Mẫu biên bản bàn giao tài sản, thiết bị văn phòng: file Word và cách ghi theo tình huống

Biên bản bàn giao tài sản ghi lại việc một bên giao và một bên nhận tài sản, thiết bị: giao món gì, bao nhiêu, tình trạng thế nào và từ thời điểm nào người nhận chịu trách nhiệm quản lý. Bộ mẫu Word bên dưới do Replus soạn sẵn, bạn tải về sửa được ngay cho các tình huống văn phòng hay gặp: cấp tài sản cho nhân viên mới, bàn giao máy tính, điều chuyển giữa phòng ban và thu hồi khi nhân viên nghỉ việc.

Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản file Word

File mẫu biên bản bàn giao tài sản gồm bốn trang, mỗi trang là một mẫu độc lập. Bạn giữ trang hợp với việc cần làm, xóa các trang còn lại rồi điền thông tin thật.

Tải mẫu biên bản bàn giao tài sản Word

Bộ mẫu này dùng để quản lý tài sản nội bộ. Nếu món đồ là tài sản cố định đã ghi sổ, kế toán của bạn cần lập thêm Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 01-TSCĐ) theo chế độ kế toán công ty đang áp dụng; phần phân biệt TSCĐ và công cụ dụng cụ bên dưới nói rõ khi nào cần.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản để sao chép

Bạn chỉ cần một biên bản để in ngay thì chép khung dưới đây vào Word. Trước khi ký, thay mọi chỗ trong ngoặc vuông bằng thông tin thật.

[TÊN CÔNG TY]
Số: [Số biên bản]/BBBG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN
Về việc: [cấp tài sản cho nhân viên mới/điều chuyển tài sản/thu hồi tài sản]

Hôm nay, ngày [dd/mm/yyyy], tại [địa điểm bàn giao], chúng tôi gồm:

Bên giao: [Họ tên], chức vụ [chức vụ], bộ phận [bộ phận].
Bên nhận: [Họ tên], chức vụ [chức vụ], bộ phận [bộ phận], mã nhân viên [mã].
Người chứng kiến (nếu có): [Họ tên, bộ phận].

Lý do bàn giao: [Ghi rõ, ví dụ: cấp tài sản phục vụ công việc theo vị trí, điều chuyển từ phòng A sang phòng B].

Danh mục tài sản bàn giao:

STT	Tên tài sản, quy cách	Mã tài sản/Serial	ĐVT	SL	Tình trạng khi giao	Phụ kiện kèm theo
1	[Tên, hãng, model]	[Mã nội bộ/serial]	[Cái/bộ]	[ ]	[Mới/đã qua sử dụng, mô tả trầy xước, lỗi nếu có]	[Sạc, cáp, túi…]
2	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]	[ ]

Trách nhiệm sau bàn giao: Kể từ [giờ, ngày], bên nhận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản đúng mục đích công việc, bảo quản theo quy định của công ty và hoàn trả khi được yêu cầu hoặc khi chấm dứt công việc. Mọi hư hỏng, mất mát phải được báo ngay cho [bộ phận quản lý tài sản].

Tài liệu kèm theo (nếu có): [Ảnh chụp hiện trạng, phiếu bảo hành, quyết định điều chuyển].

Biên bản được lập thành [02] bản, mỗi bên giữ [01] bản và có giá trị như nhau.

BÊN GIAO	BÊN NHẬN	NGƯỜI CHỨNG KIẾN
(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)

Lúc thu hồi, hai bên sẽ lấy cột “Tình trạng khi giao” ra so với thiết bị thực tế. Vì vậy bạn đừng ghi “bình thường” mà hãy tả rõ, ví dụ “màn hình xước 2 cm ở góc phải, pin còn khoảng 85%”.

Chọn mẫu theo từng tình huống bàn giao

Một chiếc laptop công ty thường được cấp cho người dùng, có khi chuyển sang phòng khác, rồi được thu hồi khi người dùng nghỉ. Mỗi lần đổi người giữ, bạn lập một biên bản bàn giao tài sản riêng thì sổ theo dõi tài sản lúc nào cũng cho biết ai đang giữ món đồ nào.

Biên bản bàn giao tài sản cho nhân viên mới

Ngày đầu nhận việc, nhân viên thường được giao cùng lúc laptop, tai nghe, thẻ ra vào, chìa khóa tủ và tài khoản email. Bạn gom hết vào một biên bản bàn giao tài sản cho nhân viên, chia hai nhóm: đồ vật và quyền truy cập. Hãy để nhân viên bật máy, kiểm tra xong rồi mới ký, đừng cho ký trước.

