Vì sao cần hiểu đúng mô hình Coworking Space trước khi thuê?
Mô hình Coworking Space đang được nhắc đến rất nhiều như một giải pháp văn phòng linh hoạt, tiết kiệm chi phí cho startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các nhóm làm việc độc lập. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp lựa chọn coworking space theo cảm tính, chỉ nhìn vào giá thuê hoặc vị trí, mà CHƯA thực sự hiểu mô hình Coworking Space vận hành như thế nào.
5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp
Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp
Hệ quả là sau một thời gian sử dụng, nhiều doanh nghiệp nhận ra mô hình không phù hợp, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc không tận dụng được hết các giá trị đi kèm. Vì vậy, việc hiểu đúng bản chất mô hình Coworking Space ngay từ đầu sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thuê chính xác, tiết kiệm và hiệu quả hơn về lâu dài.
1. Mô hình Coworking Space là gì?
Mô hình Coworking Space là mô hình không gian làm việc chia sẻ, trong đó một đơn vị vận hành sẽ đầu tư toàn bộ cơ sở hạ tầng văn phòng, sau đó cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp cùng sử dụng theo các hình thức linh hoạt như chỗ ngồi, phòng làm việc riêng hoặc thuê theo thời gian.
Điểm cốt lõi của mô hình Coworking Space không nằm ở việc “cho thuê bàn ghế”, mà nằm ở tư duy tối ưu hóa tài nguyên:
Một mặt bằng được khai thác bởi nhiều doanh nghiệp
Một hệ thống vận hành phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau
Chi phí được phân bổ dựa trên mức độ sử dụng thực tế
Do đó, khi tham gia mô hình Coworking Space, doanh nghiệp không chỉ thuê không gian, mà đang thuê một giải pháp làm việc hoàn chỉnh đã được chuẩn hóa.
2. Mô hình Coworking Space hoạt động như thế nào?
Để hiểu rõ mô hình Coworking Space, cần nhìn từ góc độ vận hành thực tế thay vì chỉ mô tả khái niệm.
2.1. Vận hành hạ tầng trong mô hình Coworking Space
Trong mô hình Coworking Space, đơn vị cung cấp sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ phần hạ tầng, bao gồm:
Thuê hoặc sở hữu mặt bằng tại vị trí thuận tiện
Thiết kế không gian làm việc mở và khu làm việc riêng
Trang bị bàn ghế, tủ hồ sơ, internet, điện nước
Phòng họp, khu tiếp khách, khu pantry, khu nghỉ ngơi
Nhờ đầu tư tập trung và khai thác theo quy mô, mô hình Coworking Space giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư trên mỗi doanh nghiệp thuê.
2.2. Vận hành dịch vụ – yếu tố tạo khác biệt của mô hình Coworking Space
Khác với văn phòng truyền thống, mô hình Coworking Space tích hợp sẵn các dịch vụ vận hành như:
Lễ tân tiếp khách, nhận thư từ
Quản lý vận hành, kỹ thuật, IT
Dịch vụ phòng họp, tiếp khách
Internet tốc độ cao, in ấn cơ bản
Ở những đơn vị chuyên nghiệp, mô hình Coworking Space còn mở rộng sang các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như:
Đăng ký địa chỉ kinh doanh
Tư vấn thành lập công ty
Kế toán – thuế – pháp lý
Chính lớp dịch vụ này giúp coworking space trở thành giải pháp vận hành, chứ không chỉ là nơi làm việc.
2.3. Cách mô hình Coworking Space tạo doanh thu
Về mặt kinh doanh, mô hình Coworking Space hoạt động dựa trên việc tối ưu công suất sử dụng không gian. Doanh thu thường đến từ:
Thuê chỗ ngồi linh hoạt hoặc cố định
Thuê phòng làm việc riêng theo quy mô
Thuê phòng họp theo giờ
Các dịch vụ cộng thêm liên quan đến doanh nghiệp
Nhờ cấu trúc này, mô hình Coworking Space có thể linh hoạt điều chỉnh gói dịch vụ để phù hợp với từng nhóm khách hàng khác nhau.
3. Các hình thức triển khai phổ biến trong mô hình Coworking Space
Tùy theo nhu cầu sử dụng, mô hình Coworking Space thường được chia thành các hình thức sau:
3.1. Chỗ ngồi linh hoạt
Phù hợp freelancer, người làm việc tự do, làm việc không cố định thời gian.
3.2. Chỗ ngồi cố định
Phù hợp startup nhỏ, đội nhóm có nhân sự ổn định, cần không gian cá nhân hơn.
3.3. Phòng làm việc riêng
Phù hợp doanh nghiệp từ 5–20 người, cần sự riêng tư nhưng vẫn muốn tận dụng tiện ích chung.
3.4. Thuê theo thời gian
Phù hợp làm việc ngắn hạn, gặp đối tác, làm việc theo dự án.
