Ngày nay, kinh tế ngày càng phát triển, số lượng doanh nghiệp thành lập công ty ngày càng nhiều. Chính vì lý do này, nhu cầu thuê nhà làm văn phòng đại diện cũng trở nên phổ biến đối với cá nhân/ tổ chức. Tuy nhiên, các thủ tục, giấy tờ mang tính pháp luật liên quan đến hợp đồng thuê nhà làm văn phòng chính là vấn đề gây trở ngại lớn nhất đến các doanh nghiệp trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm. Để giải quyết khó khăn này, Replus sẽ cung cấp cho cá nhân/ tổ chức thông tin cần thiết về mẫu hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng qua bài viết sau đây.
Tìm hiểu về hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là gì?
Theo Điều 472 của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng hay còn gọi là hợp đồng thuê văn phòng được định nghĩa là sự ký kết dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên, theo quy định của hợp đồng, bên cho thuê có nghĩa vụ giao nhà ở cho bên thuê để sử dụng trong một khoảng thời gian và bên thuê có trách nhiệm đảm bảo phải thanh toán tiền thuê văn phòng đúng hạn.
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện là văn bản có tính pháp luật được lập và thông qua sự đồng ý của cả bên thuê và bên cho thuê. Nội dung trong mẫu hợp đồng hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng cần được trình bày rõ ràng, đúng mục đích và tránh lan man của văn bản.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là biểu mẫu giao dịch tài sản dân sự không bắt buộc. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn cần thực hiện theo đúng quy trình nhằm bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của đôi bên khi tham gia quá trình thuê mướn và tránh được tối đa các rủi ro không cần thiết trước pháp luật.
Vì sao cần làm hợp đồng thuê nhà làm văn phòng?
Sỡ dĩ khi thuê nhà làm văn phòng cần thực hiện đầy đủ các thủ tục và làm hợp đồng thuê nhà là để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của đôi bên trong suốt quá trình thuê. Tránh xảy ra các tranh chấp và mâu thuẫn không đáng có.
Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê
Trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng cần làm rõ các điều khoản về quyền của bên thuê như quyền sửa chữa, quyền cải tạo, và đặc biệt là bên thuê có thể cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ văn phòng. Và hợp đồng cũng cần đảm bảo bên thuê tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ với bên cho thuê như thanh toán tiền thuê đúng hạn, không vi phạm và phá hoại tài sản…
Xác nhận mức giá thuê và thời gian thuê
Một điểm cần được làm rõ ràng và minh bạch đó chính là chi phí thuê, trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng cần đề cập đầy đủ và cụ thể chi phí thuê là bao nhiêu, bao gồm những loại chi phí gì, và thời gian thuê sẽ diễn ra trong bao lâu. Đặc biệt, các điều khoản gia tăng mức giá thuê theo từng năm cũng cần được làm rõ và ghi cụ thể trong hợp đồng.
Hiện trạng và các điều khoản ràng buộc
Một điểm mà khi thuê nhà làm văn phòng các doanh nghiệp cần chú ý đó là mô tả hiện trạng mặt bằng trước khi thuê càng chi tiết càng tốt, trong hợp đồng cũng cần đề cập đến hiện trạng mặt bằng trước khi bàn giao. Để khi hết hợp đồng thuê, bên cho thuê và bên thuê có thể căn cứ và bàn giao lại hiện trạng phù hợp nhất.
Quy định đối với chủ thể của hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Theo quy định, chủ thể tham gia hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng bao gồm hai đối tượng chính là bên thuê và bên cho thuê tài sản. Trong quá trình thuê mướn, các chủ thể ngoài việc thực hiện các điều kiện chung trong hợp đồng, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, chủ thể tham gia vào hợp đồng thuê nhà làm văn phòng còn phải đáp ứng các điều kiện khác tại điều 119 theo quy định Luật Nhà ở 2014:
Đối với các đối tượng cho thuê nhà làm văn phòng đại diện
Đối tượng cho thuê là chủ sở hữu hợp pháp của nhà ở hoặc người được ủy quyền bởi chủ sở hữu để thực hiện các giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật. Trường hợp chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại, đối tượng cho thuê là người đã mua nhà ở của chủ đầu tư hoặc người nhận được sự chuyển nhượng hợp đồng mua bán.
Nếu là cá nhân, phải đủ từ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự để thực hiện các giao dịch về nhà. Còn nếu là tổ chức, phải có đầy đủ tư cách pháp nhân, ngoại trừ trường hợp tổ chức trao tặng cho nhà tình thương.
Đối với các đối tượng thuê nhà làm văn phòng đại diện
Đối tượng thuê nhà làm văn phòng nếu là cá nhân trong nước, phải có đủ năng lực hành vi dân sự và đủ 18 tuổi trở lên để thực hiện các giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật. Đối tượng này, không bắt buộc cần phải có đăng ký thường trú tại nơi thuê nhà làm văn phòng giao dịch.