Bạn có thể ghi luôn quy định sử dụng vào biên bản: tài sản chỉ dùng cho công việc, không tự cài phần mềm ngoài danh mục, không mang ra khỏi văn phòng khi chưa được phép. Công ty đã có nội quy riêng về tài sản thì chỉ cần dẫn tên văn bản đó.

Thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc

Khi thu hồi, bạn đối chiếu từng dòng với biên bản bàn giao tài sản lúc cấp, ghi rõ món nào đã trả đủ, món nào thiếu hoặc hỏng và hai bên thống nhất xử lý ra sao. Nếu sau đó phải tính bồi thường, đây là giấy tờ có chữ ký của cả hai bên để làm căn cứ.

Khi xử lý tài sản thiếu, hỏng, bộ phận nhân sự phải làm trong các giới hạn của Bộ luật Lao động 2019:

• Bồi thường theo Điều 129: người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị phải bồi thường theo quy định pháp luật hoặc nội quy lao động. Nếu thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, mức bồi thường nhiều nhất là 03 tháng tiền lương. Trường hợp làm mất tài sản được giao, người lao động bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội quy lao động; nếu đã ký hợp đồng trách nhiệm thì bồi thường theo hợp đồng đó.
• Khấu trừ lương theo Điều 102: công ty chỉ được khấu trừ lương để bồi thường hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản theo Điều 129; mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau khi trích nộp bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân; người lao động có quyền được biết lý do bị khấu trừ.
• Thời hạn thanh toán theo Điều 48: trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên thanh toán đầy đủ các khoản liên quan (một số trường hợp được kéo dài nhưng không quá 30 ngày). Công ty không thể giữ lương quá hạn này để chờ nhân viên trả đủ tài sản, nên bạn hãy làm xong biên bản thu hồi trước ngày nghỉ.
• Không phạt tiền thay kỷ luật (Điều 127): biên bản chỉ ghi nhận thiệt hại và phương án bồi thường, không ghi các khoản “phạt” tự đặt ra.

Trước ngày nghỉ, nhân viên thường còn phải giao lại đầu việc và hồ sơ cho người kế nhiệm. Phần này bạn ghi trong một biên bản bàn giao công việc riêng, để biên bản thu hồi chỉ còn danh mục đồ vật, ngắn và dễ đối chiếu.

Bàn giao tài sản giữa các phòng ban

Khi điều chuyển, bên giao và bên nhận là đại diện hai bộ phận, kèm người của phòng hành chính hoặc kế toán theo dõi tài sản. Ghi căn cứ điều chuyển (quyết định, đề xuất đã duyệt hoặc kết luận trong biên bản cuộc họp) để kế toán chuyển tài sản sang bộ phận mới trên Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (mẫu S22-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC).

Mẫu biên bản bàn giao máy tính và thiết bị IT

Laptop, máy tính bàn, điện thoại công ty có thêm phần dữ liệu và tài khoản, nên mẫu biên bản bàn giao thiết bị IT cần nhiều thông tin hơn mẫu chung. Mẫu 2 trong file Word đã chia sẵn các phần sau:

• Định danh: hãng, model, số serial (in dưới đáy máy hoặc xem trong BIOS), mã tài sản nội bộ dán trên thiết bị.
• Cấu hình: CPU, RAM, ổ cứng, hệ điều hành. Ghi cấu hình giúp phát hiện việc tháo đổi linh kiện khi thu hồi.
• Phụ kiện: sạc, chuột, bàn phím, túi chống sốc, cáp chuyển đổi. Mỗi phụ kiện một dòng hoặc liệt kê rõ trong cột phụ kiện.
• Phần mềm và bản quyền: các phần mềm đã cài theo license của công ty, để thu hồi hoặc chuyển license khi cần.
• Tài khoản được cấp: email, phần mềm nội bộ, VPN. Chỉ ghi tên tài khoản, không ghi mật khẩu vào biên bản; mật khẩu được gửi qua kênh riêng và người dùng đổi ở lần đăng nhập đầu tiên.
• Tình trạng dữ liệu: khi thu hồi, ghi rõ dữ liệu công việc đã được sao lưu về đâu, máy đã được xóa hoặc cài lại hay chưa, ai thực hiện.

