Văn phòng ảo đang trở thành lựa chọn phổ biến của startup, doanh nghiệp SME, freelancer và cả công ty nước ngoài mới vào Việt Nam. Tuy nhiên, văn phòng ảo có thực sự phù hợp với mọi doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ phân tích ưu nhược điểm văn phòng ảo và những lưu ý quan trọng trước khi thuê để bạn tránh rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.
5 ngày bùng nổ Cityland Gò Vấp
Replus tặng 3 tháng đối với khách hàng ký mới hợp đồng văn phòng ảo 1 năm và 12 tháng đối với khách hàng ký mới 2 năm tại địa chỉ Cityland Gò Vấp
Văn phòng ảo là gì?
Đã có mặt từ rất lâu trên thế giới và được du nhập vào thị trường Việt Nam vào những năm 2006. Văn phòng ảo là dịch vụ dùng để cho các doanh nghiệp hay cá nhân thuê đặt địa chỉ kinh doanh, cũng có thể làm văn phòng đại diện để gặp khách hàng. Khi mọi người sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì sẽ được cung cấp tất cả các dịch vụ như một văn phòng truyền thống như: địa điểm gặp trao đổi, giao dịch ký hợp đồng với khách hàng, địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, lễ tân,….
Hình thức văn phòng ảo này rất phù hợp với việc đáp ứng nhu cầu của các nhà Startup hay các doanh nghiệp mới thành lập còn khó khăn trong vấn đề ngân sách. Bên cạnh đó, với các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp nước ngoài, có thể áp dụng hình thức để dụng cho việc mở rộng chi nhánh hay đặt văn phòng đại diện tại những vị trí mong muốn.
Ưu nhược điểm văn phòng ảo?
Ưu điểm của mô hình văn phòng ảo
(1). Tiết kiệm chi phí tối đa
Đây là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự lựa chọn của khách hàng hiện nay, đặc biệt là đối với các startup hay những doanh nghiệp nhỏ. Việc thuê văn phòng ảo giúp cho các doanh nghiệp có thế tiết kiệm đến 80% chi phí hoạt động doanh nghiệp thông thường mà không cần suy nghĩ quá nhiều vào việc tìm kiếm mặt bằng hay chi phí thiết kế văn phòng.
(2). Dịch vụ đầy đủ
Khi thuê văn phòng ảo, các doanh nghiệp sẽ được bên cho thuê cung cấp đầy đủ các dịch vụ như một văn phòng thật: địa chỉ đăng ký Giấy phép kinh doanh; lễ tân; khu vực đón tiếp khách hàng; phòng họp; đặt bảng tên doanh nghiệp tại tòa nhà đăng ký, …. đầy đủ tiện nghi cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
(3). Xây dựng hình ảnh
Hiện nay, các công ty cho thuê dịch vụ văn phòng ảo đều được đặt tại các vị trí trung tâm giúp cho khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn. Văn phòng của khách hàng sẽ được đặt tại các tòa nhà hạng A, cao cấp, hiện đại có các dịch vụ an ninh đảm bảo, nằm ở những vị trí thuận lợi vì vậy mà hình ảnh doanh nghiệp sẽ được tin tưởng và đẹp hơn thay vì là địa chỉ văn phòng lại đặt trong những con hẻm với nhiều ngõ khác nhau.
(4) Hợp pháp để đăng ký kinh doanh
Một văn phòng ảo uy tín hoàn toàn được phép đăng ký giấy phép kinh doanh, mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng và xuất hóa đơn. Điều quan trọng là địa chỉ phải nằm trong tòa nhà được phép kinh doanh văn phòng.
(5) Linh hoạt, dễ mở rộng hoặc thay đổi
Thuê theo tháng, quý, năm
Dễ dàng nâng cấp sang văn phòng chia sẻ hoặc văn phòng trọn gói khi doanh nghiệp phát triển
Nhược điểm văn phòng ảo
(1). Không tương tác trực tiếp với khách hàng
Việc sử dụng văn phòng ảo đồng nghĩa là việc tiếp nhận các thư từ, bưu phẩm hay thông tin từ khách hàng sẽ trở nên gián tiếp thông qua công ty cung cấp dịch vụ. Tại đây, các lễ tân công ty sẽ tiếp nhận thông tin sau đó mới chuyển về cho doanh nghiệp. Vì thế mà khả năng tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng không còn cao, khó giải quyết lập tức những vấn đề khó khăn nhất thời.
(2). Khó khăn trong việc gặp gỡ đối tác
Doanh nghiệp bạn sẽ được cung cấp văn phòng họp, tuy nhiên, việc quá nhiều doanh nghiệp cùng chung một nhà cung cấp dịch vụ như vậy khiến cho việc sắp xếp thời gian, phòng ốc khá bất tiện. Vì vậy mà khi có nhu cầu sử dụng, khách hàng cần phải thông báo với nhà cung cấp để hỗ trợ trước chứ không thể sử dụng liền.
Nhìn chung, việc gì cũng đều có hai mặt của chúng và dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không ngoại lệ. Tuy nhiên, sẽ không có trở ngại gì nếu như bạn biết biến những khuyết điểm đó trở thành ưu điểm cho doanh nghiệp của mình.
Câu hỏi đặt ra cho chúng ta là “Nếu muốn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo uy tín nhưng giá rẻ thì nên lựa chọn ở đâu là phù hợp nhất?”.
