

Mẫu bàn giao công việc khi nghỉ việc

Nếu bạn nghỉ việc, hãy dùng chính thời hạn báo trước để lên lịch bàn giao, đừng dồn hết vào vài ngày cuối. Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động như sau:

Cột “gợi ý lịch bàn giao” là cách tổ chức tham khảo, không phải quy định pháp luật.

Nếu bạn nghỉ mà không báo trước đủ thời hạn, việc nghỉ có thể bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Theo Điều 40, khi đó bạn không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng cộng khoản tiền lương của những ngày không báo trước, và phải hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có). Một số trường hợp được nghỉ mà không cần báo trước, ví dụ không được trả đủ lương hoặc bị trả lương trễ hạn; danh sách đầy đủ nằm ở khoản 2 Điều 35.

Về thanh toán, Điều 48 quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; một số trường hợp như doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, sáp nhập, gặp thiên tai có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Cũng theo Điều 48, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ đã giữ của người lao động.

Điều 48 không gắn thời hạn thanh toán này với việc ký biên bản bàn giao. Vì vậy, bộ phận nhân sự nên lên lịch để biên bản bàn giao công việc được ký trước ngày nghỉ, thay vì dùng lương tháng cuối làm điều kiện để nhân viên hoàn tất bàn giao. Nếu nhân viên đang giữ thiết bị của công ty, việc thu hồi và xử lý thiếu, hỏng thực hiện bằng biên bản bàn giao tài sản riêng.

Mẫu bàn giao công việc khi nghỉ việc cần thêm gì?

• Ngày làm việc cuối cùng và ngày người nhận chính thức chịu trách nhiệm, hai mốc này có thể khác nhau.
• Danh sách tài khoản cần khóa hoặc chuyển chủ sở hữu sau ngày nghỉ: email công ty, phần mềm, nhóm chat, trang quản trị.
• Thông báo đến khách hàng, đối tác: đã gửi hay chưa, gửi bằng email nào.
• Thời hạn hỗ trợ sau nghỉ việc nếu hai bên đồng ý, ghi rõ kênh liên hệ để không phát sinh tranh cãi về sau.

Bàn giao khi chuyển vị trí, điều chuyển nội bộ và nghỉ thai sản

Ở các tình huống này, người bàn giao vẫn làm ở công ty và vẫn liên lạc được. Chỗ dễ vướng là trong giai đoạn chuyển tiếp, không ai rõ việc nào người nhận được tự quyết. Vì vậy, biên bản bàn giao công việc tạm thời (Mẫu 2) cần ghi rõ thời hạn và cách nhận lại công việc.

Chuyển vị trí, điều chuyển nội bộ

Nếu bạn chuyển hẳn sang vị trí mới, hãy dùng Mẫu 1 và ghi thêm thời gian bạn tiếp tục hỗ trợ đồng nghiệp ở vị trí cũ.

Điều chuyển tạm thời phải theo Điều 29 Bộ luật Lao động 2019. Người sử dụng lao động chỉ được tạm chuyển người lao động sang việc khác so với hợp đồng khi gặp khó khăn đột xuất (thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, sự cố điện, nước…) hoặc vì nhu cầu sản xuất, kinh doanh đã ghi trong nội quy lao động. Thời gian chuyển không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm; muốn quá mức này phải có văn bản đồng ý của người lao động. Doanh nghiệp cũng phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc. Biên bản bàn giao nên ghi số quyết định điều chuyển và thời hạn tương ứng.

Nghỉ thai sản, nghỉ dài ngày

Theo Điều 139, lao động nữ được nghỉ thai sản trước và sau khi sinh con là 06 tháng; có thể trở lại làm việc sớm khi đã nghỉ ít nhất 04 tháng, với điều kiện báo trước, được người sử dụng lao động đồng ý và có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh rằng đi làm sớm không ảnh hưởng sức khỏe. Vì ngày quay lại có thể thay đổi, biên bản nên ghi “ngày dự kiến trở lại” và một mục bàn giao ngược: người nhận tạm thời liệt kê việc đã phát sinh, đã xử lý và còn dở khi trả lại công việc.