Ví dụ dưới đây là tình huống giả định do Replus soạn để minh họa cách ghi; tên người, công ty và số serial đều không có thật.

BIÊN BẢN BÀN GIAO MÁY TÍNH
Về việc: cấp thiết bị làm việc cho nhân viên mới

Ngày 05/10/2026, tại văn phòng Công ty TNHH ABC.
Bên giao: Trần Minh Khoa – Chuyên viên IT.
Bên nhận: Lê Thu Hà – Nhân viên Kế toán, mã NV KT-026.

STT	Thiết bị	Serial/Mã TS	Cấu hình	Tình trạng	Phụ kiện
1	Laptop Dell Latitude 5440	SN 7XK2M93 / ABC-LT-058	Core i5, RAM 16 GB, SSD 512 GB, Windows 11 Pro	Đã qua sử dụng, vỏ xước nhẹ cạnh trái, pin hoạt động bình thường	Sạc 65W, túi chống sốc
2	Màn hình 24 inch	ABC-MH-112	Cổng HDMI	Mới, nguyên hộp	Cáp HDMI, dây nguồn
3	Chuột không dây	ABC-CCDC-340	–	Mới	Đầu thu USB

Tài khoản đã cấp: email ha.le@abc.vn, phần mềm kế toán (quyền nhập liệu), VPN. Mật khẩu gửi riêng qua tin nhắn nội bộ, người nhận đã đổi khi đăng nhập lần đầu.
Phần mềm bản quyền: Microsoft 365 (license công ty), phần mềm diệt virus.
Cam kết: Bên nhận sử dụng thiết bị cho công việc, không tự cài phần mềm ngoài danh mục, báo IT khi thiết bị gặp lỗi.

Bàn giao tài sản cố định hay công cụ dụng cụ: ghi khác nhau thế nào?

Với người dùng, chiếc laptop hay chiếc ghế đều là “tài sản”. Kế toán thì xếp chúng vào một trong hai nhóm: tài sản cố định (TSCĐ) hoặc công cụ dụng cụ (CCDC). Xếp đúng nhóm thì biên bản bàn giao tài sản mới khớp với sổ sách.

Theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung), tư liệu lao động hữu hình được coi là TSCĐ khi thỏa mãn đồng thời ba tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai, thời gian sử dụng trên 1 năm, và nguyên giá xác định tin cậy, từ 30.000.000 đồng trở lên. Tài sản không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng được ghi nhận là công cụ dụng cụ; đồ dùng văn phòng, phương tiện quản lý là nhóm điển hình.

Các văn bản kế toán liên quan đang áp dụng năm 2026:

• Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC (trừ các nội dung kế toán cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước). Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 01-TSCĐ) nằm trong Phụ lục I của Thông tư này.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc chọn áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC.
• Thông tư 45/2013/TT-BTC về quản lý, trích khấu hao TSCĐ được Bộ Tài chính công bố tiếp tục có hiệu lực theo Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026, áp dụng đến khi có văn bản thay thế nhưng không quá 31/12/2026. Ngày 14/10/2026, Bộ Tài chính đã hội thảo lấy ý kiến dự thảo thông tư thay thế, dự kiến áp dụng từ 01/01/2027. Bạn nên kiểm tra lại tiêu chuẩn TSCĐ trước khi lập biên bản đầu năm 2027.

Theo hướng dẫn tài khoản 153 tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, công cụ dụng cụ xuất dùng phải được theo dõi cả về hiện vật và giá trị theo nơi sử dụng và người chịu trách nhiệm vật chất. Đây là lý do biên bản bàn giao công cụ dụng cụ cần ghi rõ bộ phận sử dụng và người nhận, kể cả với những món giá trị nhỏ như bàn phím hay ghế xoay.

Văn phòng phẩm có cần biên bản bàn giao không?

Giấy in, bút, sổ, ghim bấm là vật tư tiêu hao, dùng hết chứ không hoàn trả. Lập biên bản cho từng lần cấp thường không cần thiết. Cách làm gọn hơn là dùng phiếu đề nghị và ký nhận văn phòng phẩm theo kỳ (tuần hoặc tháng), ghi bộ phận, mặt hàng, số lượng và người nhận.

