Trong hoạt động kinh doanh, bên cạnh việc tối ưu hóa sản xuất, bán hàng, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt quan tâm đến việc quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp (CMDN). Chi phí này đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết về CMDN, bao gồm các khoản chi phí cụ thể, tác động của CMDN đến hoạt động kinh doanh, cũng như những giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa chi phí này. Qua đó, hy vọng mang đến cho quý độc giả cái nhìn toàn diện và những kiến thức hữu ích để quản lý CMDN hiệu quả, góp phần nâng cao lợi nhuận và tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp (CMDN) là gì?
Dựa trên Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Toàn bộ ngân sách và chi phí mà doanh nghiệp đầu tư cho hoạt động vận hành, quản lý kinh doanh, sản xuất, hành chính.
- Các khoản chi tiêu chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho quá trình vận hành hoạt động kinh doanh trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Do đó, việc quản lý tốt khoản chi phí này đóng vai trò quan trọng đối với chủ sở hữu doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản chi phí nào?
Theo quy định tại Luật Kế toán 2016 và Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi sau:
Chi phí nhân viên quản lý
Tiền lương, thưởng, phụ cấp cho cán bộ quản lý ở các cấp, ban giám đốc công ty, nhân viên của tất cả các phòng ban của công ty và bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý.
Chi phí vật liệu quản lý
Chi phí cho các vật liệu, dụng cụ sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như: bút viết, giấy tờ, mực in, toner máy in, sổ sách, bìa hồ sơ,….và chi phí cho các dụng cụ lao động phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như: máy tính, máy tính xách tay, máy in, máy fax,…
Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí cho các vật dụng văn phòng sử dụng chung cho toàn bộ doanh nghiệp như: nước uống, trà, cà phê, giấy vệ sinh, khăn lau,..và chi phí cho các vật dụng văn phòng sử dụng cho từng phòng ban, bộ phận như: bút viết, giấy A4, file tài liệu,…
Chi phí khấu hao tài sản
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như: máy tính, máy tính xách tay, máy in, máy fax, bàn ghế, tủ kệ,… được tính theo phương pháp khấu hao phù hợp với quy định của pháp luật.
Thuế, phí và lệ phí
Bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với phần thu nhập từ hoạt động quản lý doanh nghiệp và các khoản phí và lệ phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như: phí cấp phép kinh doanh, phí sử dụng phần mềm,…
Chi phí dự phòng
Chi phí dự phòng cho các khoản chi phí quản lý có thể phát sinh trong tương lai nhưng chưa xác định được cụ thể số tiền và thời điểm phát sinh như: dự phòng cho các khoản bồi thường lao động, dự phòng cho các khoản thanh toán khác,…
Ảnh hưởng của chi phí quản lý doanh nghiệp (CMND) đến giá thành sản phẩm, dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong giá thành sản phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp cần tính toán hợp lý chi phí quản lý để đảm bảo lợi nhuận và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vì thế, doanh nghiệp cần theo dõi, kiểm soát chặt chẽ chi phí quản lý để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và cũng cần cân nhắc các yếu tố khác như giá cả thị trường, nhu cầu khách hàng, khả năng chi trả của họ để đưa ra mức giá phù hợp cho sản phẩm, dịch vụ của mình.
Định giá sản phẩm
Chi phí quản lý bao gồm các khoản chi phí như: tiền lương nhân viên quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí tiếp thị, chi phí hao mòn tài sản, v.v. Khi các khoản chi phí này tăng cao, doanh nghiệp sẽ phải tăng giá bán sản phẩm, dịch vụ để bù đắp chi phí và ngược lại.
Thị phần và cạnh tranh
Khi giá thành sản phẩm, dịch vụ tăng cao do chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến mất lợi thế cạnh tranh, khó thu hút khách hàng và mất dần thị phần. Trong khi đó, giá thành được kiểm soát tốt do chi phí quản lý không cao sẽ sẽ thu hút khách hàng, tăng thị phần và củng cố vị thế trên thị trường.
Lợi nhuận
Doanh nghiệp có chi phí quản lý cao sẽ dẫn đến lợi nhuận thấp hơn so với doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và khi kiểm soát tốt chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp tăng lợi tối ưu hóa chi phí quản lý góp phần gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho tái đầu tư và phát triển.
Tạo giá trị cho khách hàng
Khách hàng có thể có xu hướng e dè và lo ngại khi mua sản phẩm, dịch vụ có giá cao do chi phí quản lý cao của doanh nghiệp. Do đó, những doanh nghiệp có giá thành sản phẩm, dịch vụ hợp lý nhờ kiểm soát tốt chi phí quản lý sẽ tạo dựng niềm tin và thu hút khách hàng, mang lại giá trị tốt hơn cho họ.
Xem thêm: Top 16 phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
Nguyên tắc kế toán trong chi phí quản lý doanh nghiệp (CMND)
Để quản lý hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp, các nhà quản trị cần nắm rõ các nguyên tắc kế toán liên quan đến khoản chi phí này. Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” được sử dụng để phản ánh các khoản chi chung cho hoạt động quản lý của đơn vị. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác như chi phí bán hàng, chi phí tài chính để hạch toán đúng theo quy định.
- Lương, thưởng, phụ cấp cho các cán bộ quản lý và nhân viên của doanh nghiệp.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Chi cho lao động nữ, trang phục, bảo hộ lao động.
- Thưởng sáng kiến, tăng năng suất, tiết kiệm, nghiên cứu khoa học.
