Hướng dẫn tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn và cách xử lý hoá đơn

Tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn giúp kiểm tra trạng thái hoạt động của đối tác trước khi nhận hoặc kê khai hóa đơn. Replus hướng dẫn cách tra cứu trên nguồn của cơ quan thuế, đọc đúng kết quả và xử lý hóa đơn theo thời điểm phát sinh để giảm rủi ro thuế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra mã số thuế và tình trạng hoạt động của đối tác trước khi ký hợp đồng, thanh toán hoặc kê khai hóa đơn đầu vào. Việc tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn giúp bộ phận kế toán phát hiện sớm trường hợp đối tác không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc nằm trong danh sách cảnh báo rủi ro về thuế, hóa đơn.

Tuy nhiên, “doanh nghiệp bỏ trốn”, “doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, “doanh nghiệp rủi ro về thuế” và “doanh nghiệp trốn thuế” không hoàn toàn giống nhau. Người tra cứu cần đọc đúng trạng thái do cơ quan thuế công bố, đối chiếu thời điểm phát sinh hóa đơn và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.

Doanh nghiệp bỏ trốn là gì?

“Doanh nghiệp bỏ trốn” là cách gọi phổ biến dành cho doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, không thể liên hệ hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan quản lý. Trong dữ liệu quản lý thuế, trạng thái thường gặp là “người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.

Doanh nghiệp bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký chưa đồng nghĩa với việc đã bị kết luận có hành vi trốn thuế. Một số trường hợp có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp chuyển địa điểm nhưng chưa hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh hoặc chưa cập nhật thông tin với cơ quan thuế.

Ngược lại, hành vi trốn thuế được quy định cụ thể tại Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019. Các hành vi này có thể bao gồm không nộp hồ sơ khai thuế theo thời hạn luật định, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng chứng từ không phản ánh đúng giao dịch hoặc cố ý khai sai nhằm làm giảm số thuế phải nộp.

Vì vậy, khi tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn, người dùng không nên tự kết luận đối tác đã trốn thuế. Kết quả tra cứu trước hết cho biết tình trạng quản lý của người nộp thuế và là căn cứ để doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra, xác minh giao dịch.

Tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn ở đâu chính xác?

Doanh nghiệp nên ưu tiên dữ liệu do cơ quan thuế công bố. Các trang tổng hợp của bên thứ ba có thể hỗ trợ tìm kiếm nhanh nhưng không nên được sử dụng làm nguồn duy nhất để đưa ra quyết định kê khai hoặc xử lý hóa đơn.

Ba kênh có thể sử dụng để tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn gồm:

1. Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
2. Trang tra cứu doanh nghiệp rủi ro, vi phạm về hóa đơn.
3. Danh sách và thông báo được cơ quan thuế tỉnh, thành phố công bố.

Cách 1: Tra cứu thông tin người nộp thuế

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Chọn mục “Dịch vụ công”

Bước 2: Sau đó chọn “Tra cứu thông tin người nộp thuế”.

Bước 3: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp cần kiểm tra và mã xác nhận hiển thị trên hệ thống.

Bước 4: Chọn “Tra cứu” và đọc tình trạng hoạt động trong kết quả trả về.

Nếu muốn xem danh sách người nộp thuế đã ngừng hoạt động, người dùng có thể chọn chức năng tương ứng, sau đó lựa chọn cơ quan thuế tỉnh, thành phố và đơn vị quản lý thuế.

Khi tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn bằng phương pháp này, mã số thuế là dữ liệu nên được ưu tiên vì giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các doanh nghiệp có tên gần giống nhau.

Cách 2: Tra cứu doanh nghiệp rủi ro, vi phạm về hóa đơn

Người dùng có thể truy cập trang tra cứu thông tin hóa đơn của cơ quan thuế và thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn mục “Danh sách doanh nghiệp rủi ro, vi phạm”.

Bước 2: Chọn chức năng “Tra cứu doanh nghiệp rủi ro, vi phạm”.

Bước 3: Nhập các điều kiện tìm kiếm, gồm cơ quan thuế tỉnh hoặc thành phố, cơ quan quản lý thuế, mã số thuế và mã xác thực.

