Khi bắt đầu kinh doanh hoặc mở rộng quy mô, một trong những quyết định quan trọng đầu tiên của doanh nghiệp là chọn không gian làm việc phù hợp. Trong quá trình tìm hiểu, rất nhiều người băn khoăn giữa hai lựa chọn phổ biến hiện nay: coworking space và văn phòng trọn gói.
5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp
Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp
Thoạt nhìn, hai mô hình này có nhiều điểm tương đồng: đều là không gian làm việc sẵn sàng sử dụng, không cần đầu tư ban đầu lớn. Tuy nhiên, nếu đi sâu vào nhu cầu thực tế, cách vận hành và chi phí dài hạn, bạn sẽ thấy coworking space và văn phòng trọn gói khác nhau khá rõ ràng.
Bài viết này sẽ giúp bạn:
Hiểu đúng bản chất từng mô hình
So sánh chi tiết, dễ hiểu
Biết doanh nghiệp của mình phù hợp với lựa chọn nào
Coworking space là gì?
Coworking space là mô hình văn phòng của thời hiện đại, trong đó, phía công ty có thể thuê chỗ ngồi làm việc cho nhân viên tính theo số đầu người. Mô hình này đặc biệt ở điểm, số chỗ ngồi và diện tích sử dụng được căn cứ dựa vào số nhân lực của công ty, tiết kiệm tối đa chi phí phát sinh. Những công ty thuê có thể tự do lựa chọn thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi, đồng thời thoải mái lựa vị trí ngồi hợp lý.
Điểm đặc biệt của coworking space là khả năng chia sẻ chi phí giữa các công ty thuê mà vẫn được thụ hưởng những tiện ích, dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp và cao cấp. Hiểu một cách đơn giản coworking là trong một không gian làm việc lớn, công ty bạn sở hữu một khu vực làm việc riêng. Nhưng những bộ phận: phòng họp, lễ tân, phòng tiếp khách sẽ sử dụng chung với các công ty dùng dịch vụ coworking trong cùng một tầng/tòa nhà đó.
Ai nên sử dụng coworking space?
Freelancer, người làm việc tự do
Startup mới thành lập
Doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự
Nhóm dự án, team làm việc ngắn hạn
Văn phòng trọn gói là gì?
Dịch vụ văn phòng trọn gói là loại hình cho thuê diện tích văn phòng và sử dụng diện tích văn phòng đó hoạt động như một văn phòng công ty hoàn chỉnh. Trong mô hình văn phòng trọn gói có rất nhiều dịch vụ phụ trợ đi kèm như: lễ tân, thoải mái sử dụng phòng họp/phòng tiếp khách, được sử dụng địa chỉ văn phòng để đăng ký giấy phép kinh doanh, wifi tốc độ cao, photocopy…
Với văn phòng trọn gói, công ty thuê được toàn quyền sử dụng một văn phòng làm việc chuyên nghiệp và chỉ cần thanh toán chi phí theo thỏa thuận, không lo phát sinh chi phí. Không chỉ giảm thiểu chi phí bỏ ra, mô hình này còn xây dựng hệ sinh thái nhiều công ty/doanh nghiệp cùng hòa nhập ở một môi trường. Từ đó học hỏi được văn hóa, cách làm việc từ nhiều công ty khác nhau mà vẫn đảm bảo sự riêng tư cho công ty mình.
Ai nên sử dụng văn phòng trọn gói?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Công ty có đội ngũ nhân sự ổn định
Doanh nghiệp cần không gian riêng tư
Văn phòng đại diện, chi nhánh
Coworking space và văn phòng trọn gói có điểm chung gì?
Coworking space và văn phòng trọn gói đều giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí
Với coworking space, mô hình văn phòng này chỉ tính chi phí trên mỗi đầu nhân sự. Chính vì thế phía công ty thuê không phải lo ngại việc thuê một văn phòng rộng mà diện tích sử dụng thực tế chẳng bao nhiêu.
Còn mô hình văn phòng trọn gói mang trong mình khả năng tích hợp nhiều dịch vụ nhỏ, đồng thời cung cấp sẵn phòng ốc tiện nghi cho công ty thuê. Nhờ vậy mà các công ty sử dụng văn phòng trọn gói tiết kiệm được kha khá chi phí đầu tư ban đầu.
Về tổng thể, chỉ cần đưa một khoản tiền tương ứng với dịch vụ mà chủ đầu tư cung cấp, công ty thuê đã có thể yên tâm sử dung mà không lo phát sinh chi phí ẩn.
