Tra cứu mẫu dấu công ty: cách tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp và kiểm tra con dấu khi không có kết quả

Bạn có thể tra cứu mẫu dấu công ty miễn phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng mã số thuế. Tuy nhiên, chỉ có kết quả khi doanh nghiệp từng thông báo mẫu dấu trong giai đoạn 01/7/2015–31/12/2020. Từ năm 2021, doanh nghiệp tự quyết định con dấu và không phải thông báo nữa.

Bài viết dưới đây giúp bạn tra cứu mẫu dấu đúng chỗ, hiểu vì sao kết quả thường trống và biết cách kiểm tra con dấu hoặc chữ ký số trên hợp đồng của đối tác khi cổng không còn dữ liệu. Các bước được Replus kiểm tra lại trên cổng chính thức ngày 15/10/2026.

Còn tra cứu mẫu dấu công ty được không?

Câu trả lời phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp làm con dấu. Quy định về dấu đã thay đổi ba lần. Vì vậy, cùng một thao tác tra cứu có công ty hiện mẫu dấu, có công ty không.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 hiện còn ba nội dung. Thứ nhất, dấu gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Thứ hai, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Thứ ba, việc quản lý, lưu giữ dấu theo Điều lệ hoặc quy chế nội bộ, và doanh nghiệp sử dụng dấu trong giao dịch theo quy định của pháp luật. Luật sửa đổi số 76/2025/QH15 không sửa điều này.

Nói ngắn gọn, nếu bạn cần mẫu dấu của một công ty thành lập từ năm 2021 trở đi, hãy bỏ qua việc tra cứu mẫu dấu trên cổng. Nên chuyển sang các cách kiểm tra ở phần sau.

Cách tra cứu mẫu dấu trên Cổng đăng ký doanh nghiệp

Tra cứu mẫu dấu dùng chung trang tra cứu thông tin doanh nghiệp. Theo mô tả trên trang dịch vụ thông tin của cổng, “Mẫu dấu (nếu có)” nằm trong nhóm thông tin cơ bản được tra cứu miễn phí. Cụm “nếu có” chính là điểm cần lưu ý.

1. Mở trang tra cứu: truy cập dichvuthongtin.dkkd.gov.vn. Đây là trang cung cấp thông tin của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, hiện thuộc Bộ Tài chính.
2. Nhập mã số thuế: gõ mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế) vào ô tìm kiếm. Danh sách gợi ý hiện ra gồm công ty mẹ và các chi nhánh có đuôi -001, -002… Hãy chọn đúng dòng có mã 10 số nếu bạn cần mẫu dấu của công ty.
3. Xác thực reCAPTCHA: tick ô “Tôi không phải là người máy” rồi bấm Submit để mở trang thông tin cơ bản.
4. Tìm mẫu dấu: xem cuối tab Thông tin cơ bản, nơi từng có đường link “Mẫu dấu” để tải file PDF. Sau đó mở tab Danh mục sản phẩm và mục Tài liệu đính kèm. Nếu cả hai nơi đều không có mẫu dấu, cổng không lưu mẫu dấu của doanh nghiệp này.

Nếu biết tên mà chưa có mã số thuế, bạn có thể gõ tên công ty. Tuy nhiên, tìm theo tên dễ ra nhiều doanh nghiệp trùng hoặc gần giống. Cách lấy đúng mã số thuế có trong bài mã số thuế doanh nghiệp. Hướng dẫn đọc các trường khác trên trang này nằm ở bài tra cứu thông tin doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế: mẫu dấu của Replus năm 2019 và năm 2026

Công ty Cổ phần Replus (mã số 0312252806, thành lập 24/04/2013) từng thông báo thay đổi mẫu dấu. Năm 2019, trang thông tin cơ bản của Replus trên cổng có đường link “Mẫu dấu”. File tải về là thông báo gồm mẫu con dấu cũ và mẫu con dấu mới.

Ngày 15/10/2026, Replus tra cứu mẫu dấu lại với cùng mã số. Tab Thông tin cơ bản chỉ còn tên, mã số, tình trạng, loại hình, ngày thành lập, người đại diện, địa chỉ và ngành nghề, không còn đường link “Mẫu dấu”. Tab Danh mục sản phẩm chỉ có ba sản phẩm thu phí, gồm thông tin lịch sử 3 năm (150.000 đồng), thông tin đăng ký mới nhất (150.000 đồng) và bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (20.000 đồng). Tab Bố cáo điện tử cũng trống.

Ví dụ này cho thấy doanh nghiệp từng thông báo mẫu dấu trước năm 2021 cũng chưa chắc còn hiển thị mẫu dấu trên giao diện hiện tại. Vì vậy, không nên kết luận “không có mẫu dấu trên cổng” là dấu hiệu bất thường.

Không tra cứu được mẫu dấu thì làm gì?

Có bốn lý do thường gặp khiến kết quả tra cứu mẫu dấu trống:

• Doanh nghiệp thành lập hoặc làm dấu từ năm 2021: không còn nghĩa vụ thông báo, nên cổng không có dữ liệu.
• Doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2015 và vẫn dùng dấu do công an cấp: mẫu dấu được đăng ký ở cơ quan công an, không đăng trên cổng. Khi giải thể, doanh nghiệp này phải trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an (khoản 8 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
• Bạn chọn nhầm đơn vị: chi nhánh (mã -001, -002…) có thông tin riêng. Mẫu dấu của chi nhánh không nằm ở trang công ty mẹ, và ngược lại.
• Giao diện cổng không còn hiển thị mẫu dấu cũ: như ví dụ của Replus ở trên.

Khi không có mẫu dấu trên cổng, bạn vẫn kiểm tra được đối tác theo cách khác. Hãy đề nghị đối tác gửi văn bản xác nhận mẫu dấu đang dùng, có chữ ký người đại diện theo pháp luật. Bạn cũng có thể đối chiếu dấu với hóa đơn, hợp đồng hoặc công văn trước đó của chính họ, hoặc chuyển sang ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số. Doanh nghiệp tự quản lý dấu theo Điều lệ hoặc quy chế nội bộ, nên đối tác là bên cung cấp mẫu dấu chính xác nhất.

Cách kiểm tra con dấu trên hợp đồng của đối tác

Kể cả khi tra cứu mẫu dấu có kết quả, con dấu tự nó không chứng minh được hợp đồng hợp lệ. Hiện nay, ai cũng có thể khắc một con dấu mang tên bất kỳ. Phần dữ liệu đáng tin nhất vẫn là thông tin doanh nghiệp trên cổng chính thức. Trước khi ký, bạn nên kiểm tra 5 điểm sau:

1. Tên và mã số trên dấu: nếu con dấu có tên hoặc mã số, chúng phải khớp với tên và mã số doanh nghiệp trên cổng. Luật hiện hành không bắt buộc dấu phải có mã số. Vì vậy, dấu không có mã số chưa phải là sai, nhưng dấu ghi tên khác tên đăng ký thì cần hỏi lại.
2. Tình trạng hoạt động: doanh nghiệp phải ở trạng thái “Đang hoạt động”. Nếu cổng ghi tạm ngừng, đang giải thể hoặc doanh nghiệp có tên trong danh sách bỏ địa chỉ kinh doanh, hãy xem thêm bài tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn và tra cứu doanh nghiệp giải thể.
3. Người ký: người ký phải trùng tên người đại diện theo pháp luật trên cổng. Nếu là người khác, họ phải có giấy ủy quyền hợp lệ.
4. Ngành nghề: nội dung hợp đồng nên nằm trong ngành nghề đối tác đã đăng ký. Cách xem ngành nghề có ở bài tra cứu ngành nghề kinh doanh.
5. Lưu bằng chứng: chụp màn hình kết quả tra cứu tại thời điểm ký và lưu cùng hồ sơ hợp đồng.

Chữ ký số và con dấu khác nhau thế nào?

Từ năm 2021, Luật Doanh nghiệp xem chữ ký số là một hình thức dấu của doanh nghiệp. Với hợp đồng điện tử, kiểm tra chữ ký số chắc chắn hơn việc tra cứu mẫu dấu hay so một con dấu đóng trên giấy rồi scan.

Khoản 3 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định như sau: khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của tổ chức đó được xem là đáp ứng yêu cầu. Vì vậy, với hợp đồng điện tử, bạn không cần chèn ảnh con dấu. Nên kiểm tra chữ ký số thay cho ảnh dấu.

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với con dấu?

Nếu bạn vừa thành lập công ty, không cần nộp thông báo mẫu dấu. Tuy vậy, các đối tác không còn tra cứu mẫu dấu của bạn trên cổng được, nên cần chuẩn bị những việc sau:

• Quyết định loại dấu và số lượng: bạn có thể dùng dấu khắc, chữ ký số hoặc cả hai. Nên ghi tên và mã số doanh nghiệp trên dấu để đối tác dễ đối chiếu với cổng, dù luật không bắt buộc.
• Ban hành quy chế quản lý dấu: quy định người giữ dấu, người được đóng dấu và loại văn bản cần đóng dấu, theo khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Lưu file mẫu dấu: chuẩn bị bản PDF mẫu dấu có chữ ký người đại diện để gửi đối tác, ngân hàng khi họ yêu cầu.
• Đăng ký chữ ký số: cần cho hóa đơn điện tử, khai thuế và ký hợp đồng điện tử.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở công ty, dịch vụ thành lập công ty của Replus hỗ trợ hồ sơ từ đầu đến khi nhận giấy chứng nhận. Nếu công ty cần địa chỉ đăng ký kinh doanh, có thể xem bảng giá văn phòng ảo. Gói Replus (2.388.000 đồng/tháng, chưa VAT) đã gồm chữ ký số và token.