Mẫu biên bản bàn giao văn phòng phẩm chỉ nên dùng khi giao số lượng lớn, khi chuyển kho giữa hai văn phòng hoặc khi người phụ trách kho văn phòng phẩm nghỉ việc và cần chốt tồn kho cho người kế nhiệm. Khi đó bạn dùng Mẫu 1 và thêm cột “Tồn đầu kỳ” và “Số lượng thực tế kiểm đếm”.

Quy trình bàn giao tài sản 5 bước

1. Chuẩn bị danh mục: lấy danh sách tài sản từ sổ theo dõi hoặc biên bản lần trước, in sẵn mã tài sản và serial.
2. Kiểm tra thực tế cùng người nhận: bật máy, kiểm tra phụ kiện, đối chiếu serial. Chụp ảnh hiện trạng các điểm trầy xước, lỗi.
3. Lập biên bản bàn giao tài sản: điền tình trạng cụ thể cho từng dòng, phần tài khoản, phần dữ liệu (với thiết bị IT) và thời điểm chuyển trách nhiệm.
4. Ký xác nhận: bên giao, bên nhận và người chứng kiến (nếu có) ký, ghi rõ họ tên. Lập đủ số bản để mỗi bên giữ một bản.
5. Cập nhật sổ theo dõi: hành chính hoặc kế toán cập nhật người giữ tài sản, nơi sử dụng; lưu bản scan kèm ảnh hiện trạng.

Biên bản bàn giao tài sản nội bộ không bắt buộc đóng dấu theo một quy định chung. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và sử dụng dấu thực hiện theo điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp. Nếu biên bản dùng để giao tài sản cho tổ chức bên ngoài, nên có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu theo quy chế công ty để thuận tiện đối chiếu.

Lỗi thường gặp khi lập biên bản bàn giao tài sản

• Ghi tình trạng chung chung như “tốt”, “bình thường”: khi thu hồi, bạn không có gì để so. Hãy tả vết xước, lỗi, phần trăm pin hoặc đính kèm ảnh.
• Thiếu serial hoặc mã tài sản: hai chiếc laptop cùng model chỉ ghi tên thì không phân biệt được.
• Bỏ sót phụ kiện: sạc, đầu thu chuột, túi máy là những món hay thất lạc khi thu hồi.
• Ghi mật khẩu vào biên bản: biên bản được in nhiều bản, scan và gửi qua email, ai cầm bản sao cũng đọc được mật khẩu.
• Không ghi thời điểm chuyển trách nhiệm: tài sản hỏng ngay trong ngày bàn giao thì hai bên khó xác định ai chịu.
• Thu hồi sau ngày nghỉ việc: người lao động đã rời công ty, liên hệ đối chiếu chậm và dễ trễ hạn thanh toán 14 ngày làm việc theo Điều 48 Bộ luật Lao động.
• Không cập nhật sổ theo dõi: biên bản bàn giao tài sản đã ký nhưng sổ tài sản vẫn ghi người cũ, đến kỳ kiểm kê số liệu sẽ lệch.

Tài sản của công ty và tài sản bên cho thuê văn phòng

Nếu công ty thuê văn phòng có sẵn nội thất, trong phòng sẽ có hai nhóm tài sản và bạn nên theo dõi chúng trên hai danh mục riêng:

• Đồ công ty tự mua: lập biên bản bàn giao nội bộ theo các mẫu ở trên, ghi vào sổ tài sản và cấp phát cho nhân viên.
• Đồ của bên cho thuê: ghi trong biên bản nhận mặt bằng, không đưa vào sổ tài sản công ty và không cấp phát như tài sản nội bộ. Danh mục trang thiết bị đi kèm và trách nhiệm khi hư hỏng nằm trong hợp đồng thuê văn phòng, bạn đối chiếu từng món khi nhận.

Vừa ký hợp đồng thuê xong, bạn có thể xem việc cần làm sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng để sắp thứ tự nhận mặt bằng, kiểm thiết bị rồi mới cấp phát tài sản cho nhân viên.

Nhóm 5–20 người không muốn tự mua bàn ghế, tủ hồ sơ có thể thuê văn phòng trọn gói Replus tại CF Tower (70 Phạm Ngọc Thạch, phường Xuân Hòa) hoặc chi nhánh 1073/63B Cách Mạng Tháng 8 (phường Tân Sơn Nhất). Khi nhận phòng, bạn xin danh mục nội thất đi kèm để tách ngay khỏi sổ tài sản công ty. Gọi hoặc nhắn Zalo 0932 678 626 để hỏi phòng trống.