Bước 4: Chọn “Tìm kiếm” để xem kết quả. Nếu hệ thống hỗ trợ, người dùng có thể kết xuất danh sách thành tệp Excel để lưu trữ và đối chiếu.

Kết quả tại kênh này phản ánh danh sách doanh nghiệp rủi ro hoặc vi phạm về thuế, hóa đơn. Người dùng không nên mặc định mọi doanh nghiệp xuất hiện trong danh sách đều là doanh nghiệp bỏ trốn.

Cách 3: Kiểm tra thông báo của cơ quan thuế địa phương

Cơ quan thuế tỉnh, thành phố có thể công bố quyết định, công văn hoặc danh sách cảnh báo doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế và hóa đơn. Người dùng có thể truy cập danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, lựa chọn địa phương và mở văn bản liên quan.

Phương pháp này phù hợp khi doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra danh sách cảnh báo theo từng địa phương.
• Xác định số và ngày ban hành thông báo.
• Đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số thuế và cơ quan thuế quản lý.
• Lưu văn bản làm tài liệu phục vụ kiểm tra nội bộ.

Xem thêm: Hướng dẫn 6 cách tra cứu thuế doanh nghiệp mới nhất

Kết quả tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn cho biết điều gì?

Sau khi tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn, người dùng cần kiểm tra tối thiểu các thông tin sau:

Kết quả “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” là tín hiệu yêu cầu doanh nghiệp dừng lại để xác minh. Kết quả này không tự động chứng minh toàn bộ hóa đơn trước đó là bất hợp pháp, nhưng có thể làm phát sinh yêu cầu kiểm tra hồ sơ và bản chất giao dịch.

Doanh nghiệp nên chụp màn hình hoặc tải kết quả tra cứu, ghi rõ ngày kiểm tra và lưu cùng hồ sơ đối tác. Bằng chứng này giúp doanh nghiệp chứng minh đã chủ động kiểm tra thông tin tại thời điểm giao dịch.

Làm gì khi phát hiện đối tác không hoạt động tại địa chỉ đăng ký?

Nếu kết quả tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn cho thấy đối tác không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

1. Tạm dừng ký hợp đồng mới, thanh toán hoặc tiếp nhận thêm hóa đơn.
2. Kiểm tra thời điểm cơ quan thuế ban hành thông báo.
3. Đối chiếu ngày lập hóa đơn, ngày giao hàng và ngày thanh toán.
4. Liên hệ đối tác qua số điện thoại, email và người đại diện theo pháp luật.
5. Yêu cầu đối tác cung cấp tài liệu chứng minh địa chỉ và tình trạng hoạt động.
6. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
7. Tập hợp toàn bộ chứng từ chứng minh giao dịch có thật.
8. Trao đổi với kế toán, đơn vị tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi kê khai.

Doanh nghiệp không nên tự ý hủy chứng từ hoặc xóa dữ liệu giao dịch. Hồ sơ liên quan có thể cần thiết khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình nguồn gốc hàng hóa, quá trình thanh toán và mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế doanh nghiệp nhanh, đơn giản

Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn được xử lý như thế nào?

Cách xử lý hóa đơn doanh nghiệp bỏ trốn phụ thuộc vào thời điểm phát sinh giao dịch, ngày cơ quan thuế thông báo tình trạng của bên bán, tình trạng kê khai và bằng chứng chứng minh giao dịch thực tế.

Hóa đơn phát sinh trước ngày doanh nghiệp bị thông báo bỏ địa chỉ

Nếu hàng hóa, dịch vụ được mua và hóa đơn được lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp mua cần chứng minh giao dịch là có thật.

Cơ quan thuế có thể kiểm tra:

• Hợp đồng và quá trình thực hiện hợp đồng.
• Chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ.
• Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho.
• Hình thức và chứng từ thanh toán.
• Nguồn gốc, phương tiện và chi phí vận chuyển.
• Việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động kinh doanh.
• Việc kê khai và hạch toán kế toán.

Việc hóa đơn được lập trước ngày bên bán bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký không có nghĩa hóa đơn mặc nhiên được chấp nhận hoặc bị loại. Kết quả xử lý phụ thuộc vào tính hợp pháp của hóa đơn, bản chất giao dịch và hồ sơ doanh nghiệp cung cấp.

