Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các doanh nghiệp lớn nhỏ đều cần có một giấy tờ này? Hãy hình dung một doanh nghiệp như một ngôi nhà, thì giấy chứng nhận đăng ký chính là “giấy khai sinh” của ngôi nhà đó. Nó chứng minh sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp và là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng và các thủ tục liên quan đến giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Định nghĩa về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hay còn gọi là giấy phép kinh doanh) là một văn bản chính thức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Văn bản này xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn đã được thành lập hợp pháp và được phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Bên cạnh đó, việc sở hữu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Nếu không có giấy chứng nhận này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động. Thông tin thường được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp, công ty: Tên chính thức của doanh nghiệp đã được đăng ký.
Mã số doanh nghiệp: Một mã số duy nhất để nhận biết doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và kinh doanh.
Ngành nghề kinh doanh: Các ngành nghề mà doanh nghiệp được phép kinh doanh, hoạt động.
Số vốn điều lệ: Đây là số vốn mà các thành viên cần góp vào để thành lập doanh nghiệp.
Ngày cấp và cơ quan cấp: Cơ quan nhà nước đã cấp giấy chứng nhận và ngày cấp.

Ý nghĩa mà giấy đăng ký doanh nghiệp đem lại

Bên cạnh việc sở hữu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều bắt buộc khi muốn tham gia vào kinh doanh tại thị trường Việt Nam, nhưng sau đây là một số vai trò mà giấy chứng nhận này mang lại :

Xác nhận tư cách pháp nhân: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ chứng tỏ doanh nghiệp của bạn đã trở thành một pháp nhân độc lập, có quyền và nghĩa vụ riêng theo quy định của pháp luật.
Cơ sở pháp lý để hoạt động: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp này còn là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh, giao dịch hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, tham gia đấu thầu…
Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận này giúp bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, thương hiệu của doanh nghiệp và tránh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh.
Cơ sở để quản lý nhà nước: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là cơ sở để các cơ quan nhà nước quản lý, kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa giấy phép kinh doanh với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau đây là sự khác biệt giữa 2 loại giấy tờ mà bạn cần để vận hành và quản lý doanh nghiệp một cách hợp pháp. Hiểu rõ những điểm này sẽ giúp bạn hạn chế những vi pháp không mong muốn khi hoạt động kinh doanh.

Đối với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Mục đích của giấy tờ này: Để đảm bảo rằng tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động một cách minh bạch và đúng pháp luật.

Giống như “hộ khẩu” của doanh nghiệp: Đây là giấy tờ chứng minh doanh nghiệp của bạn đã được nhà nước công nhận và cho phép hoạt động. Đặc biệt là loại giấy đăng ký doanh nghiệp này là hoàn toàn bắt buộc đối với tất cả công ty.

Điều kiện để có được: Bạn chỉ cần có tên doanh nghiệp hợp lệ, hồ sơ đầy đủ và nộp đủ phí.

Thời hạn cho phép: Không có thời hạn cố định, miễn là doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động.

Quyền hạn của nhà nước: Nhà nước có nghĩa vụ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.

Đối với giấy phép Kinh doanh

Mục đích của loại giấy phép này: Để quản lý chặt chẽ những ngành nghề có thể gây ảnh hưởng đến cộng đồng, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

Giống như “giấy phép lái xe” cho một số ngành nghề: Không phải ngành nghề nào cũng cần giấy phép kinh doanh. Chỉ những ngành nghề đặc biệt như bán thuốc lá, rượu, hoặc các ngành nghề có thể ảnh hưởng đến cộng đồng mới cần giấy phép này.

Điều kiện để có được: Ngoài những điều kiện chung như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn còn phải đáp ứng các yêu cầu riêng của từng ngành nghề.

Thời hạn cho phép: Thường có thời hạn nhất định, có thể là vài tháng hoặc vài năm. Sau khi hết hạn, bạn phải làm thủ tục gia hạn để có quyền tiếp tục sử dụng.

Quyền hạn của Nhà nước: Nhà nước có quyền từ chối cấp giấy phép kinh doanh đối với những ngành nghề đặc biệt, nhằm bảo vệ lợi ích chung của cộng đồng.