Với nghỉ tạm thời, hãy phân rõ quyền quyết định của người nhận. Ví dụ, người nhận được phê duyệt đề nghị thanh toán dưới một hạn mức nhất định, nhưng không ký hợp đồng mới. Ghi rõ giới hạn này giúp người nhận tự tin xử lý mà không phải liên lạc người đang nghỉ.

Bàn giao công việc theo phòng ban: hành chính nhân sự, kế toán, IT

Khung biên bản giống nhau, nhưng danh mục đầu việc mỗi phòng ban rất khác. Bảng dưới đây gợi ý những mục thường bị bỏ sót, dùng để điền vào bảng công việc của Mẫu 1 hoặc sheet Excel.

Biên bản bàn giao công việc hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự thường giữ nhiều mốc thời gian nhất: ngày ký hợp đồng lao động, ngày hết thử việc, hạn đóng bảo hiểm, hạn gia hạn hợp đồng dịch vụ. Hãy xuất các mốc này thành một danh sách có ngày cụ thể trong sheet Excel thay vì để người nhận tự dò trong email. Hồ sơ nhân sự là dữ liệu cá nhân, nên chỉ ghi nơi lưu và người có quyền truy cập, không đính kèm bản sao giấy tờ vào biên bản.

Bàn giao công việc kế toán

Bàn giao kế toán nên chốt theo một thời điểm: số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, công nợ và chứng từ đến ngày bàn giao, có kế toán trưởng hoặc người quản lý xác nhận. Danh mục chứng từ, sổ sách nhiều trang nên tách sang biên bản bàn giao tài liệu riêng. Biên bản bàn giao công việc chỉ cần ghi việc đang dở như tờ khai sắp đến hạn, hóa đơn cần điều chỉnh, khoản công nợ đang đối chiếu.

Bàn giao tài khoản và quyền truy cập IT

Nguyên tắc an toàn là không bàn giao mật khẩu qua biên bản. Thay vào đó, IT hoặc quản trị viên chuyển quyền sở hữu, cấp tài khoản mới cho người nhận và khóa hoặc đổi mật khẩu tài khoản của người nghỉ. Biên bản chỉ ghi tên hệ thống, cách đã chuyển quyền và ngày thực hiện. Sheet “Tài khoản và quyền truy cập” trong file Excel được thiết kế theo nguyên tắc này.

Mẫu biên bản bàn giao công việc file Excel: cách dùng

File Excel không thay thế biên bản có chữ ký, mà giúp theo dõi tiến độ trong thời gian bàn giao. Khi mọi dòng đã ở trạng thái “Hoàn tất”, bạn có thể dán bảng vào mục 2 của biên bản Word hoặc in sheet làm phụ lục kèm theo.

Đầu sheet có ô tự tính số đầu việc và tỷ lệ hoàn tất, giúp quản lý nắm tình hình mà không cần hỏi từng người. Trạng thái “Người nhận đã làm thử” được tách riêng vì một việc chỉ nên coi là bàn giao xong khi người nhận đã tự làm ít nhất một lần dưới sự quan sát của người bàn giao.

Ví dụ biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

Chị Lan, anh Minh và chị Hà dưới đây là nhân vật giả định, dùng để minh họa cách điền từng mục.

Bên bàn giao: Chị Lan, chuyên viên hành chính nhân sự, hợp đồng không xác định thời hạn, nộp đơn ngày 29/09/2026, ngày làm việc cuối 13/11/2026.
Bên nhận bàn giao: Anh Minh, chuyên viên hành chính. Người giám sát: chị Hà, trưởng phòng hành chính nhân sự.

Công việc đang thực hiện

• Tuyển 2 nhân viên kinh doanh: đã lọc 18 hồ sơ, hẹn phỏng vấn vòng 1 ngày 20/11. Việc tiếp theo: gửi thư mời phỏng vấn trước 15/11. Hồ sơ tại thư mục Tuyển dụng/2026-11.
• Chấm công tháng 11: chốt dữ liệu ngày 30/11, gửi kế toán trước ngày 03/12. Anh Minh đã làm thử với dữ liệu tháng 10, trạng thái: Hoàn tất.
• Gia hạn hợp đồng dịch vụ văn phòng: hết hạn 31/12/2026, đã nhận báo giá gia hạn, chờ giám đốc duyệt. Đầu mối: bộ phận kinh doanh của bên cho thuê.

Tài khoản: phần mềm chấm công và nhóm email tuyển dụng đã chuyển quyền quản trị cho anh Minh ngày 10/11; email cá nhân công ty của chị Lan chuyển tiếp về anh Minh 30 ngày sau ngày nghỉ rồi khóa.
Tài sản: laptop và thẻ ra vào bàn giao theo biên bản bàn giao tài sản ngày 13/11/2026.
Vướng mắc: một hồ sơ bảo hiểm của nhân viên nghỉ thai sản đang chờ bổ sung giấy tờ, anh Minh theo dõi tiếp.

Trong ví dụ, việc nào cũng có ngày cụ thể. Chấm công là việc định kỳ nên anh Minh đã tự làm với dữ liệu tháng 10 trước khi ký, còn tài khoản được chuyển quyền quản trị chứ không đưa mật khẩu. Bản đầy đủ của ví dụ có trong file Word và sheet “Ví dụ” của file Excel.

Mẫu email bàn giao công việc

Email giúp mọi người liên quan biết việc bàn giao đã diễn ra và ai là đầu mối mới. Bạn thường cần gửi ba email: gửi kế hoạch bàn giao, thông báo cho khách hàng hoặc đối tác, và xác nhận hoàn tất. Bạn có thể xem thêm cấu trúc chung trong bài cách viết email chuyên nghiệp.

Email gửi quản lý và người nhận bàn giao

Tiêu đề: Kế hoạch bàn giao công việc vị trí [chức danh] – [Họ tên] – từ [ngày] đến [ngày]

Chào anh/chị [tên quản lý], chào [tên người nhận],

Theo đơn nghỉ việc/quyết định điều chuyển đã được duyệt, ngày làm việc cuối của em tại vị trí [chức danh] là [ngày]. Em gửi danh sách đầu việc cần bàn giao trong file đính kèm, gồm [số] việc đang thực hiện, [số] việc định kỳ và [số] tài khoản cần chuyển quyền.

Em đề xuất lịch: [ngày] trao đổi tổng quan; từ [ngày] đến [ngày] hướng dẫn và để [tên người nhận] làm thử; [ngày] ký biên bản bàn giao. Anh/chị xem giúp em và phản hồi nếu cần điều chỉnh.

Trân trọng,
[Họ tên – chức danh – số điện thoại]

Email thông báo người phụ trách mới cho khách hàng, đối tác

Tiêu đề: [Tên công ty] thông báo thay đổi người phụ trách [dự án/tài khoản khách hàng] từ ngày [ngày]

Kính gửi anh/chị [tên],

Từ ngày [ngày], anh/chị [tên người nhận] sẽ thay em phụ trách [nội dung công việc] của [tên khách hàng]. Toàn bộ thông tin trao đổi trước đây, gồm [báo giá/tiến độ/cam kết đang thực hiện], đã được bàn giao đầy đủ.

Anh/chị vui lòng liên hệ [tên người nhận] qua email [ ] hoặc số điện thoại [ ]. Em cảm ơn anh/chị đã hợp tác trong thời gian qua.

Trân trọng,
[Họ tên] (cc: [người nhận], [quản lý])

Tư vấn trong 30 phút

Cần tư vấn không gian làm việc?

Chia sẻ nhu cầu, Replus sẽ đề xuất phương án phù hợp.

Thông tin liên hệ

Super fast contact

Tên khách hàng *

Số điện thoại *

Gửi thông tin

Email xác nhận hoàn tất bàn giao

Tiêu đề: Xác nhận hoàn tất bàn giao công việc – [Họ tên] – [ngày]

Chào anh/chị [tên quản lý],

Em xác nhận đã hoàn tất bàn giao [số] đầu việc cho [tên người nhận] theo biên bản bàn giao công việc ký ngày [ngày] (đính kèm bản scan). Các tài khoản đã chuyển quyền gồm [liệt kê]. Việc còn vướng: [nếu có, ghi rõ người theo dõi].