Coworking space và văn phòng trọn gói có hệ sinh thái các công ty/doanh nghiệp mở
Đồng thời, cả coworking space và văn phòng trọn gói đều có những “hệ sinh thái” các doanh nghiệp/công ty mở. Sau những giờ phút làm việc căng thẳng, những nhân viên từ những công ty khác nhau có thể cùng ngồi xuống, nhâm nhi một vài tách cà phê và trò chuyện về một ngày làm việc của mình.
Đã có rất nhiều mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và bền vững xuất phát từ mô hình coworking space và văn phòng trọn gói. Biết đâu được, anh bạn phòng công ty kế bên sau này lại là người đồng chí hướng, cùng bạn “ra khơi” startup?
Coworking space và văn phòng trọn gói có sẵn cơ sở hạ tầng, địa chỉ đắc địa
Điểm đặc biệt của mô hình coworking space và văn phòng trọn gói là vị trí luôn nằm trong các khu vực vàng của thành phố. Bởi phía chủ đầu tư dịch vụ luôn thấu hiểu tâm lý của các công ty: địa chỉ văn phòng công ty càng đắc địa – độ uy tín càng cao. Các công ty thuê 2 mô hình văn phòng này không cần phải lo lắng hình ảnh của mình liệu có đủ chỉnh chu hay chưa? Có đủ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng mục tiêu không?… Những nỗi lo này sẽ được “đánh bay” khi công ty lựa chọn thuê coworking space và văn phòng trọn gói.
Bảng so sánh Coworking space và Văn phòng trọn gói (Chi tiết & dễ hiểu)
| Góc nhìn so sánh | Coworking Space (Chia sẻ) | Văn phòng trọn gói (Riêng tư) |
| Bản chất mô hình | Môi trường mở, đề cao tính kết nối và cộng đồng. | Không gian đóng, ưu tiên sự tập trung và bảo mật doanh nghiệp. |
| Chi phí đầu tư | Tối ưu hóa dòng tiền: Không tốn chi phí setup, trang trí hay mua sắm thiết bị. | Đầu tư thông minh: Văn phòng sẵn sàng sử dụng (Ready-to-use) với tiêu chuẩn cao cấp. |
| Đối tượng | Freelancer, cá nhân làm việc tự do. Startup đang giai đoạn tìm kiếm ý tưởng Các nhóm dự án ngắn hạn, thời vụ. | Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cần sự ổn định. Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp yêu cầu bảo mật thông tin cao. |
| Sự linh hoạt quy mô | Vô hạn: Phù hợp cho team tăng trưởng nóng, có thể thêm ghế ngay lập tức. | Ổn định: Phù hợp team có nhân sự cố định, cần không gian làm việc chuyên sâu. |
| Định danh thương hiệu | Đặt bảng tên tại khu vực chung, thể hiện sự trẻ trung, kết nối. | Nâng tầm uy tín: Có không gian riêng để đặt logo, biển hiệu ngay cửa phòng. |
| Hạ tầng công nghệ | Dùng chung đường truyền tốc độ cao, hệ thống máy in đa năng. | Ưu tiên bảo mật mạng nội bộ cao hơn, có thể thiết lập hệ thống riêng. |
| Tiếp đón đối tác | Sử dụng khu vực Lounge hoặc sảnh tiếp khách chung sang trọng. | Tiếp khách trực tiếp tại phòng riêng hoặc phòng họp chuyên dụng. |
| Cam kết thời gian | Rất ngắn hạn (theo tháng), phù hợp dự án ngắn hạn. | Trung hạn, giúp doanh nghiệp an tâm an cư lạc nghiệp. |
Lời khuyên: Coworking space và văn phòng trọn gói đều là những giải pháp văn phòng hiện đại, nhưng phục vụ các nhu cầu khác nhau.
- Nếu doanh nghiệp ưu tiên tính linh hoạt, tối ưu chi phí và tốc độ triển khai, coworking space là lựa chọn phù hợp.
- Ngược lại, với doanh nghiệp cần sự riêng tư, ổn định và hình ảnh chuyên nghiệp, văn phòng trọn gói sẽ mang lại giá trị lâu dài hơn.
Trên đây là những thông tin mà Dịch vụ văn phòng ảo cung cấp nhằm giúp bạn hiểu giữa coworking space và văn phòng trọn gói có gì khác nhau. Hy vọng bài viết có thể giúp ích cho bạn trong quá trình chọn lựa hình thức thuê văn phòng phù hợp. Dù sao đi nữa, đây cũng là hai trong số những giải pháp văn phòng tối ưu và thích hợp cho đại đa số các công ty. Chúc bạn lựa chọn được mô hình tối ưu, hỗ trợ công ty bạn trong những chặng đường phát triển sắp tới. Nếu có gì thắc mắc hãy liên hệ tới Replus qua:
Hotline: 0932 678 626 – 028 6288 3088
Email: info@replus.com.vn