Điều kiện, thủ tục để nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây theo quy định của Luật Doanh nghiệp:

Điều kiện chung của loại giấy tờ này:

Ngành, nghề kinh doanh: Ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh không được nằm trong danh mục các ngành, nghề bị cấm.
Tên doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của pháp luật, đảm bảo tính độc đáo, không trùng lặp với tên của các doanh nghiệp khác và không vi phạm pháp luật.
Hồ sơ đăng ký: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ, hợp lệ theo quy định.
Lệ phí đăng ký: Doanh nghiệp phải nộp đủ lệ phí đăng ký theo quy định của pháp luật.

Điều kiện cụ thể tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

Công ty TNHH một thành viên: Chủ sở hữu phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không bị pháp luật cấm tham gia hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Các thành viên phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không bị pháp luật cấm tham gia các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
Công ty cổ phần: Số lượng thành viên sáng lập phải đủ theo quy định của pháp luật, vốn điều lệ phải đạt mức tối thiểu theo quy định.
Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không bị pháp luật cấm tham gia hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ xin giấy chứng nhận đầu tư tại Việt Nam

Thủ tục cần hoàn thiện để nhận giấy đăng ký doanh nghiệp

Để có được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các công ty, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục cấp thiết sau đây:

Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho giấy đăng ký doanh nghiệp

Mẫu đơn đăng ký doanh nghiệp: Đây là mẫu biểu do cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu. Mỗi loại hình doanh nghiệp có mẫu đơn đăng ký khác nhau, bạn cần chọn đúng mẫu và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.

Giấy tờ chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện pháp luật: Bản gốc và bản photo. Giấy tờ này sẽ xác nhận danh tính và quyền đại diện hợp pháp của người đứng đầu doanh nghiệp.

Điều lệ công ty: Văn bản này quy định quyền hạn, nghĩa vụ của các thành viên, cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty. Điều lệ công ty cần được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ chứng minh của vốn điều lệ phải góp : Có thể là biên bản góp vốn, giấy xác nhận số dư tài khoản…Nếu góp vốn bằng tiền, cần có giấy xác nhận số dư tài khoản từ ngân hàng.

Giấy tờ chứng minh về địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà…

Một số loại giấy tờ cần thiết khác: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, có thể cần thêm một số giấy tờ khác như giấy phép con, chứng chỉ hành nghề…

Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký

Nộp trực tiếp: Bạn có thể mang hồ sơ đến trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền (thường là Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố).

Nộp qua mạng: Nhiều địa phương đã triển khai dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, bạn có thể thực hiện các thủ tục trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Chờ đợi xét duyệt hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên của cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ của bạn, kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của các giấy tờ. Sau đó, nhân viên sẽ đối chiếu hồ sơ của bạn với danh mục các giấy tờ yêu cầu. Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào, bạn sẽ được thông báo bổ sung. Ngược lại, nếu hồ sơ của bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ nhanh chóng tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nhận giấy chứng nhận

Sau khi hồ sơ về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được duyệt, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý và là cơ sở để doanh nghiệp hoạt động. Ngoài ra, thời gian để hoàn tất thủ tục đăng ký có thể khác nhau tùy thuộc vào từng địa phương và loại hình doanh nghiệp.

Thời gian thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin đăng ký (ví dụ: tên công ty, địa chỉ, ngành nghề…), doanh nghiệp phải thông báo và làm thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thời gian thông báo: Doanh nghiệp sẽ có 10 ngày để thông báo về sự thay đổi này kể từ ngày thay đổi có hiệu lực.
Thời gian xử lý: Cơ quan đăng ký sẽ xem xét hồ sơ của bạn trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký mới. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo cho bạn để bổ sung.
Thủ tục cụ thể: Các thủ tục thay đổi sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Bạn có thể tham khảo chi tiết tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Trường hợp thay đổi theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Nếu có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan đăng ký trong vòng 15 ngày kể từ khi quyết định có hiệu lực. Cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký mới dựa trên quyết định này.

Cảm ơn bạn vì đã xem bài viết của Replus về các thông tin của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp, bên cạnh đó bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các tổ chức tư vấn hoặc các công ty dịch vụ để hoàn tất thủ tục đăng ký một cách nhanh chóng và chính xác.

Xem thêm: Các quy định về giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài