Thành lập công ty tại Việt Nam từ xa cho nhà đầu tư nước ngoài

Nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam từ xa thông qua đơn vị được ủy quyền. Nhiều công việc như kiểm tra điều kiện đầu tư, soạn hồ sơ, bố trí địa chỉ và theo dõi thủ tục có thể thực hiện khi nhà đầu tư vẫn ở nước ngoài.

Tuy nhiên, thành lập từ xa không đồng nghĩa mọi bước đều xử lý 100% online. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng yêu cầu về ngành nghề, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở, ngân hàng, góp vốn, thuế và kế toán.

Nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam từ xa không?

Có. Nhà đầu tư cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài có thể ủy quyền cho đơn vị tại Việt Nam thực hiện nhiều công việc trong quá trình đăng ký.

Các công việc thường có thể xử lý từ xa gồm:

• Tiếp nhận và đánh giá kế hoạch đầu tư.
• Kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường.
• Tư vấn loại hình và cơ cấu sở hữu.
• Soạn hồ sơ, điều lệ và văn bản ủy quyền.
• Hướng dẫn nhà đầu tư ký hồ sơ.
• Bố trí địa chỉ đăng ký doanh nghiệp.
• Nộp và theo dõi hồ sơ theo ủy quyền.
• Hỗ trợ thủ tục sau thành lập.

Nhà đầu tư có thể chưa cần trực tiếp sang Việt Nam ở giai đoạn chuẩn bị và nộp hồ sơ. Tuy nhiên, một số bước vẫn có thể yêu cầu xác minh trực tiếp, giấy tờ gốc hoặc làm việc theo quy định riêng của ngân hàng.

Doanh nghiệp cũng phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện cư trú duy nhất xuất cảnh, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam.

Công việc nào có thể xử lý từ xa và khi nào cần hiện diện tại Việt Nam?

Phần lớn công việc tư vấn, chuẩn bị và nộp hồ sơ có thể được phối hợp từ xa. Các bước liên quan đến ngân hàng, xác minh địa điểm hoặc giấy phép chuyên ngành cần được kiểm tra riêng.

Cần xác định gì trước khi ủy quyền thành lập công ty từ xa?

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, nhà đầu tư cần chốt bốn nội dung chính:

• Ngành nghề và điều kiện tiếp cận thị trường.
• Loại hình, cơ cấu sở hữu và vốn.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Địa chỉ đăng ký doanh nghiệp.

Ngành nghề có cho phép nhà đầu tư nước ngoài tham gia không?

Nhà đầu tư cần kiểm tra ngành nghề dự kiến thuộc nhóm được tiếp cận, có điều kiện hay hạn chế đối với vốn nước ngoài.

Các điều kiện có thể bao gồm:

• Giới hạn tỷ lệ sở hữu nước ngoài.
• Yêu cầu có đối tác Việt Nam.
• Điều kiện về vốn hoặc năng lực tài chính.
• Chứng chỉ hoặc trình độ chuyên môn.
• Điều kiện về địa điểm và cơ sở vật chất.
• Giấy phép hoạt động chuyên ngành.

Loại hình và cơ cấu vốn nào phù hợp?

Các loại hình thường được nhà đầu tư nước ngoài lựa chọn gồm:

• Công ty TNHH một thành viên: có một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu.
• Công ty TNHH từ hai thành viên: có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
• Công ty cổ phần: có tối thiểu ba cổ đông và thuận lợi khi cần huy động vốn.
• Công ty liên doanh: có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài và đối tác Việt Nam.

Việc lựa chọn cần dựa trên số lượng nhà đầu tư, quyền kiểm soát, phương án huy động vốn và điều kiện sở hữu nước ngoài.

Trường hợp chỉ muốn nghiên cứu thị trường, kết nối đối tác hoặc xúc tiến thương mại, nhà đầu tư có thể tham khảo phương án thành lập văn phòng đại diện.

Ai sẽ là người đại diện theo pháp luật?

Nhà đầu tư cần xác định rõ:

• Chức danh của người đại diện.
• Quyền ký hợp đồng.
• Quyền giao dịch ngân hàng.
• Phạm vi làm việc với cơ quan nhà nước.
• Cơ chế báo cáo và kiểm soát.
• Phương án ủy quyền khi vắng mặt.

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện. Điều lệ phải quy định rõ số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người.

Địa chỉ nào phù hợp để đăng ký doanh nghiệp?

Địa chỉ trụ sở cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản:

• Có địa chỉ xác định rõ.
• Có hợp đồng và hồ sơ sử dụng địa điểm.
• Phù hợp với ngành nghề đăng ký.
• Có thể nhận thư từ và thông báo.
• Hỗ trợ bố trí bảng tên khi cần.
• Đáp ứng yêu cầu xác minh của ngân hàng và cơ quan quản lý.