- Vật tư, văn phòng phẩm.
- Khấu hao TSCĐ, mua bảo hiểm tài sản, mua sắm công cụ, dụng cụ, sửa chữa tài sản, thuê tài sản.
- Thuế, phí, lệ phí (án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất).
- Dự phòng phải thu khó đòi và phải trả.
- Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, khám chữa bệnh, thuê chuyên gia).
- Chi phí khác (lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, đào tạo, tập huấn, công tác phí, thanh tra, kiểm toán, phạt vi phạm hợp đồng, phòng cháy chữa cháy, quốc phòng an ninh, bảo vệ môi trường, hoạt động Đảng, đoàn thể, hiệp hội).
Kết cấu và nội dung của TK 642 trong quản lý chi phí doanh nghiệp
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp CMND
| Bên Nợ | Bên Có |
| Các chi phí quản lý thực tế của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ – Số dự phòng nợ phải thu, khó đòi và dự phòng nợ phải trả Lưu ý: Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này phải lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết. | Các khoản chi làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp CMND – Các khoản chi phí đã được hoàn nhập. – Số dư cuối kỳ sẽ chuyển sang năm sau. – Kết chuyển chi phí quản lý 642 vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh |
Số dư của TK 642 không được có số dư cuối kỳ
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có tổng cộng 8 tài khoản cấp 2
Chi phí nhân viên quản lý – TK 6421
Tài khoản 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” là tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, dùng để phản ánh các loại chi phí liên quan đến tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, kinh phí công đoàn cho cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý – TK 6422
Tài khoản 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” là một tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh chi phí cho các vật liệu, dụng cụ sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như dụng cụ lao động, vật liệu sửa chữa TSCD,…
Chi phí đồ dùng văn phòng – TK 6423
Tài khoản 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” là tài khoản phụ cấp của tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh chi phí cho các vật dụng văn phòng chung dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm giấy, viết, máy tính, máy in,…
Chi phí khấu hao TSCD – TK 6424
Tài khoản 6424 “Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp” là tài khoản phụ cấp của tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh chi phí khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Thuế, phí và lệ phí – TK 6425
Tài khoản 6425 “Thuế, phí và lệ phí” là tài khoản phụ cấp của tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Chi phí dự phòng – TK 6425
Tài khoản 6426 “Chi phí dự phòng” là một tài khoản phụ cấp của tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh các khoản chi phí dự phòng cho các khoản chi phí quản lý có thể phát sinh trong tương lai nhưng chưa xác định được cụ thể số tiền và thời điểm phát sinh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài – TK 6427
Tài khoản 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” là tài khoản phụ cấp của tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được sử dụng để phản ánh các khoản chi phí cho các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp như điện, nước, điện thoại, thuê văn phòng, kho bãi,…
Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? 14 nguyên tắc trong quản trị
Cách kiểm soát và theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Kiểm soát và theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao lợi nhuận và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách thức hiệu quả để thực hiện điều này.
Lập ngân sách hiệu quả
Xác định rõ các khoản chi phí quản lý dự kiến, bao gồm: tiền lương nhân viên quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí tiếp thị, chi phí hao mòn tài sản,… sẽ giúp cho doanh nghiệp phân bổ ngân sách hợp lý cho từng khoản chi phí dựa trên mức độ quan trọng và hiệu quả sử dụng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể áp dựng thử phương pháp lập ngân sách theo dạng “cuốn chiếu” để điều chỉnh ngân sách linh hoạt theo thời gian và nhu cầu thực tế.
Sử dụng phần mềm quản lý chi phí
Các doanh nghiệp nên ưu tiên áp dụng các phần mềm kế toán hoặc quản lý chi phí chuyên dụng để theo dõi và ghi chép chi tiết các khoản chi tiêu. Điều này sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình thu thập và phân loại hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực. Bên cạnh đó, việc tạo báo cáo chi phí theo từng hạng mục, phòng ban hoặc dự án thì doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng theo dõi và phân tích.
Phân tích chi phí định kỳ
Khi lập báo cáo chi phí định kỳ (theo tháng, quý, năm) để so sánh với ngân sách đã lập thì bạn sẽ có thể phân tích được xu hướng chi tiêu theo thời gian và các yếu tố ảnh hưởng cũng như nhanh chóng xác định được những khoản chi phí cao bất thường hoặc không hiệu quả để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Tối ưu hóa các hoạt động quản lý
Áp dụng các quy trình quản lý hiệu quả sẽ giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ uy tín với giá cả cạnh tranh và thúc đẩy văn hóa tiết kiệm trong cán bộ nhân viên.
Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu
Nhằm kiểm soát và tối ưu các khoản chi tiêu hợp lý nhất có thể, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên xin phê duyệt trước khi thực hiện các khoản chi tiêu lớn, thực hiện kiểm tra và thanh toán hóa đơn kịp thời. Đồng thời, doanh nghiệp hãy ưu tiên sử dụng hóa đơn và chứng từ hợp lệ cho tất cả các khoản chi.
Ngoài những cách thức trên, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm ý kiến của các chuyên gia tư vấn tài chính hoặc quản trị doanh nghiệp để có được giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế của mình. Hy vọng bài viết này có thể giúp cho các doanh nghiệp tìm ra giải pháp tốt nhất cho chi phí quản lý doanh nghiệp và phát triển bền vững. Replus xin cảm ơn vì đã đọc đến đây.
