Văn phòng đại diện là bộ phận của một doanh nghiệp, được giao trách nhiệm đại diện và bảo vệ lợi ích của công ty theo ủy quyền. Mặc dù văn phòng đại diện có con dấu và tài khoản riêng, nhưng không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh. Do đó, nếu các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài. Vậy làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Sau đây là các thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam mà Replus muốn cung cấp cho các bạn.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, các văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (Theo Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020). Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của việc thành lập văn phòng đại diện
Việc thành lập văn phòng đại diện có các đặc điểm đặc trưng sau đây:
- Theo khoản 12, Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp;
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân;
- Về việc thực hiện các công việc kinh doanh, văn phòng đại diện không tự mình thực hiện. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện là uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
- Tên văn phòng đại diện:
Tên văn phòng đại diện được quy định phải viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ số và các ký hiệu. Bên cạnh đó, tên văn phòng đại diện phải ghi rõ tên doanh nghiệp đi kèm với từ “Văn phòng đại diện”.
Tên văn phòng đại diện cần được đặt tại địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Việc in hoặc viết tên văn phòng đại diện phải sử dụng kích cỡ chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các tài liệu giao dịch, hồ sơ và tài liệu phát hành từ văn phòng đại diện.
Hồ sơ các doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện (Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT)
- Thông báo đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện theo mẫu Phụ lục II – 11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP
- Quyết định và bản sao của biên bản họp việc bổ nhiệm người đứng đầu của văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:
– Công ty TNHH 1 thành viên: khi thành lập văn phòng đại diện cần có quyết định của chủ sở hữu
– Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định và bản sao của biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
– Công ty Cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật – trường hợp nếu thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
– Công ty Cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty (lưu ý: nội dung này ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp).
- Giấy tờ cá nhân liên quan khi thành lập văn phòng đại diện
– Việt Nam: Thẻ căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu Việt Nam vẫn còn hiệu lực.
– Nước ngoài: Hộ chiếu/giấy tờ có giá trị tương đương hộ chiếu vẫn còn hiệu lực.
Thủ tục cần lưu tâm khi thành lập văn phòng đại diện
Đối tượng: áp dụng cho cả thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Quy trình tối ưu để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Bước 1: Hoàn thành các hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện
- Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân công chứng của trưởng văn phòng đại diện: 01 bản
- Thông về văn phòng đại diện: tên, trụ sở, số điện thoại,…
- Giấy chứng nhận của việc đăng ký kinh doanh: 01 bản
Bước 2: Soạn thảo – ký hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện
Sau khi thu thập thông tin về văn phòng đại diện và chứng minh thư công chứng của người đứng đầu, chúng tôi sẽ chuẩn bị hồ sơ. Quá trình hoàn tất hồ sơ sẽ diễn ra trong vòng 01 ngày để gửi cho Quý khách hàng để ký và đóng dấu.
Bước 3: Tiến hành nộp hồ sơ và công bố sự thành lập văn phòng đại diện
- Địa điểm nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Sau đó nộp lệ phí công bố công bố văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện
- Sau 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
- Nếu doanh nghiệp thiết lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi được cấp giấy phép hoạt động tại đó, họ sẽ gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu của văn phòng đại diện: văn phòng đại diện cần làm con dấu để thuận tiện cho quá trình hoạt động
Xem thêm: Dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện giá rẻ tại TPHCM
Tạm kết
Trên đây là tất cả các quy trình và hồ sơ cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về quy trình cũng như hồ sơ cần thiết để đạt được hiệu quả nhất khi thành lập văn phòng đại diện. Đặc biệt các doanh nghiệp nếu muốn tìm địa điểm để thành lập trụ sở văn phòng đại diện hoặc không gian văn phòng đại diện thì có thể tham khảo qua dịch vụ mà Replus cung cấp. Replus đảm bảo cung cấp dịch vụ tối ưu và hiệu quả nhất, đảm bảo làm hài lòng khách hàng.
