Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng, an toàn

Văn phòng đại diện là bộ phận của một doanh nghiệp, được giao trách nhiệm đại diện và bảo vệ lợi ích của công ty theo ủy quyền. Mặc dù văn phòng đại diện có con dấu và tài khoản riêng, nhưng không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh. Do đó, nếu các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

Vậy làm thế nào để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Sau đây là các thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam mà Replus muốn cung cấp cho các bạn.

Văn phòng đại diện là gì? 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, các văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (Theo Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020). Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Đặc điểm vận hành quan trọng của Văn phòng đại diện

Để vận hành an toàn và tối ưu thuế, doanh nghiệp cần ghi nhớ 4 đặc tính sau:

• Tư cách pháp nhân: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập. Mọi nghĩa vụ tài chính cuối cùng đều thuộc về công ty mẹ.

• Quy định về con dấu: Theo Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, VPĐD có quyền khắc và sử dụng con dấu riêng để phục vụ các công tác hành chính, nội bộ.

• Thuế môn bài: Đây là điểm cần đính chính lại dựa trên luật thuế hiện hành. Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 139/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện có phát sinh hoạt động thu chi, tuyển dụng nhân sự thì VẪN PHẢI NỘP THUẾ MÔN BÀI với mức cố định là 1.000.000 VNĐ/năm. Chỉ những VPĐD hoàn toàn không có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và không phát sinh thu chi nội bộ mới thuộc diện miễn thuế.

• Quy chuẩn đặt tên: Tên VPĐD phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên phải bắt buộc chứa cụm từ “Văn phòng đại diện” và phải được in/viết với kích thước nhỏ hơn tên công ty mẹ trên các văn bản giao dịch.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD được quy định đồng bộ tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP (cập nhật mới nhất thay thế cho các mẫu cũ trước đây). Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần sau:

Thành phần hồ sơ bắt buộc

1. Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Sử dụng mẫu chuẩn Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

2. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD: Bản sao quyết định hợp pháp của ban lãnh đạo doanh nghiệp (tùy thuộc vào loại hình công ty):

   • Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên.

   • Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên.

   • Công ty Cổ phần: Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng quản trị.

3. Giấy tờ chứng thực cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện:

   Tư vấn miễn phí

   Bạn đang tìm không gian làm việc phù hợp?

   Để lại thông tin — chuyên gia Replus sẽ gọi cho bạn trong vòng 30 phút.

   Miễn phí tham quan Hỗ trợ 24/7 Không ràng buộc

   Điền thông tin của bạn

   Super fast contact

   Tên khách hàng *

   Số điện thoại *

   Gửi thông tin

   • Đối với công dân Việt Nam: Bản sao hợp lệ Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

   • Đối với người nước ngoài: Bản sao hợp lệ Hộ chiếu còn hiệu lực.

4. Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho các đơn vị chuyên nghiệp như Replus thực hiện.

Quy trình 5 bước thành lập văn phòng đại diện chuẩn nhất hiện nay

Hiện nay, toàn bộ quy trình nộp hồ sơ tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội đều được thực hiện trực tuyến 100% qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 1: Khảo sát thông tin và xác định địa chỉ đặt VPĐD

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin về tên VPĐD, nhân sự Trưởng văn phòng và đặc biệt là địa chỉ đặt trụ sở. Địa chỉ phải rõ ràng, không được đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở (theo Luật Nhà ở).

Giải pháp tối ưu: Nếu doanh nghiệp chưa có mặt bằng, giải pháp thuê văn phòng ảo tại các quận trung tâm của Replus là lựa chọn hoàn hảo để có địa chỉ hợp pháp, sang trọng với chi phí chỉ từ vài trăm nghìn đồng mỗi tháng.

Bước 2: Soạn thảo và ký đóng dấu hồ sơ

Bộ phận pháp chế soạn thảo hồ sơ theo đúng danh mục tại Mục 2. Quá trình này thường diễn ra trong vòng 1 ngày làm việc để trình các thành viên hội đồng ký tên và đóng dấu công ty mẹ.

Bước 3: Nộp hồ sơ mạng và nộp lệ phí công bố

Người nộp hồ sơ số hóa toàn bộ văn bản (quét PDF) và tiến hành nộp qua mạng tại Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, thực hiện nộp lệ phí đăng ký và lệ phí công bố thông tin theo quy định.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ bị thiếu sót, cơ quan chức năng sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do để doanh nghiệp sửa đổi.

Bước 5: Khắc con dấu và treo bảng hiệu tại trụ sở

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu cho VPĐD và thực hiện treo bảng hiệu bắt buộc tại địa chỉ đã đăng ký để tránh bị cơ quan thuế kiểm tra đột xuất và khóa mã số thuế phụ thuộc.

Giải pháp tối ưu chi phí vận hành Văn phòng đại diện cùng Replus

Việc duy trì một văn phòng truyền thống làm VPĐD tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản ngân sách không hề nhỏ cho tiền thuê mặt bằng, điện nước, wifi và nhân sự lễ tân. Thấu hiểu điều đó, Replus mang đến hệ sinh thái không gian làm việc thông minh toàn diện:

• Văn phòng ảo (Virtual Office): Cung cấp địa chỉ đắc địa tại các tòa nhà hạng A, giúp doanh nghiệp đăng ký VPĐD hợp pháp 100%, có khu vực tiếp khách và tiếp nhận thư từ chuyên nghiệp.

• Văn phòng chia sẻ (Coworking Space): Phù hợp cho các VPĐD có quy mô từ 1 – 3 nhân sự ngồi làm việc linh hoạt, đầy đủ tiện ích mà không cần đầu tư trang thiết bị ban đầu.

• Văn phòng trọn gói (Serviced Office): Không gian làm việc riêng tư, khép kín, được setup sẵn bàn ghế, tủ hồ sơ, phòng họp tiêu chuẩn 5 sao cho các VPĐD quy mô lớn.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện giá rẻ tại TPHCM

Kết luận

Trên đây là tất cả các quy trình và hồ sơ cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về quy trình cũng như hồ sơ cần thiết để đạt được hiệu quả nhất khi thành lập văn phòng đại diện. Đặc biệt các doanh nghiệp nếu muốn tìm địa điểm để thành lập trụ sở văn phòng đại diện hoặc không gian văn phòng đại diện thì có thể tham khảo qua dịch vụ mà Replus cung cấp. Replus đảm bảo cung cấp dịch vụ tối ưu và hiệu quả nhất, đảm bảo làm hài lòng khách hàng.