Văn phòng ảo cho doanh nghiệp FDI có thể phù hợp với công ty dịch vụ chưa cần văn phòng riêng. Những ngành cần kho, xưởng, cửa hàng hoặc cơ sở chuyên môn phải sử dụng địa điểm đáp ứng điều kiện tương ứng.

Quy trình thành lập công ty tại Việt Nam từ xa gồm những bước nào?

Quy trình thành lập công ty từ xa thường gồm 8 bước:

Bước 1: Gửi thông tin kế hoạch đầu tư

Nhà đầu tư cung cấp:

• Quốc tịch hoặc quốc gia thành lập.
• Tư cách cá nhân hoặc tổ chức.
• Ngành nghề dự kiến.
• Tỷ lệ sở hữu.
• Thành phố đặt trụ sở.
• Vốn đầu tư và vốn điều lệ.
• Quy mô nhân sự.
• Thời điểm muốn hoạt động.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường

Đơn vị hỗ trợ rà soát:

• Khả năng tham gia ngành nghề.
• Giới hạn sở hữu nước ngoài.
• Yêu cầu về đối tác Việt Nam.
• Điều kiện về vốn và địa điểm.
• Giấy phép chuyên ngành.

Bước 3: Chốt loại hình, vốn và người đại diện

Nhà đầu tư thống nhất:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông.
• Tỷ lệ sở hữu.
• Vốn đầu tư và vốn điều lệ.
• Cơ cấu quản trị.
• Người đại diện theo pháp luật.

Nhà đầu tư có thể xem thêm hướng dẫn thành lập công ty có vốn nước ngoài để hiểu các điều kiện chung.

Bước 4: Bố trí địa chỉ đăng ký

Hồ sơ địa chỉ thường cần:

• Hợp đồng thuê hoặc hợp đồng dịch vụ.
• Thông tin địa điểm.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
• Phương án nhận thư từ.
• Phương án bố trí bảng tên.

Bước 5: Dịch và xác thực giấy tờ nước ngoài

Đơn vị hỗ trợ kiểm tra:

• Tài liệu nào cần bản gốc.
• Tài liệu nào cần xác thực.
• Yêu cầu dịch sang tiếng Việt.
• Yêu cầu chứng nhận bản dịch.
• Sự thống nhất giữa các giấy tờ.

Bước 6: Ký hồ sơ và lập văn bản ủy quyền

Nhà đầu tư thực hiện:

• Kiểm tra nội dung hồ sơ.
• Ký đúng vị trí được hướng dẫn.
• Chuẩn bị bản gốc khi cần.
• Lập văn bản ủy quyền.
• Gửi hồ sơ về Việt Nam.

Bước 7: Nộp và theo dõi hồ sơ

Đơn vị được ủy quyền sẽ:

• Kiểm tra bộ hồ sơ.
• Nộp thủ tục đầu tư và doanh nghiệp.
• Theo dõi phản hồi.
• Xử lý yêu cầu bổ sung.
• Cập nhật tiến độ cho nhà đầu tư.

Luật Đầu tư 2025 có hiệu lực từ ngày 1/3/2026. Quy định về đăng ký doanh nghiệp cũng được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/7/2026. Hồ sơ cần áp dụng quy định tại thời điểm nộp.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục sau thành lập

Tùy trường hợp, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
• Mở tài khoản vốn đầu tư khi áp dụng.
• Góp vốn đúng phương thức và thời hạn.
• Đăng ký chữ ký số.
• Kích hoạt tài khoản thuế điện tử.
• Đăng ký hóa đơn điện tử.
• Thiết lập hệ thống kế toán.
• Treo bảng tên tại trụ sở.
• Xin giấy phép chuyên ngành.

Nhà đầu tư đang ở nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Hồ sơ được chia theo tư cách nhà đầu tư:

Thông tin chung cần cung cấp gồm:

• Tên công ty dự kiến.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở.
• Cơ cấu sở hữu.
• Vốn đầu tư.
• Vốn điều lệ.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Kế hoạch hoạt động.

Thành lập công ty từ xa tại Việt Nam mất bao lâu?

Không có một thời hạn chung cho mọi hồ sơ. Tiến độ phụ thuộc vào:

• Nhà đầu tư là cá nhân hay tổ chức.
• Quốc gia cấp giấy tờ.
• Thời gian dịch và xác thực tài liệu.
• Ngành nghề có điều kiện hay không.
• Tính đầy đủ và thống nhất của hồ sơ.
• Yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.
• Quy trình KYC của ngân hàng.
• Giấy phép chuyên ngành.
• Yêu cầu kiểm tra địa điểm.