[Bảng giá] Dịch vụ Văn Phòng Ảo TPHCM Hạng A chi tiết, uy tín số 1
Những lưu ý quan trọng trước khi thuê văn phòng ảo
1. Kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ – yếu tố SỐNG CÒN
Đây là lưu ý quan trọng nhất nhưng lại thường bị bỏ qua.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác minh:
Tòa nhà có chức năng văn phòng – thương mại, không phải chung cư để ở
Địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật
Đơn vị cung cấp có thể xuất hóa đơn hợp lệ, hợp đồng rõ ràng
2. Lễ tân có thực sự hoạt động hay chỉ “cho có”?
Nhiều nơi quảng cáo có lễ tân, nhưng thực tế:
Không trực thường xuyên
Không thông báo kịp khi có thư, công văn
Không hỗ trợ tiếp khách đúng quy trình
Bạn cần xác nhận rõ:
Lễ tân trực trong khung giờ nào?
Có quy trình tiếp nhận – thông báo thư từ không?
Có hỗ trợ tiếp khách, nhận hồ sơ pháp lý không?
-> Với doanh nghiệp mới, bỏ lỡ thư thuế hoặc công văn có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
3. Phòng họp và không gian tiếp khách: đừng chỉ nhìn ảnh
Phòng họp là yếu tố thường xuyên phát sinh chi phí nếu không hỏi kỹ.
Cần làm rõ:
Mỗi tháng được bao nhiêu giờ miễn phí
Giá thuê phòng họp sau miễn phí là bao nhiêu
Có cần đặt lịch trước bao lâu?
Mẹo thực tế:
Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp khách, hãy chọn gói:
Có phòng họp miễn phí hàng tháng
Không tính phí tiếp khách ngắn
4. Hợp đồng thuê: đọc kỹ các điều khoản “ẩn”
Đừng chỉ nhìn giá rẻ. Một số hợp đồng có điều khoản:
Phí phát sinh khi nhận thư, treo bảng tên
Phí thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Điều kiện thanh lý hợp đồng bất lợi
-> Nên ưu tiên hợp đồng:
Thời hạn linh hoạt (6–12 tháng)
Minh bạch toàn bộ chi phí
Có hỗ trợ pháp lý khi thay đổi GPKD
5. Có hỗ trợ pháp lý và thuế hay không?
Với doanh nghiệp mới thành lập, đây là giá trị cộng thêm rất lớn.
Hãy hỏi:
Có hỗ trợ đăng ký kinh doanh không?
Có tư vấn thay đổi địa chỉ, chi nhánh, văn phòng đại diện?
Có hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra?
-> Một đơn vị có kinh nghiệm pháp lý sẽ giúp bạn:
Tránh sai sót hồ sơ
Tiết kiệm thời gian, chi phí phát sinh
6. Uy tín thương hiệu của đơn vị cung cấp
Cuối cùng, hãy chọn đơn vị đã hoạt động lâu năm, có:
Website rõ ràng
Địa chỉ thực tế
Đánh giá tốt từ khách hàng doanh nghiệp
-> Đừng chọn nơi chỉ rẻ, hãy chọn nơi an toàn – ổn định – lâu dài.
Văn phòng ảo có PHÙ HỢP với mô hình kinh doanh của bạn?
Câu trả lời là CÓ, nếu doanh nghiệp của bạn:
Muốn tiết kiệm chi phí
Cần địa chỉ kinh doanh hợp pháp
Chưa cần văn phòng làm việc cố định
Phù hợp nếu bạn là đối tượng:
Startup, freelancer, công ty ít nhân sự
Doanh nghiệp cần địa chỉ đại diện, chi nhánh
Công ty làm việc online, remote
Không phù hợp nếu:
Cần không gian làm việc thường xuyên, tập trung mỗi ngày
Có nhiều nhân viên, đội ngũ lớn và tiếp khách thường xuyên
Cần lưu trữ hồ sơ, hàng hóa
-> Trong trường hợp này, bạn nên cân nhắc coworking space hoặc văn phòng trọn gói.
Replus – địa chỉ thuê văn phòng ảo uy tín, giá rẻ
Hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo từ năm 2013, Replus tự tin là doanh nghiệp đi đầu trong việc cung cấp các dịch vụ văn phòng ảo uy tín, chất lượng mà giá cả lại vô cùng phù hợp với khách hàng.
Một trong những lợi thế mà Replus được nhiều doanh nghiệp tìm đến đó là được sở hữu các văn phòng tại những vị trí “vàng” tại thành phố Hồ Chí Minh, giải quyết cho khách hàng “bài toán” khoảng cách khu vực, bao gồm:
- Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
- Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
- Số 1, Đường số 5, Khu đô thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
- C10 Rio Vista, 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, Quận 9, TP Hồ Chí Minh
Và các khu vực khác, bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Replus, quý khách hàng sẽ được cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích hiện đại giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Dịch vụ văn phòng ảo tại chúng tôi cung cấp đầy đủ các tiện ích cần thiết cho một doanh nghiệp: địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, đặt bảng tên công ty, lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách, … Hơn hết, với việc cung cấp 05 gói mức giá khác nhau, khách hàng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc lựa chọn loại dịch vụ phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Tại Replus, chúng tôi không chỉ cung cấp cho các khách hàng dịch vụ cho thuê văn phòng sang trọng, hiện đại, đầy đủ tiện nghi mà còn với một mức giá rẻ đến bất ngờ. Khách hàng có thể liên hệ đến 028 6650 3288 – 0932 678 626 hoặc info@replus.com.vn để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí khi có những thắc mắc về ưu nhược điểm văn phòng ảo cũng như dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Replus nhé!