Nếu người thuê là cá nhân nước ngoài hay người Việt Nam định cư ở nước ngoài, phải thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam và có đủ năng lực hành vi dân sự. Đối với cá nhân thuộc trường hợp này, pháp luật Nhà nước không bắt buộc phải có giấy đăng ký tạm trú hoặc thường trú tại nơi thuê nhà ở cho hoạt động giao dịch.
Để quá trình tham gia hợp đồng thuê nhà làm văn phòng được diễn ra thuận lợi, các chủ thể cần đáp ứng đủ và thỏa mãn các điều kiện được đề ra theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 cũng như luật Nhà ở 2014.
Tổng hợp nội dung chính của hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là một loại văn bản quan trọng xác nhận sự đồng ý cho thỏa thuận thuê mướn của bên thuê và bên cho thuê. Nhằm đảm bảo quyền và lợi ích của đôi bên, hợp cho thuê nhà làm văn phòng cần thể hiện rõ và đầy đủ các điều khoản lẫn nội dung khi tham gia giao dịch.
Sau đây, Replus giới thiệu một số nội dung chính cần có trong mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện.
Thông tin cá nhân quan trọng của bên thuê và bên cho thuê
Đây là khoản mục quan trọng nhằm xác định chủ thể thuê của hai bên. Trên hợp đồng cần ghi rõ các thông tin cá nhân hai bên bao gồm: CMND/CCCD, mã số thuế, địa chỉ và một số thông tin quan trọng khác.
Các thông tin cá nhân cần được trình bày một cách rõ ràng, minh bạch và đúng thực tế. Nếu thông tin điền sai có thể dẫn đến những kiện cáo không mong muốn của hai bên thuê và làm ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của đôi bên.
Các khoản phí đã được thống nhất trong hợp đồng
Chi phí vận hành của một văn phòng đại diện là khoản chi phí quan trọng bởi không chỉ đơn thuần bao gồm giá thuê nhà mà còn nhiều khoản tiền khác như khoản phí tu sửa, tiền điện, tiền nước,…Vì thế, trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, các khoản chi phí này cần được đề cập một cách rõ ràng và chi tiết.
Nhiều doanh nghiệp khi thuê phòng đã không để ý kỹ các điều khoản chi phí, cho nên, trong quá trình thuê dễ dẫn đến những tranh chấp không đáng có. Chính vì thế, người thuê cần xem xét kỹ từng danh mục chi phí thuê nhằm bảo vệ quyền lợi bản thân và giảm rủi ro khi thuê của doanh nghiệp.
Một lưu ý nhỏ đối với người thuê là người nước ngoài hay người Việt Nam, đơn vị tiền tệ được xem là có giá trị là Việt Nam đồng (VNĐ), vì thế, khi soạn hợp đồng, các doanh nghiệp cần chú ý thật kỹ đến điều khoản này.
Thời hạn được quy định trên hợp đồng thuê văn phòng
Thời hạn hợp đồng thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng trong hợp đồng nhưng thường không nhận được sự chú trọng của doanh nghiệp. Mục thời hạn cần được nêu rõ trong bản hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, khoản này cần phụ thuộc vào tùy quyết định của bên cho thuê và bên thuê mà thời hạn thuê có thể dài hạn hoặc ngắn hạn.
Để đảm bảo quyền lợi đôi bên và tránh bồi thường do tự ý hủy hợp đồng trước thời hạn, đôi bên cần đưa ra mức bồi thường thiệt hại trong một khoảng thời gian nhất định trong trường hợp một bên tự ý kết thúc hợp đồng trước thời hạn.
Các điều khoản về tu sửa văn phòng làm việc
Trong quá trình thuê nhà, sẽ có một vài rủi ro xảy ra dẫn đến trường hợp các doanh nghiệp cần phải tu sửa một số nội thất. Tuy nhiên, không phải bất cứ chủ thuê nào cũng cho phép tự ý sửa chữa. Chính vì vậy, trong hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng cần phải quy định rõ điều khoản này để tránh xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.
Và khi cần sửa chữa nội thất trong quá trình thuê mướn, người thuê cũng nên thông báo với chủ sở chữa trước khi tiến hành thực hiện để bên cho thuê nắm được thông tin và ngày thi hành sửa chữa.
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng mà Replus cung cấp đến các doanh nghiệp. Hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng là một biên bản không bắt buộc, tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi hai bên tham gia, các doanh nghiệp vẫn nên tiến hành thực hiện mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đại diện. Hy vọng qua bài viết này, Replus đã giúp ích một phần nào đó cho các doanh nghiệp trong việc lập hợp đồng thuê nhà làm văn phòng.