Sự đa dạng này giúp mô hình Coworking Space đáp ứng được nhiều kịch bản sử dụng khác nhau.
4. Vì sao mô hình Coworking Space giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí?
Một trong những lý do khiến mô hình Coworking Space phát triển mạnh là khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả.
4.1. Không cần đầu tư ban đầu lớn
Doanh nghiệp không phải chi tiền cho nội thất, thiết bị, setup văn phòng.
4.2. Chi phí rõ ràng, dễ dự đoán
Phí thuê thường đã bao gồm điện, nước, internet, lễ tân, vệ sinh.
4.3. Linh hoạt theo quy mô
Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm chỗ ngồi theo từng giai đoạn phát triển.
Đây là ưu điểm mà văn phòng truyền thống khó có thể đáp ứng.
5. Mô hình Coworking Space phù hợp với những đối tượng nào?
Dựa trên thực tế vận hành, mô hình Coworking Space đặc biệt phù hợp với:
Startup giai đoạn đầu
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Freelancer, remote team
Doanh nghiệp nước ngoài mới vào Việt Nam
Công ty cần văn phòng đại diện
Ngược lại, doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc quy mô lớn có thể cân nhắc mô hình khác.
6. So sánh mô hình Coworking Space và văn phòng truyền thống
Khi đứng trước lựa chọn không gian làm việc, rất nhiều doanh nghiệp phân vân giữa mô hình Coworking Space và văn phòng truyền thống. Trên bề mặt, cả hai đều đáp ứng nhu cầu “có nơi làm việc”, nhưng nếu nhìn sâu vào chi phí đầu tư, tốc độ triển khai, mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng trong dài hạn, sự khác biệt giữa hai mô hình này là rất rõ ràng.
| Tiêu chí | Mô hình Coworking Space | Văn phòng truyền thống |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Thấp | Cao |
| Thời gian triển khai | Nhanh | Chậm |
| Linh hoạt | Cao | Thấp |
| Dịch vụ đi kèm | Có sẵn | Tự tổ chức |
| Khả năng mở rộng | Dễ | Khó |
Bảng so sánh này cho thấy vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê Coworking Space như một giải pháp dài hạn.
Không gian làm việc chung ngày nay không chỉ đơn thuần là nơi đặt bàn làm việc. Coworking Space đã phát triển thành những cộng đồng mở, nơi con người, ý tưởng và cơ hội được kết nối liên tục. Thay vì làm việc tách biệt trong các phòng ban khép kín, cá nhân và doanh nghiệp được đặt trong một môi trường giàu tương tác, khuyến khích chia sẻ và hợp tác tự nhiên.
Chính sự đa dạng về ngành nghề, văn hóa và tư duy làm việc đã biến Coworking Space thành chất xúc tác cho đổi mới và sáng tạo. Những cuộc trao đổi ngẫu nhiên, các mối quan hệ được hình thành trong không gian chung thường mang lại giá trị vượt xa mong đợi. So với văn phòng truyền thống, mô hình này mang đến sự linh hoạt, hiệu quả chi phí và nguồn cảm hứng liên tục, phản ánh rõ nét một kỷ nguyên làm việc mới – nơi con người là trung tâm của sự phát triển.
7. Xu hướng phát triển của mô hình Coworking Space tại Việt Nam
Trong bối cảnh hybrid working và tối ưu chi phí trở thành ưu tiên, mô hình Coworking Space đang phát triển theo hướng:
Kết hợp coworking space và văn phòng trọn gói
Tích hợp dịch vụ pháp lý – kế toán – thành lập doanh nghiệp
Phân khúc rõ theo từng nhóm khách hàng
Tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm và cộng đồng
Điều này cho thấy mô hình Coworking Space không còn mang tính ngắn hạn, mà đang trở thành một phần của hệ sinh thái vận hành doanh nghiệp hiện đại.
Kết luận
Mô hình Coworking Space không đơn thuần là một xu hướng ngắn hạn, mà đã trở thành giải pháp không gian làm việc hiện đại dựa trên ba trụ cột cốt lõi: tối ưu chi phí – linh hoạt vận hành – hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
Khi hiểu rõ mô hình Coworking Space hoạt động như thế nào, doanh nghiệp có thể:
Tránh lựa chọn sai loại hình văn phòng ngay từ đầu
Chủ động kiểm soát ngân sách và chi phí vận hành dài hạn
Khai thác trọn vẹn giá trị từ hệ sinh thái dịch vụ đi kèm
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục biến động, đây chính là nền tảng quan trọng để đưa ra quyết định thuê coworking space hiệu quả và phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp văn phòng linh hoạt, Replus không chỉ cung cấp không gian Coworking Space tiêu chuẩn, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu pháp lý, vận hành đến mở rộng quy mô – giúp doanh nghiệp tập trung tối đa cho tăng trưởng cốt lõi thay vì gánh nặng quản lý văn phòng.