Mốc 5–7 ngày Replus công bố trên trang dịch vụ hiện áp dụng cho dịch vụ đăng ký doanh nghiệp thông thường. Hồ sơ có vốn nước ngoài cần được đánh giá riêng trước khi xác định timeline.

Gói hỗ trợ thành lập công ty từ xa trọn gói gồm những gì?

Gói hỗ trợ cần bao phủ cả giai đoạn đăng ký và vận hành sau thành lập.

Tư vấn phương án thành lập

• Kiểm tra ngành nghề.
• Tư vấn loại hình.
• Xác định cơ cấu sở hữu.
• Tư vấn vốn và người đại diện.
• Kiểm tra yêu cầu về địa chỉ.
• Lập danh sách hồ sơ.
• Xác định phạm vi xử lý từ xa.

Soạn, ký và nộp hồ sơ

• Soạn hồ sơ và điều lệ.
• Gửi nhà đầu tư kiểm tra.
• Hướng dẫn ký.
• Tiếp nhận tài liệu từ nước ngoài.
• Nộp hồ sơ theo ủy quyền.
• Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung.
• Bàn giao kết quả.

Quy trình dịch vụ thành lập công ty Replus hiện gồm tư vấn, soạn hồ sơ, hướng dẫn ký, đại diện nộp, bàn giao giấy phép và hỗ trợ sau thành lập.

Địa chỉ, lễ tân và quản lý thư từ

Tùy gói phù hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Địa chỉ đăng ký và giao dịch.
• Dịch vụ nhận thư, bưu phẩm.
• Thông báo khi có tài liệu đến.
• Lễ tân đón khách.
• Khu vực tiếp khách.
• Phòng họp.
• Bảng tên công ty.

Hỗ trợ ngân hàng và thủ tục thuế

• Chuẩn bị hồ sơ ngân hàng.
• Phối hợp lịch xác minh.
• Hướng dẫn mở tài khoản vốn.
• Hướng dẫn góp vốn.
• Đăng ký thuế điện tử.
• Đăng ký chữ ký số.
• Đăng ký hóa đơn điện tử.
• Thực hiện thủ tục thuế ban đầu.

Việc mở tài khoản vẫn phụ thuộc quy trình KYC và quyết định của từng ngân hàng.

Kế toán và tuân thủ sau thành lập

• Thiết lập hệ thống kế toán.
• Quản lý hóa đơn và chứng từ.
• Kê khai thuế định kỳ.
• Theo dõi nghĩa vụ báo cáo.
• Lập báo cáo tài chính.
• Phối hợp kiểm toán khi áp dụng.
• Nhắc các thời hạn tuân thủ.

Coworking và văn phòng khi mở rộng

Doanh nghiệp có thể mở rộng không gian theo lộ trình:

Địa chỉ đăng ký → chỗ ngồi coworking → phòng họp → văn phòng riêng.

Cách triển khai này phù hợp với nhà đầu tư chưa có nhân sự tại Việt Nam nhưng muốn sẵn sàng mở rộng khi hoạt động ổn định.

Khi nào nên chuyển từ văn phòng ảo sang văn phòng trọn gói?

Vì sao nên chọn Replus để gia nhập thị trường Việt Nam từ xa?

Replus kết nối thủ tục thành lập với các nguồn lực cần thiết để doanh nghiệp vận hành tại Việt Nam:

• Một đầu mối phối hợp nhiều hạng mục.
• Hỗ trợ từ chuẩn bị hồ sơ đến sau cấp phép.
• Có giải pháp địa chỉ và nhận thư từ.
• Hỗ trợ ngân hàng, thuế và kế toán.
• Có coworking, phòng họp và văn phòng trọn gói.
• Dễ nâng cấp không gian khi tăng nhân sự.
• Phù hợp doanh nghiệp muốn gia nhập thị trường theo mô hình tinh gọn.

Hệ sinh thái Replus hiện kết nối văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, phòng họp, thành lập công ty, kế toán và hóa đơn điện tử. [Hotline: 0932 678 626]

Kết luận

Nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập công ty tại Việt Nam từ xa thông qua đơn vị được ủy quyền. Tuy nhiên, hồ sơ vẫn phải đáp ứng đúng điều kiện về ngành nghề, người đại diện, địa chỉ, ngân hàng và vận hành sau thành lập.

Liên hệ Replus để được đánh giá hồ sơ và xây dựng phương án thành lập công ty từ xa phù hợp.  [Hotline: 0932 678 626]