Hóa đơn phát sinh sau ngày doanh nghiệp bị thông báo bỏ địa chỉ

Hóa đơn được lập sau ngày bên bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có mức độ rủi ro cao. Doanh nghiệp mua không nên tự kê khai khấu trừ thuế hoặc đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi chưa xác minh và chưa có hướng dẫn phù hợp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại:

• Ngày có hiệu lực của thông báo.
• Ngày lập hóa đơn.
• Thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
• Tình trạng pháp lý của hóa đơn.
• Kết luận hoặc yêu cầu của cơ quan thuế.

Nếu đã kê khai hóa đơn, doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý để xác định có phải khai bổ sung, điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ hay không.

Trường hợp chưa kê khai khấu trừ thuế GTGT

Theo hướng dẫn tại Công văn 11797/BTC-TCT, nếu hóa đơn có dấu hiệu vi phạm nhưng chưa có kết luận chính thức, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp tạm dừng kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn đó để chờ kết quả xác minh.

Doanh nghiệp nên lưu hóa đơn cùng toàn bộ hồ sơ giao dịch, không tự ý tiêu hủy chứng từ và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

Trường hợp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT

Nếu doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế có thể yêu cầu kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ trong thời gian xác minh.

Trường hợp doanh nghiệp khẳng định giao dịch là có thật và đúng quy định, doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ chứng minh, cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật và phối hợp khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra.

Cần lưu những chứng từ nào để chứng minh giao dịch có thật?

Khi phát hiện hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Phụ lục và biên bản thanh lý hợp đồng.
• Báo giá, đơn đặt hàng và phiếu đề nghị mua hàng.
• Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
• Biên bản giao nhận hàng hóa.
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hồ sơ về phương tiện và đơn vị vận chuyển.
• Hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển.
• Email, tin nhắn hoặc tài liệu trao đổi với đối tác.
• Hình ảnh hàng hóa hoặc quá trình thực hiện dịch vụ.
• Sổ sách kế toán và tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
• Kết quả tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn tại thời điểm kiểm tra.

Hồ sơ càng đầy đủ và nhất quán thì doanh nghiệp càng có cơ sở để giải trình bản chất thực tế của giao dịch. Tuy nhiên, bộ chứng từ không thay thế kết luận của cơ quan thuế về tính hợp pháp của hóa đơn.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro trước khi nhận hóa đơn?

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra đối tác trước khi phát sinh giao dịch thay vì chỉ tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn sau khi đã nhận hóa đơn.

Quy trình kiểm tra có thể gồm:

• Tra cứu mã số thuế trước khi ký hợp đồng.
• Đối chiếu tên, địa chỉ và người đại diện theo pháp luật.
• Kiểm tra tình trạng hoạt động trước mỗi giao dịch có giá trị lớn.
• Xác minh tài khoản nhận tiền có phù hợp với hợp đồng không.
• Ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt.
• Lưu hồ sơ giao nhận, nghiệm thu và vận chuyển.
• Kiểm tra lại tình trạng doanh nghiệp trước khi kê khai hóa đơn.
• Theo dõi các thông báo mới từ cơ quan thuế.

Đối với nhà cung cấp thường xuyên, doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ thay vì chỉ thực hiện một lần khi bắt đầu hợp tác.

Kết luận

Tra cứu doanh nghiệp bỏ trốn là bước cần thiết để doanh nghiệp phát hiện sớm rủi ro về đối tác và hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, người dùng phải phân biệt đúng trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp rủi ro về thuế và hành vi trốn thuế.

Sau khi tra cứu, doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm phát sinh hóa đơn, lưu kết quả kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch. Với trường hợp đã kê khai hoặc có giá trị lớn, doanh nghiệp nên làm việc trực tiếp với kế toán, chuyên gia thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi xử lý.

Một địa chỉ đăng ký kinh doanh ổn định cũng giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc, tiếp nhận thư từ và hạn chế sai lệch thông tin với cơ quan quản lý. Replus cung cấp giải pháp văn phòng ảo, địa chỉ đăng ký kinh doanh và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế. Liên hệ Replus qua hotline 0932 678 626 để được tư vấn phương án phù hợp.