Em có thể hỗ trợ giải đáp qua [email/điện thoại] đến ngày [ngày] như đã thống nhất.

Trân trọng,
[Họ tên]

Quy trình bàn giao công việc 5 bước

1. Lập danh sách đầu việc: người bàn giao điền file Excel, gồm việc đang làm, việc định kỳ, đầu mối và tài khoản. Quản lý rà và bổ sung việc còn thiếu.
2. Chọn người nhận và chốt lịch: quản lý phân công người nhận cho từng nhóm việc; có thể chia cho nhiều người.
3. Hướng dẫn và để người nhận làm thử: ưu tiên việc có hạn gần và việc định kỳ. Cập nhật trạng thái trên sheet sau mỗi buổi.
4. Chuyển quyền truy cập, tài liệu, thông báo đối tác: IT chuyển quyền tài khoản; gửi email thông báo người phụ trách mới.
5. Họp xác nhận và ký biên bản: rà từng dòng còn “Vướng mắc”, ghi hướng xử lý, rồi ký biên bản bàn giao công việc và lưu vào hồ sơ nhân sự.

Buổi họp xác nhận ở bước 5 nên có quản lý trực tiếp tham dự. Nếu buổi họp phát sinh quyết định, ví dụ chia lại đầu việc cho người khác, hãy ghi lại bằng mẫu biên bản cuộc họp để có căn cứ theo dõi sau đó.

Lỗi thường gặp khi lập biên bản bàn giao công việc

Checklist trước khi ký biên bản bàn giao công việc

• Căn cứ bàn giao (đơn nghỉ việc đã duyệt, quyết định điều chuyển) có số và ngày.
• Mỗi đầu việc có tiến độ, hạn xử lý, việc cần làm tiếp và đầu mối liên hệ.
• Việc định kỳ có tần suất, thời điểm và tài liệu hướng dẫn; người nhận đã làm thử.
• Khách hàng, đối tác đã nhận email thông báo người phụ trách mới.
• Tài khoản, phần mềm đã chuyển quyền hoặc khóa; không có mật khẩu trong biên bản.
• Tài liệu, thiết bị đã có biên bản riêng và được dẫn chiếu số, ngày.
• Việc còn vướng có người theo dõi và hướng xử lý.
• Bàn giao tạm thời: có ngày dự kiến nhận lại và giới hạn quyền quyết định của người nhận.
• Đủ chữ ký bên bàn giao, bên nhận, người giám sát; bộ phận nhân sự lưu một bản.

Bàn giao gọn hơn khi tài khoản và không gian làm việc thuộc về công ty

Tài khoản công việc đăng ký bằng email cá nhân của nhân viên cũ là đầu việc khó chuyển nhất, vì công ty không có quyền quản trị. Khi mỗi nhân sự dùng email theo tên miền doanh nghiệp, quản trị viên có thể chuyển hộp thư, đặt chuyển tiếp thư hoặc cấp lại tài khoản mà không cần đến người đã nghỉ. Nếu công ty bạn chưa có, Replus nhận làm dịch vụ email theo tên miền để chuẩn hóa tài khoản trước khi nhân sự thay đổi.

Ở văn phòng trọn gói của Replus, nội thất, internet và tiện ích dùng chung do Replus lo. Khi có người nghỉ hoặc chuyển vị trí, doanh nghiệp chỉ cần bàn giao:

• chỗ ngồi và thẻ ra vào của người nghỉ;
• công việc, tài liệu và tài khoản theo biên bản ở trên.

Gói này phù hợp nhóm 5–20 người.

Buổi họp bàn giao có nhiều bộ phận tham gia thì nên tách ra phòng riêng. Replus có phòng họp cho thuê theo giờ, sẵn máy chiếu và camera họp trực tuyến.

Cần tư vấn văn phòng hoặc phòng họp: gọi 0932 678 626 (Zalo) hoặc 028 6288 3088, email info@replus.com.vn.